Văn bản điện tử của Tổng cục Thuế được tiếp nhận bằng hình thức nào? Thời điểm nhận văn bản điện tử của Tổng cục Thuế được quy định như thế nào?

Nội dung chính

• Nội dung thông tin của văn bản điện tử được nhận trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan thuế gồm những nội dung nào?
• Văn bản điện tử của Tổng cục Thuế được tiếp nhận bằng hình thức nào?
• Thời điểm nhận văn bản điện tử của Tổng cục Thuế được quy định như thế nào?

Nội dung thông tin của văn bản điện tử được nhận trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan thuế gồm những nội dung nào?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 9 Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế ban kèm theo Quyết định 1666/QĐ-TCT năm 2020, có quy định về nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử như sau:

Nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử

1. Nội dung thông tin của văn bản điện tử được gửi, nhận trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan thuế bao gồm nội dung của văn bản điện tử đó và toàn bộ nội dung văn bản, tài liệu được gửi kèm theo.

2. Chương trình quản lý văn bản và điều hành của các đơn vị thuộc Tổng cục Thuế phải thể hiện các thông tin theo quy định tại Điều 10 của Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.

3. Mã định danh của đơn vị: Mã định danh của các đơn vị thuộc Tổng cục Thuế được quy định tại Quyết định số 1642/QĐ-BTC ngày 17/9/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành danh mục mã định danh các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ Tài chính phục vụ kết nối, trao đổi văn bản điện tử thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành và các quyết định sửa đổi bổ sung mã định danh đơn vị

4. Trạng thái xử lý văn bản được hệ thống tiếp nhận phản hồi tự động về cho hệ thống của đơn vị gửi theo quy định tại Điều 10 của Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg được quy định thống nhất tại Tổng cục Thuế như sau:

- Đã đến: Văn bản điện tử của Bên gửi đã được tiếp nhận tại hệ thống Quản lý văn bản điện tử của Bên nhận.

- Đã tiếp nhận: Văn thư của Bên nhận đã thực hiện các thao tác tiếp nhận văn bản (vào sổ văn bản điện tử).

- Đã chuyển xử lý: Văn thư của Bên nhận đã luân chuyển xử lý văn bản điện tử trên hệ thống Quản lý văn bản điện tử của đơn vị.

- Đang xử lý: Văn bản điện tử đang được cán bộ của đơn vị tiếp nhận xử lý (người được giao nhiệm vụ chủ trì xử lý văn bản).

- Đã hoàn thành: Văn bản điện tử đã có kết quả xử lý, có tờ trình điện tử được Phê duyệt hoặc có văn bản đi điện tử được phát hành hoặc cá nhân chủ trì xử lý văn bản xác định “kết thúc” tiến trình xử lý văn bản trên hệ thống.

- Từ chối nhận (Trả lại): Bên nhận từ chối nhận hoặc trả lại văn bản cho Bên gửi trên hệ thống.

- Thu hồi: Là tình trạng Bên gửi thực hiện nghiệp vụ Thu hồi văn bản sau khi đã gửi văn bản điện tử cho Bên nhận.

Như vậy, theo quy định trên thì nội dung thông tin của văn bản điện tử được nhận trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan thuế gồm nội dung của văn bản điện tử đó và toàn bộ nội dung văn bản, tài liệu được gửi kèm theo.

Văn bản điện tử (Hình từ Internet)

Văn bản điện tử của Tổng cục Thuế được tiếp nhận bằng hình thức nào?

Căn cứ tại Điều 10 Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế ban kèm theo Quyết định 1666/QĐ-TCT năm 2020, có quy định về hình thức gửi, nhận văn bản điện tử như sau:

Hình thức gửi, nhận văn bản điện tử

1. Thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử thông qua chương trình Quản lý văn bản và điều hành của đơn vị hoặc qua hệ thống thư điện tử (email), dịch vụ trên mạng (webservice) đối với các đơn vị không có hệ thống quản lý văn bản kết nối với cơ quan thuế.

2. Các đơn vị phải sử dụng chương trình Quản lý văn bản và điều hành với đầy đủ các tính năng, chức năng để trao đổi, luân chuyển văn bản nội bộ và công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo đơn vị.

3. Trường hợp các văn bản cần phổ biến rộng rãi thì được đăng tải, cập nhật trên Cổng/Trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế hoặc của các đơn vị.

Như vậy, theo quy định trên thì văn bản điện tử của Tổng cục Thuế được tiếp nhận bằng hình thức sau:

- Thực hiện nhận văn bản điện tử thông qua chương trình Quản lý văn bản và điều hành của đơn vị hoặc qua hệ thống thư điện tử (email), dịch vụ trên mạng (webservice) đối với các đơn vị không có hệ thống quản lý văn bản kết nối với cơ quan thuế.

- Các đơn vị phải sử dụng chương trình Quản lý văn bản và điều hành với đầy đủ các tính năng, chức năng để trao đổi, luân chuyển văn bản nội bộ và công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo đơn vị.

- Trường hợp các văn bản cần phổ biến rộng rãi thì được đăng tải, cập nhật trên Cổng/Trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế hoặc của các đơn vị.

Thời điểm nhận văn bản điện tử của Tổng cục Thuế được quy định như thế nào?

Căn cứ tại Điều 11 Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế ban kèm theo Quyết định 1666/QĐ-TCT năm 2020, có quy định về thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử như sau:

Thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử

1. Trừ trường hợp bên gửi và bên nhận đã thỏa thuận từ trước, thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử được xác định như sau:

a) Thời điểm gửi một văn bản điện tử tới bên nhận là thời điểm văn bản điện tử này nhập vào hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của bên nhận và được hệ thống này xác nhận.

b) Thời điểm nhận một văn bản điện tử là thời điểm văn bản điện tử được nhập vào hệ thống Quản lý văn bản và điều hành mà bên nhận có thể truy cập và sử dụng văn bản điện tử từ thời điểm đó hoặc được bên nhận xác nhận.

2. Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành phải được thiết lập tính năng xác định được thời điểm nhận, gửi đối với văn bản điện tử được gửi, nhận.

3. Thời gian gửi, nhận văn bản điện tử giữa các hệ thống quản lý văn bản bảo đảm thống nhất, đồng bộ theo múi giờ Việt Nam (Tiêu chuẩn ISO 8601) và đồng bộ theo Trục kết nối liên thông văn bản ngành/ quốc gia.

Như vậy, theo quy định trên thì thời điểm nhận văn bản điện tử của Tổng cục Thuế được quy định như sau:

- Trừ trường hợp bên bên nhận đã thỏa thuận từ trước, thời điểm nhận văn bản điện tử được xác định như sau:

+ Thời điểm nhận một văn bản điện tử tới bên nhận là thời điểm văn bản điện tử này nhập vào hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của bên nhận và được hệ thống này xác nhận.

+ Thời điểm nhận một văn bản điện tử là thời điểm văn bản điện tử được nhập vào hệ thống Quản lý văn bản và điều hành mà bên nhận có thể truy cập và sử dụng văn bản điện tử từ thời điểm đó hoặc được bên nhận xác nhận.

- Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành phải được thiết lập tính năng xác định được thời điểm nhận đối với văn bản điện tử được nhận.

- Thời gian nhận văn bản điện tử giữa các hệ thống quản lý văn bản bảo đảm thống nhất, đồng bộ theo múi giờ Việt Nam (Tiêu chuẩn ISO 8601) và đồng bộ theo Trục kết nối liên thông văn bản ngành/ quốc gia.