Văn bản đi do Bộ Y tế phát hành phải được quản lý theo trình tự như thế nào? Cần tuân theo những nguyên tắc gì?

Nội dung chính

• Văn bản đi do Bộ Y tế phát hành phải được quản lý theo trình tự như thế nào?
• Quản lý văn bản đi do Bộ Y tế phát hành cần tuân theo những nguyên tắc gì?
• Ai có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi do Bộ Y tế phát hành trước khi đóng dấu?

Văn bản đi do Bộ Y tế phát hành phải được quản lý theo trình tự như thế nào?

Theo khoản 3 Điều 2 Quy chế công tác văn thư của Bộ Y tế Ban hành Kèm theo Quyết định 4345/QĐ-BYT năm 2015 giải thích thì Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Bộ Y tế phát hành.

Căn cứ theo Điều 18 Quy chế công tác văn thư của Bộ Y tế Ban hành Kèm theo Quyết định 4345/QĐ-BYT năm 2015 quy định về trình tự giải quyết văn bản đi như sau:

Trình tự giải quyết văn bản đi

Văn bản đi do Bộ Y tế phát hành phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

2. Cấp số văn bản.

3. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật... (nếu có).

4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Theo quy định trên, văn bản đi do Bộ Y tế phát hành phải được quản lý theo trình tự sau:

Bước 1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Bước 2. Cấp số văn bản.

Bước 3. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật... (nếu có).

Bước 4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

Bước 5. Lưu văn bản đi.

Văn bản đi do Bộ Y tế phát hành (Hình từ Internet)

Quản lý văn bản đi do Bộ Y tế phát hành cần tuân theo những nguyên tắc gì?

Căn cứ theo Điều 13 Quy chế công tác văn thư của Bộ Y tế Ban hành Kèm theo Quyết định 4345/QĐ-BYT năm 2015 quy định như sau:

Nguyên tắc chung

1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Bộ Y tế phải được quản lý tập trung tại Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính), trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không đăng ký tại Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính) các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Tất cả các văn bản đến gửi các Cục và Tổng cục sẽ được tiếp nhận và đăng ký trực tiếp tại bộ phận Văn thư của Cục và Tổng cục.

3. Tất cả các văn bản đi do Cục và Tổng cục ban hành, Cục và Tổng cục sẽ tự gửi cho các đơn vị.

4. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

5. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước hướng dẫn tại Quy chế này.

Theo đó, tất cả văn bản đi do Bộ Y tế phát hành phải được quản lý tập trung tại Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính), trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không đăng ký tại Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính) các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

Tất cả các văn bản đi do Cục và Tổng cục ban hành, Cục và Tổng cục sẽ tự gửi cho các đơn vị.

Văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

Ai có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi do Bộ Y tế phát hành trước khi đóng dấu?

Theo khoản 1 Điều 19 Quy chế công tác văn thư của Bộ Y tế Ban hành Kèm theo Quyết định 4345/QĐ-BYT năm 2015 quy định như sau:

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Người được giao nhiệm vụ quản lý và sử dụng con dấu có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi đóng dấu. Nếu văn bản còn sai về mặt thể thức thì không đóng dấu; đề nghị các đơn vị phải sửa lại cho đúng theo quy định của Nhà nước.

...

Theo đó, người được giao nhiệm vụ quản lý và sử dụng con dấu có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi do Bộ Y tế phát hành trước khi đóng dấu.

Nếu văn bản còn sai về mặt thể thức thì không đóng dấu; đề nghị các đơn vị phải sửa lại cho đúng theo quy định của Nhà nước.