Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ phải đạt yêu cầu nào? Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Bộ này có chức năng là gì?

Nội dung chính

• Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ phải đạt yêu cầu nào?
• Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ có chức năng là gì?
• Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ gồm những ai?
• Tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ sau khi chỉnh lý phải đạt những yêu cầu nào?

Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ phải đạt yêu cầu nào?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 35 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành kèm theo Quyết định 2696/QĐ-BKHCN năm 2022, có quy định về xác định giá trị tài liệu như sau:

Xác định giá trị tài liệu

1. Văn phòng Bộ có nhiệm vụ căn cứ theo các quy định của pháp luật xây dựng, bổ sung Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo Bộ ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.

2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:

a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;

b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Như vậy, theo quy định trên thì việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ phải đạt yêu cầu sau:

- Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;

- Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy

Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ phải đạt yêu cầu nào? (Hình từ Internet)

Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ có chức năng là gì?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 36 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành kèm theo Quyết định 2696/QĐ-BKHCN năm 2022, có quy định về Hội đồng xác định giá trị tài liệu như sau:

Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho Bộ trưởng trong việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ; lựa chọn tài liệu để nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.

…

Như vậy, theo quy định trên thì Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ có chức năng là để tham mưu cho Bộ trưởng trong việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ; lựa chọn tài liệu để nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.

Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ gồm những ai?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 36 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành kèm theo Quyết định 2696/QĐ-BKHCN năm 2022, có quy định về Hội đồng xác định giá trị tài liệu như sau:

Hội đồng xác định giá trị tài liệu

…

2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do Bộ trưởng Quyết định thành lập. Thành phần Hội đồng bao gồm:

a) Chánh Văn phòng Bộ - Chủ tịch Hội đồng;

b) Phó Chánh Văn phòng Bộ phụ trách văn thư, lưu trữ - Phó Chủ tịch Hội đồng;

c) Trưởng phòng Hành chính - Lưu trữ, Văn phòng Bộ - Ủy viên;

d) Đại diện Lãnh đạo các đơn vị có tài liệu - Ủy viên;

đ) Cá nhân có am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định - Ủy viên;

e) Công chức thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của Văn phòng Bộ - Thư ký Hội đồng.

3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình Bộtrưởng quyết định.

Như vậy, theo quy định trên thì thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ gồm:

- Chánh Văn phòng Bộ - Chủ tịch Hội đồng;

- Phó Chánh Văn phòng Bộ phụ trách văn thư, lưu trữ - Phó Chủ tịch Hội đồng;

- Trưởng phòng Hành chính - Lưu trữ, Văn phòng Bộ - Ủy viên;

- Đại diện Lãnh đạo các đơn vị có tài liệu - Ủy viên;

- Cá nhân có am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định - Ủy viên;

- Công chức thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của Văn phòng Bộ - Thư ký Hội đồng.

Tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ sau khi chỉnh lý phải đạt những yêu cầu nào?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 34 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành kèm theo Quyết định 2696/QĐ-BKHCN năm 2022, có quy định về Chỉnh lý tài liệu như sau:

Chỉnh lý tài liệu

…

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau:

a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu:

d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

đ) Lập Danh mục tài liệu hết giá trị.

Như vậy, theo quy định trên thì tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ sau khi chỉnh lý phải đạt những yêu cầu sau:

- Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu:

- Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

- Lập Danh mục tài liệu hết giá trị.