Tàng thư căn cước công dân là gì? Thời gian trả lời yêu cầu tra cứu thông tin trên tàng thư căn cước công dân là bao lâu?

Nội dung chính

• Tàng thư căn cước công dân là gì?
• Khi có yêu cầu tra cứu thông tin để làm căn cước công dân, thời gian trả lời là bao lâu?
• Hồ sơ của mỗi người trong tàng thư căn cước công dân có được lưu trữ đến cuối đời không?

Tàng thư căn cước công dân là gì?

Tàng thư căn cước công dân

Theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Luật Căn cước công dân 2014 và khoản 1 Điều 6 Thông tư 10/2016/TT-BCA, tàng thư căn cước công dân là hệ thống hồ sơ, tài liệu về căn cước công dân được quản lý, phân loại, sắp xếp theo trình tự nhất định để tra cứu và khai thác thông tin. Đây được xem như một tập hợp những giấy tờ, tài liệu phản ánh thông tin cơ bản về lai lịch, nhân dạng của công dân được thu thập, cập nhật thông qua công tác cấp, quản lý thẻ căn cước công dân, chứng minh nhân dân.

Có thể thấy, tàng thư căn cước công dân là một hệ thống dữ liệu quan trọng, mỗi một hồ sơ về căn cước công dân sẽ được lập ra tương ứng khi công dân đó được cấp thẻ căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân.

Khi có yêu cầu tra cứu thông tin để làm căn cước công dân, thời gian trả lời là bao lâu?

Điều 14 Thông tư 10/2016/TT-BCA sửa đổi, bổ sung bởi khoản 6 Điều 1 Thông tư 39/2019/TT-BCA quy định cụ thể về thời gian trả lời các yêu cầu về tra cứu, khai thác thông tin, tài liệu trong tàng thư căn cước công dân như sau:

1. Trường hợp yêu cầu tra cứu, khai thác thông tin, tài liệu để phục vụ việc cấp, đổi, cấp lại thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân thì thời hạn để cơ quan quản lý tàng thư căn cước công dân thực hiện việc tra cứu và trả lời kết quả được quy định như sau:

a) Đối với việc tra cứu phục vụ cấp, đổi, cấp lại thẻ Căn cước công dân:

- Trường hợp cơ quan yêu cầu tra cứu ở quận, thành phố, thị xã thì không quá 1,5 ngày làm việc, kể từ khi tiếp nhận yêu cầu;

- Trường hợp cơ quan yêu cầu tra cứu ở các huyện miền núi, vùng cao, biên giới, hải đảo thì không quá 05 ngày làm việc, kể từ khi tiếp nhận yêu cầu;

- Trường hợp cơ quan yêu cầu tra cứu ở các khu vực còn lại thì không quá 03 ngày làm việc, kể từ khi tiếp nhận yêu cầu.

b) Đối với việc tra cứu phục vụ cấp, đổi, cấp lại Chứng minh nhân dân:

- Trường hợp cơ quan yêu cầu tra cứu ở quận, thành phố, thị xã thì không quá 03 ngày làm việc, kể từ khi tiếp nhận yêu cầu đối với trường hợp tra cứu phục vụ cho việc cấp mới và đổi Chứng minh nhân dân; không quá 07 ngày làm việc, kể từ khi tiếp nhận yêu cầu đối với trường hợp cấp lại Chứng minh nhân dân;

- Trường hợp cơ quan yêu cầu tra cứu ở các huyện miền núi, vùng cao, biên giới, hải đảo thì không quá 10 ngày làm việc, kể từ khi tiếp nhận yêu cầu;

- Trường hợp cơ quan yêu cầu tra cứu ở các khu vực còn lại thì không quá 07 ngày làm việc, kể từ khi tiếp nhận yêu cầu.

2. Trường hợp đơn vị trong ngành Công an yêu cầu tra cứu, khai thác thông tin, tài liệu để phục vụ yêu cầu nghiệp vụ thì thời gian để cơ quan quản lý tàng trư căn cước công dân thực hiện việc tra cứu và trả lời kết quả được quy định như sau:

a) Đối với yêu cầu có độ khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc thì không quá 8 giờ, kể từ khi tiếp nhận yêu cầu;

b) Đối với yêu cầu đủ thông tin thì không quá 05 ngày làm việc, kể từ khi tiếp nhận yêu cầu;

c) Đối với yêu cầu phải chờ xác minh thì không quá 15 ngày làm việc, kể từ khi tiếp nhận yêu cầu.

3. Trường hợp yêu cầu tra cứu, khai thác thông tin, tài liệu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác thì thời gian để cơ quan quản lý tàng thư căn cước công dân thực hiện việc tra cứu và trả lời kết quả được quy định như sau:

a) Đối với yêu cầu đúng thủ tục, thông tin rõ ràng thì không quá 07 ngày làm việc, kể từ khi tiếp nhận yêu cầu;

b) Đối với yêu cầu phải xác minh thì không quá 20 ngày làm việc, kể từ khi tiếp nhận yêu cầu.

Như vậy, tùy theo từng mục đích, địa điểm, đối tượng và tính chất của yêu cầu tra cứu và khai thác thông tin mà thời gian trả lời cũng sẽ có sự khác nhau, tùy thuộc vào từng trường hợp.

Hồ sơ của mỗi người trong tàng thư căn cước công dân có được lưu trữ đến cuối đời không?

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong tàng thư căn cước công dân được quy định cụ thể tại Điều 16 Thông tư 10/2016/TT-BCA như sau:

“Điều 16. Thời hạn lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu trong tàng thư căn cước công dân

1. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác cấp, quản lý thẻ Căn cước công dân có thời hạn bảo quản là 20 năm kể từ khi công dân chết.

2. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác cấp, quản lý Chứng minh nhân dân được lưu trữ, bảo quản theo thời hạn quy định tại Thông tư số 32/2013/TT-BCA ngày 12 tháng 6 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định chế độ công tác hồ sơ, thống kê nghiệp vụ Cảnh sát.

3. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác cấp, quản lý thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân của công dân bị Tòa án tuyên bố chết, mất tích thì thời hạn bảo quản là 20 năm tính từ khi quyết định của Tòa án có hiệu lực.”

Theo quy định trên, thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu của công dân không phải đến cuối đời mà được xác định như sau:

- Liên quan đến công tác cấp, quản lý thẻ căn cước công dân: bảo quản 20 năm kể từ khi công dân chết

- Liên quan đến công tác cấp, quản lý chứng minh nhân dân: lưu trữ, bảo quản theo thời hạn quy định tại Thông tư số 32/2013/TT-BCA

- Liên quan đến công tác cấp, quản lý thẻ căn cước công dân, chứng minh nhân dân của công dân bị Tòa án tuyên bố chết, mất tích: 20 năm tính từ khi quyết định của Tòa án có hiệu lực.

Bài viết đã cung cấp một số thông tin cơ bản về khái niệm tàng thư căn cước công dân, thời gian trả lời các yêu cầu tra cứu, khai thác thông tin cũng như thời hạn lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu liên quan đến công dân trên hệ thống này.