Phần mềm Họp không giấy của Kiểm toán nhà nước là gì? Thời gian xác nhận tham dự cuộc họp được quy định như thế nào?

Nội dung chính

• Phần mềm Họp không giấy của Kiểm toán nhà nước là gì?
• Việc quản lý và vận hành phần mềm Họp không giấy cần tuân thủ những nguyên tắc nào?
• Thời gian xác nhận tham dự cuộc họp được quy định như thế nào?

Phần mềm Họp không giấy của Kiểm toán nhà nước là gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 2 Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Họp không giấy ban hành kèm theo Quyết định 1724/QĐ-KTNN năm 2024 như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Phần mềm Họp không giấy của Kiểm toán nhà nước (sau đây gọi tắt là phần mềm): là phần mềm do Kiểm toán nhà nước xây dựng nhằm hỗ trợ việc ban hành lịch công tác, hỗ trợ tổ chức các cuộc họp tập trung, các cuộc họp từ xa theo yêu cầu của Kiểm toán nhà nước và các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước. Phần mềm gồm 2 phiên bản: phiên bản trình duyệt dành cho máy tính và phiên bản ứng dụng dành cho thiết bị di động là E-Cabinet (sau đây gọi tắt là ứng dụng E-cabinet).

2. Lịch công tác của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước: là lịch họp, làm việc có Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước tham dự. Lịch công tác của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước bao gồm lịch công tác tháng của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước và lịch công tác tuần của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước.

3. Lịch công tác của các đơn vị: là lịch công tác tuần của một hoặc nhiều đơn vị, tổ chức (như Công đoàn, đoàn thanh niên, các ban, tổ, nhóm công tác...) cùng tham gia làm việc hoặc dự họp mà không có Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước tham dự.

...

Theo đó, phần mềm Họp không giấy của Kiểm toán nhà nước là phần mềm do Kiểm toán nhà nước xây dựng nhằm hỗ trợ việc ban hành lịch công tác, hỗ trợ tổ chức các cuộc họp tập trung, các cuộc họp từ xa theo yêu cầu của Kiểm toán nhà nước và các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước.

Phần mềm gồm 2 phiên bản: phiên bản trình duyệt dành cho máy tính và phiên bản ứng dụng dành cho thiết bị di động là E-Cabinet.

Phần mềm Họp không giấy của Kiểm toán nhà nước là gì? Thời gian xác nhận tham dự cuộc họp được quy định như thế nào? (Hình từ Internet)

Việc quản lý và vận hành phần mềm Họp không giấy cần tuân thủ những nguyên tắc nào?

Căn cứ Điều 4 Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Họp không giấy ban hành kèm theo Quyết định 1724/QĐ-KTNN năm 2024 thì việc quản lý và vận hành phần mềm Họp không giấy cần tuân thủ những nguyên tắc sau:

- Hoạt động cài đặt, quản lý, vận hành phần mềm phải đảm bảo tuân thủ các quy định của Luật Công nghệ thông tin, Luật An toàn thông tin mạng, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, quy định của Kiểm toán nhà nước và các văn bản liên quan.

- Phần mềm được quản lý tập trung, thống nhất tại Trung tâm dữ liệu Kiểm toán nhà nước, vận hành thông qua hệ thống mạng Internet, đảm bảo hoạt động liên tục, ổn định, an toàn và bảo mật thông tin.

- Phần mềm được quản lý, vận hành đảm bảo nguyên tắc đề cao trách nhiệm công chức của Kiểm toán nhà nước và các đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động Kiểm toán nhà nước, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Phần mềm.

- Bảo đảm hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin, các thiết bị có liên quan và môi trường đầy đủ, ổn định, phục vụ việc cài đặt, quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng phần mềm.

Thời gian xác nhận tham dự cuộc họp được quy định như thế nào?

Căn cứ Điều 10 Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Họp không giấy ban hành kèm theo Quyết định 1724/QĐ-KTNN năm 2024 như sau:

Quản lý thông tin cuộc họp trên phần mềm

1. Đăng tải tài liệu của cuộc họp

Chậm nhất 02 ngày trước ngày tổ chức cuộc họp, đơn vị được giao chuẩn bị nội dung (hoặc tổ chức cuộc họp) có trách nhiệm đăng tải tài liệu của cuộc họp trên phần mềm (trừ các tài liệu mật hoặc tài liệu chứa thông tin mật). Tài liệu cuộc họp phải được người chủ trì cuộc họp phê duyệt trước khi đăng tải trên phần mềm và thay cho tài liệu giấy. Đối với cuộc họp đột xuất (thời gian thông báo họp dưới 24 giờ), nếu không kịp đăng tải tài liệu trên phần mềm, đơn vị được giao chuẩn bị nội dung (hoặc tổ chức cuộc họp) gửi trực tiếp tại cuộc họp.

2. Xác nhận tham dự cuộc họp

Chậm nhất 01 ngày trước thời gian diễn ra cuộc họp (đối với cuộc họp đã có trong lịch công tác tuần) và sau khi nhận thông báo họp (đối với cuộc họp đột xuất), người thuộc thành phần tham dự họp có trách nhiệm xác nhận tham dự trên phần mềm (xác nhận tham dự, ủy quyền dự thay hoặc từ chối tham dự cuộc họp).

3. Ghi âm cuộc họp

Tất cả các cuộc họp đều ghi âm (khuyến khích ghi hình nếu điều kiện cho phép), các nội dung "Mật" do người chủ trì quyết định. Đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp cử công chức thực hiện ghi âm diễn biến cuộc họp trên phần mềm. Hệ thống có chức năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản hỗ trợ cho việc biên tập biên bản cuộc họp. File ghi âm, ghi hình, file chuyển đổi văn bản được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của Kiểm toán nhà nước, do Cục Công nghệ thông tin quản lý và chỉ được cung cấp khi có yêu cầu của Tổng Kiểm toán nhà nước hoặc người chủ trì cuộc họp.

Theo đó, chậm nhất 01 ngày trước thời gian diễn ra cuộc họp đã có trong lịch công tác tuần và sau khi nhận thông báo cuộc họp đột xuất, người thuộc thành phần tham dự họp có trách nhiệm xác nhận tham dự trên phần mềm về việc tham dự, ủy quyền dự thay hoặc từ chối tham dự cuộc họp.