Tải về 2 mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu thông dụng? Hồ sơ, tài liệu là gì? Khi nào cần bàn giao hồ sơ, tài liệu?

Nội dung chính

• Hồ sơ, tài liệu là gì? Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu là gì? Khi nào cần bàn giao hồ sơ, tài liệu?
• Tải về 2 mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu thông dụng? Doanh nghiệp phải lưu giữ những tài liệu nào?
• Nghĩa vụ của doanh nghiệp được quy định thế nào?

Hồ sơ, tài liệu là gì? Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu là gì? Khi nào cần bàn giao hồ sơ, tài liệu?

Theo quy định tại Điều 2 Luật Lưu trữ 2011 thì hồ sơ được giải thích là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Và tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.

Theo đó, biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu có thể hiểu là một loại văn bản nhằm ghi nhận quá trình chuyển giao hồ sơ, tài liệu giữa các bên liên quan, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm của các bên trong việc quản lý và sử dụng tài liệu.

Việc bàn giao hồ sơ, tài liệu thường được thực hiện khi:

- Thay đổi nhân sự hoặc vị trí công việc

Ví dụ:

+ Bàn giao tài liệu dự án cho người quản lý mới.

+ Nhân viên kế toán bàn giao sổ sách, chứng từ cho người thay thế

- Kết thúc hoặc chuyển giao dự án

Ví dụ:

+ Bàn giao báo cáo kết quả và tài liệu liên quan sau khi kết thúc dự án.

+ Chuyển giao tài liệu dự án từ nhóm triển khai sang nhóm vận hành.

+ Thay đổi cơ cấu tổ chức

Ví dụ:

Phòng Kinh doanh bàn giao danh sách khách hàng khi chuyển giao cho Phòng Chăm sóc khách hàng.

Tải về 2 mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu thông dụng? Doanh nghiệp phải lưu giữ những tài liệu nào?

Tham khảo 2 mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu thông dụng sau đây:

TẢI VỀ Mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu (Mẫu 1)

TẢI VỀ Mẫu biên bản bàn giao công việc và hồ sơ, tài liệu (Mẫu 2)

(Lưu ý: 2 mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu trên chỉ mang tính chất tham khảo)

Tải về 2 mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu thông dụng? Hồ sơ, tài liệu là gì? Khi nào cần bàn giao hồ sơ, tài liệu? (Hình từ Internet)

Căn cứ quy định tại Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 về chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp như sau:

Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp

1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

2. Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.

Như vậy, theo quy định, tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

- Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

- Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

- Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

- Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

- Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Lưu ý: Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu nêu trên tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.

Nghĩa vụ của doanh nghiệp được quy định thế nào?

Căn cứ quy định tại Điều 8 Luật Doanh nghiệp 2020, nghĩa vụ của doanh nghiệp được quy định cụ thể như sau:

- Đáp ứng đủ điều kiện đầu tư kinh doanh khi kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện; ngành, nghề tiếp cận thị trường có điều kiện đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của pháp luật và bảo đảm duy trì đủ điều kiện đó trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh.

- Thực hiện đầy đủ, kịp thời nghĩa vụ về đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, công khai thông tin về thành lập và hoạt động của doanh nghiệp, báo cáo và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

- Chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo; trường hợp phát hiện thông tin đã kê khai hoặc báo cáo thiếu chính xác, chưa đầy đủ thì phải kịp thời sửa đổi, bổ sung các thông tin đó.

- Tổ chức công tác kế toán, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật.

- Bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của người lao động theo quy định của pháp luật; không phân biệt đối xử, xúc phạm danh dự, nhân phẩm của người lao động trong doanh nghiệp;

Không ngược đãi lao động, cưỡng bức lao động hoặc sử dụng lao động chưa thành niên trái pháp luật; hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động tham gia đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề; thực hiện các chính sách, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế và bảo hiểm khác cho người lao động theo quy định của pháp luật.

- Nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.