Mỗi hồ sơ công việc của Kiểm toán Nhà nước được lập phải đáp ứng những yêu cầu gì? Việc lập hồ sơ công việc gồm những nội dung gì?

Nội dung chính

• Việc lập hồ sơ công việc của Kiểm toán Nhà nước gồm những nội dung gì?
• Mỗi hồ sơ công việc của Kiểm toán Nhà nước được lập phải đáp ứng những yêu cầu gì?
• Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước có trách nhiệm như thế nào đối với việc lập hồ sơ công việc của Kiểm toán Nhà nước?

Việc lập hồ sơ công việc của Kiểm toán Nhà nước gồm những nội dung gì?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 24 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước Ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 quy định như sau:

Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc

a) Mở hồ sơ

Căn cứ vào danh mục hồ sơ và kế hoạch công tác hàng năm của Kiểm toán Nhà nước, đơn vị trực thuộc; công chức, viên chức được giao giải quyết, theo dõi công việc có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao. Khi lập hồ sơ, người lập hồ sơ phải mở hồ sơ về những công việc được giao, theo dõi, giải quyết, bao gồm: chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ, làm bìa hồ sơ. Trong quá trình giải quyết công việc, người lập hồ sơ sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.

b) Thu thập văn bản vào hồ sơ

- Sau khi mở hồ sơ, người lập hồ sơ có trách nhiệm thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc vào hồ sơ; từ văn bản đầu tiên (có thể là văn bản đến) cho đến các ý kiến đóng góp của các đơn vị trong và ngoài ngành (nếu có), ý kiến chỉ đạo, giải quyết của Lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước, văn bản đi của cơ quan, đơn vị…

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

Khi công việc giải quyết xong là thời điểm hồ sơ công việc kết thúc. Người lập hồ sơ phải thực hiện các công việc sau để hoàn chỉnh hồ sơ như: kiểm tra, xem xét thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản thảo, các tư liệu, sách báo không cần thiết để trong hồ sơ; sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự thời gian giải quyết; chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ nếu các văn bản, tài liệu trong hồ sơ chưa phù hợp với tiêu đề hồ sơ dự kiến ban đầu. Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và thời hạn 20 năm trở lên người lập hồ sơ phải biên mục văn bản trong hồ sơ. Nội dung của việc biên mục văn bản trong hồ sơ bao gồm ghi tên loại văn bản, tài liệu, trích yếu nội dung, thời gian của văn bản, tài liệu, thứ tự, số tờ của văn bản, tài liệu được sắp xếp trong hồ sơ.

...

Theo quy định trên, nội dung việc lập hồ sơ công việc của Kiểm toán Nhà nước gồm:

- Mở hồ sơ;

- Thu thập văn bản vào hồ sơ;

- Kết thúc và biên mục hồ sơ.

Chi tiết nội dung việc lập hồ sơ công việc của Kiểm toán Nhà nước được quy định cụ thể trên.

Hồ sơ công việc của Kiểm toán Nhà nước (Hình từ Internet)

Mỗi hồ sơ công việc của Kiểm toán Nhà nước được lập phải đáp ứng những yêu cầu gì?

Theo khoản 2 Điều 24 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước Ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 quy định như sau:

Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

...

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Kiểm toán Nhà nước, đơn vị hình thành hồ sơ;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

c) Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Như vậy, mỗi hồ sơ công việc của Kiểm toán Nhà nước được lập cần đáp ứng các yêu cầu sau:

- Hồ sơ công việc được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Kiểm toán Nhà nước, đơn vị hình thành hồ sơ;

- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ công việc của Kiểm toán Nhà nước phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

- Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước có trách nhiệm như thế nào đối với việc lập hồ sơ công việc của Kiểm toán Nhà nước?

Theo khoản 1 Điều 26 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước Ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 quy định như sau:

Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị

1. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước

a) Tham mưu cho Tổng Kiểm toán Nhà nước trong việc xây dựng danh mục hồ sơ của Kiểm toán Nhà nước, chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước.

b) Chỉ đạo tổ chức thực hiện thu nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị tham mưu, các Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành và hồ sơ kiểm toán của các Kiểm toán Nhà nước khu vực vào lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước.

...

Theo đó, đối với việc lập hồ sơ công việc của Kiểm toán Nhà nước, Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước có trách nhiệm:

- Tham mưu cho Tổng Kiểm toán Nhà nước trong việc xây dựng danh mục hồ sơ của Kiểm toán Nhà nước, chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước.

- Chỉ đạo tổ chức thực hiện thu nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị tham mưu, các Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành và hồ sơ kiểm toán của các Kiểm toán Nhà nước khu vực vào lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước.