Kho bạc Nhà nước có thể chuyển đổi chứng từ kế toán từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử hay không?

Nội dung chính

• Chứng từ điện tử có giá trị như bản gốc hay không?
• Kho bạc Nhà nước có thể chuyển đổi chứng từ kế toán từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử hay không?
• Chứng từ kế toán theo hình thức chứng từ điện tử phải đáp ứng đủ những nội dung nào?

Chứng từ điện tử có giá trị như bản gốc hay không?

Căn cứ khoản 2 Điều 5 Nghị định 165/2018/NĐ-CP quy định về giá trị của chứng từ điện tử như sau:

Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử

...

2. Chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc khi được thực hiện một trong các biện pháp sau:

a) Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

b) Hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống; ghi nhận cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý chứng từ điện tử và áp dụng một trong các biện pháp sau để xác thực cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử: xác thực bằng chứng thư số, xác thực bằng sinh trắc học, xác thực từ hai yếu tố trở lên trong đó có yếu tố là mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên.

c) Biện pháp khác mà các bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật giao dịch điện tử.

Từ quy đinh trên thì chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc khi được thực hiện một trong các biện pháp sau:

- Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

- Hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống;

Ghi nhận cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý chứng từ điện tử và áp dụng một trong các biện pháp sau để xác thực cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử: xác thực bằng chứng thư số, xác thực bằng sinh trắc học, xác thực từ hai yếu tố trở lên trong đó có yếu tố là mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên.

- Biện pháp khác mà các bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật giao dịch điện tử.

Kho bạc Nhà nước có thể chuyển đổi chứng từ kế toán từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử hay không?

Căn cứ khoản 2 Điều 20 Thông tư 77/2017/TT-BTC (sửa đổi bởi khoản 1 Điều 1 Thông tư 19/2020/TT-BTC) quy định về việc chuyển đổi chứng từ kế toán như sau:

Chuyển đổi chứng từ điện tử, chứng từ giấy

...

2. Khi cần thiết, chứng từ giấy có thể chuyển sang chứng từ điện tử, nhưng phải đáp ứng đủ các điều kiện được quy định tại Khoản 3 Điều 6 Nghị định số 165/2018/NĐ-CP ngày 24/12/2018 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.

...

Dẫn chiếu khoản 3 Điều 7 Nghị định 165/2018/NĐ-CP quy định về chuyển từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy như sau:

Chuyển từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy

...

3. Chứng từ giấy được chuyển đổi từ chứng từ điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:

a) Phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung của chứng từ điện tử;

b) Có thông tin thể hiện chứng từ đã được xử lý trên hệ thống thông tin và tên của hệ thống thông tin hoặc tên của chủ quản hệ thống thông tin;

c) Có mã định danh của chứng từ điện tử để phục vụ việc tra cứu, xác minh thông tin hoặc có họ tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi;

d) Có con dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện việc chuyển đổi trong trường hợp phải thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên giao dịch.

đ) Tra cứu được tại bất kỳ thời điểm nào trong thời gian hệ thống thông tin hoạt động bình thường.

...

Như vậy, Kho bạc Nhà nước có thể chuyển đổi chứng từ kế toán từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử nhưng phải đáp ứng các điều kiện sau:

- Phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung của chứng từ điện tử;

- Có thông tin thể hiện chứng từ đã được xử lý trên hệ thống thông tin và tên của hệ thống thông tin hoặc tên của chủ quản hệ thống thông tin;

- Có mã định danh của chứng từ điện tử để phục vụ việc tra cứu, xác minh thông tin hoặc có họ tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi;

- Có con dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện việc chuyển đổi trong trường hợp phải thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên giao dịch.

- Tra cứu được tại bất kỳ thời điểm nào trong thời gian hệ thống thông tin hoạt động bình thường.

Kho bạc Nhà nước có thể chuyển đổi chứng từ kế toán từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử hay không? (Hình từ Internet)

Chứng từ kế toán theo hình thức chứng từ điện tử phải đáp ứng đủ những nội dung nào?

Căn cứ Điều 19 Thông tư 77/2017/TT-BTC quy đinh về chứng từ điện tử như sau:

Chứng từ điện tử

1. KBNN được sử dụng chứng từ điện tử (gồm có: chứng từ điện tử của KBNN, chứng từ điện tử do ngân hàng và các cơ quan liên quan chuyển đến) để thực hiện thanh toán, hạch toán kế toán theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính.

2. Chứng từ điện tử được dùng làm chứng từ kế toán khi có đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và đã được mã hóa đảm bảo an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ. Chứng từ điện tử được lưu giữ trong các vật mang tin (băng từ, đĩa từ, các thiết bị lưu trữ điện tử, các loại thẻ thanh toán) được bảo quản, quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản và phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết.

3. Chứng từ điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy chứng từ điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các chứng từ điện tử, tài liệu kế toán chưa tiêu hủy và phải bảo đảm sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin kế toán.

4. Chứng từ điện tử đã tham gia giao dịch trong thời hạn lưu trữ không được phép hủy, các trường hợp điều chỉnh sai lầm trong thanh toán điện tử được hướng dẫn cụ thể tại các phần hành nghiệp vụ.

5. Tổng Giám đốc KBNN quy định các trường hợp sử dụng chứng từ kế toán dưới hình thức chứng từ điện tử theo đúng quy định của pháp luật; hướng dẫn cụ thể việc lập, mã hóa, luân chuyển, lưu trữ chứng từ điện tử và khai thác dữ liệu điện tử trong hệ thống KBNN.

Theo đó, chứng từ điện tử được dùng làm chứng từ kế toán khi có đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và đã được mã hóa đảm bảo an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ.

Chứng từ điện tử được lưu giữ trong các vật mang tin (băng từ, đĩa từ, các thiết bị lưu trữ điện tử, các loại thẻ thanh toán) được bảo quản, quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản và phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết.