Văn phòng công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan nào?

Nội dung chính

• Trong hồ sơ công chứng bao gồm những loại giấy tờ nào?
• Văn phòng công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan nào?
• Chưa có sự đồng ý của cơ quan có thẩm quyền mà lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở thì có bị xử phạt không?

Trong hồ sơ công chứng bao gồm những loại giấy tờ nào?

Theo khoản 1 Điều 63 Luật Công chứng 2014 quy định như sau:

Hồ sơ công chứng

1. Hồ sơ công chứng bao gồm phiếu yêu cầu công chứng, bản chính văn bản công chứng, bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan khác.

2. Hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng.

Theo quy định nêu trên thì trong hồ sơ công chứng bao gồm những loại giấy tờ sau đây:

- Phiếu yêu cầu công chứng,

- Bản chính văn bản công chứng,

- Bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp,

- Các giấy tờ xác minh, giám định,

- Giấy tờ liên quan khác.

Lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở (Hình từ Internet)

Văn phòng công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan nào?

Theo khoản 2 Điều 64 Luật Công chứng 2014 quy định như sau:

Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng.

2. Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

3. Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.

4. Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương.

5. Trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi quản lý.

Trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định.

Trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.

Như vậy, theo quy định trên thì trường hợp Văn phòng công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở của văn phòng mình thì phải nhận được sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

Chưa có sự đồng ý của cơ quan có thẩm quyền mà lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở thì có bị xử phạt không?

Theo điểm c khoản 3 Điều 16 Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định hành vi vi phạm quy định hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng như sau:

Hành vi vi phạm quy định về hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng

...

3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Tẩy xoá, sửa chữa làm sai lệch nội dung quyết định cho phép thành lập, giấy đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng;

b) Không mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình;

c) Lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng khi chưa được sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

...

Như vậy, theo quy định trên thì trường hợp Văn phòng công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở của văn phòng mình mà chưa được sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp thì bị xử phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.