Quy chế công ty được hiểu như thế nào? Khi soạn thảo quy chế công ty cần lưu ý những nội dung nào?

Nội dung chính

• Quy chế công ty được hiểu như thế nào? Hiện nay, quy chế công ty thường bao gồm những loại nào?
• Khi soạn thảo quy chế công ty cần lưu ý những nội dung nào?
• Doanh nghiệp có thể thuê luật sư, văn phòng luật soạn thảo quy chế công ty giúp mình không?

Quy chế công ty được hiểu như thế nào? Hiện nay, quy chế công ty thường bao gồm những loại nào?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn liên quan cũng không có định nghĩa như thế nào là quy chế công ty.

Tuy nhiên khái niệm "Quy chế công ty" lại không hề xa lạ trong các doanh nghiệp tại Việt Nam vì đây là bộ tập hợp các văn bản quy định nội quy của công ty mà tất cả các phòng ban, thành viên công ty có trách nhiệm tuân thủ, chúng có những vai trò chính như sau:

- Giúp công tác điều hành và quản lý nội bộ công ty dễ dàng hơn: tập thể và cá nhân trong doanh nghiệp thông qua các quy định được ghi ra trong quy chế nội bộ đều nâng cao ý thức được trách nhiệm, nghĩa vụ cũng như quyền lợi của mình;

- Giúp quản lý tốt nguồn lực của công ty. Ví dụ như các quy chế trong công ty về tài chính, lương thưởng là những yếu tố cần thiết để quản lý nguồn vốn, tránh lãng phí, thất thoát…Bên cạnh đó cũng là là để bảo vệ nguồn lực con người, phát huy đúng sở trường, thế mạnh, tiềm năng của mỗi nhân viên.

- Giúp nâng cao văn hóa ứng xử, tăng tính văn minh, lịch sử, kỷ cương trong môi trường làm việc, góp phần nâng cao uy tín, vị thế của doanh nghiệp.

- Giúp doanh nghiệp xây dựng bản sắc cho riêng mình. Bởi lẽ, mỗi doanh nghiệp được phép xây dựng hệ thống quy chế nội bộ mang màu sắc riêng mình, miễn là đúng với quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

Hiện nay, quy chế công ty thường bao gồm các văn bản sau:

(1) Các quy chế quản trị cấp cao:

- Quy chế quản trị nội bộ

- Quy chế hoạt động của hội đồng quản trị

- Quy chế hoạt động của hội đồng thành viên

- Quy chế hoạt động của Ban Giám đốc

- Quy chế hoạt động của Ban kiểm soát

(2) Các quy chế quản lý hành chính:

- Quy chế quản trị hành chính

- Quy chế quản lý và sử dụng máy tính

- Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản

- Quy chế sử dụng con dấu

- Quy chế quản lý tài sản

- Quy chế quản lý hợp đồng

(3) Các quy chế quản lý đầu tư, xây dựng:

- Quy chế đầu tư

- Quy chế đầu tư xây dựng

(4) Các quy chế quản lý nhân sự:

- Quy chế quản lý nhân sự

- Quy chế bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, từ chức

- Quy chế lương thưởng

- Quy chế trả lương theo kpi

- Quy chế văn hóa

- Quy chế về quy tắc ứng xử với khách hàng

- Quy chế bảo mật thông tin nội bộ

(5) Quy chế quản lý tài chính:

- Quy chế quản lý tài chính

Quy chế công ty (Hình từ Internet)

Khi soạn thảo quy chế công ty cần lưu ý những nội dung nào?

Hiện tại không có văn bản quy định về việc soạn thảo quy chế công ty nhưng tuỳ vào từng loại hình, ngành nghề kinh doanh của từng doanh nghiệp mà nội dung quy chế sẽ khác nhau và phải đáp ứng quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Các nội dung cơ bản sau vẫn cần được đảm bảo:

- Quy định chung về cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty

- Quy định cụ thể về các hoạt động nội bộ như trình tự, thủ tục các cuộc họp; trình tự, thủ tục lựa chọn cán bộ quản lý; quy trình phối hợp hoạt động giữa các phòng ban trong công ty;…

- Quy định về hành chính, nhân sự như quy chế về công tác; quy chế về lương và trợ cấp; quy chế khen thưởng và kỷ luật; quy chế về quản lý tài chính và kiểm toán;…

- Các nội dung cụ thể khác có liên quan đến hoạt động quản trị nội bộ công ty.

Và khi soạn thảo cần lưu ý đến các vấn đề như:

- Tính hợp pháp: Phù hợp với pháp luật, không trái pháp luật là yếu tố đầu tiên cần phải có khi đưa ra quy chế. Chính vì vậy khi xây dựng quy chế, người soạn thảo cần phải dựa trên những quy định pháp luật.

- Tính thực tiễn: Các hoạt động của doanh nghiệp phải có sự phù hợp với quy chế. Nếu không phù hợp sẽ dẫn đến những tác động xấu.

- Tính hiệu quả: Quy chế góp phần tạo nên hành lang pháp lý, bảo vệ quyền lợi của cá nhân và tổ chức. Do vậy, khi nó được áp dụng phải được sự ủng hộ, tôn trọng và thực thi bởi những người trong tổ chức đó.

Doanh nghiệp có thể thuê luật sư, văn phòng luật soạn thảo quy chế công ty giúp mình không?

Doanh nghiệp có thể thuê luật sư, văn phòng luật soạn thảo quy chế công ty giúp mình không, thì theo khoản 3 Điều 22 Luật Luật sư 2006 như sau:

Phạm vi hành nghề luật sư

1. Tham gia tố tụng với tư cách là người bào chữa cho người bị tạm giữ, bị can, bị cáo hoặc là người bảo vệ quyền lợi của người bị hại, nguyên đơn dân sự, bị đơn dân sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong vụ án hình sự.

2. Tham gia tố tụng với tư cách là người đại diện hoặc là người bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong các vụ án về tranh chấp dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động, hành chính, việc về yêu cầu dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động và các vụ, việc khác theo quy định của pháp luật.

3. Thực hiện tư vấn pháp luật.

4. Đại diện ngoài tố tụng cho khách hàng để thực hiện các công việc có liên quan đến pháp luật.

5. Thực hiện dịch vụ pháp lý khác theo quy định của Luật này.

Và theo Điều 28 Luật Luật sư 2006 như sau:

Hoạt động tư vấn pháp luật của luật sư

1. Tư vấn pháp luật là việc luật sư hướng dẫn, đưa ra ý kiến, giúp khách hàng soạn thảo các giấy tờ liên quan đến việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của họ.

Luật sư thực hiện tư vấn pháp luật trong tất cả các lĩnh vực pháp luật.

2. Khi thực hiện tư vấn pháp luật, luật sư phải giúp khách hàng thực hiện đúng pháp luật để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của họ.

Như vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thuê luật sư, văn phòng luật soạn thảo quy chế công ty giúp mình.