Khi phát hiện sai sót trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán trong hệ thống phần mềm kế toán của NHNN thì xử lý theo nguyên tắc nào?

Nội dung chính

• Khi phát hiện sai sót trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán trong hệ thống phần mềm kế toán của Ngân hàng Nhà nước thì xử lý theo nguyên tắc nào?
• Bộ phận nghiệp vụ xử lý sai sót trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán trong hệ thống phần mềm kế toán của Ngân hàng Nhà nước như thế nào?
• Cán bộ nghiệp vụ có trách nhiệm gì trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán trong hệ thống phần mềm kế toán của Ngân hàng Nhà nước?

Khi phát hiện sai sót trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán trong hệ thống phần mềm kế toán của Ngân hàng Nhà nước thì xử lý theo nguyên tắc nào?

Khi phát hiện sai sót trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán trong hệ thống phần mềm kế toán của Ngân hàng Nhà nước thì xử lý theo nguyên tắc được quy định tại khoản 7 Điều 4 Thông tư 25/2020/TT-NHNN như sau:

Nguyên tắc luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu và tập hợp chứng từ kế toán

…

7. Nguyên tắc xử lý khi phát hiện sai sót trong quá trình luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu chứng từ

a) Khi kiểm soát chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm các quy định của pháp luật liên quan thì cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên phải từ chối việc thực hiện (thanh toán, xuất quỹ, xuất kho…), đồng thời báo cáo ngay cho Thủ trưởng đơn vị kế toán NHNN biết để có biện pháp xử lý kịp thời theo đúng quy định của pháp luật hiện hành;

b) Những tài liệu nghiệp vụ, chứng từ kế toán lập không đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp thì phải trả lại khách hàng hoặc báo cho người lập chứng từ biết để lập lại hoặc điều chỉnh cho đúng, sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán;

c) Việc thực hiện xử lý sai sót phải tuân thủ theo đúng cơ chế, quy trình nghiệp vụ, hướng dẫn thao tác trên phần mềm kế toán, quy định pháp luật kế toán và các quy định của pháp luật liên quan.

Như vậy, theo quy định trên thì khi phát hiện sai sót trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán trong hệ thống phần mềm kế toán của Ngân hàng Nhà nước thì xử lý theo nguyên tắc sau:

- Khi kiểm soát chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm các quy định của pháp luật liên quan thì cán bộ nghiệp vụ, kế toán viên phải từ chối việc thực hiện (thanh toán, xuất quỹ, xuất kho…), đồng thời báo cáo ngay cho Thủ trưởng đơn vị kế toán Ngân hàng Nhà nước biết để có biện pháp xử lý kịp thời theo đúng quy định của pháp luật hiện hành;

- Những tài liệu nghiệp vụ, chứng từ kế toán lập không đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp thì phải trả lại khách hàng hoặc báo cho người lập chứng từ biết để lập lại hoặc điều chỉnh cho đúng, sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán;

- Việc thực hiện xử lý sai sót phải tuân thủ theo đúng cơ chế, quy trình nghiệp vụ, hướng dẫn thao tác trên phần mềm kế toán, quy định pháp luật kế toán và các quy định của pháp luật liên quan.

Chuyển chứng từ kế toán (Hình từ Internet)

Bộ phận nghiệp vụ xử lý sai sót trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán trong hệ thống phần mềm kế toán của Ngân hàng Nhà nước như thế nào?

Bộ phận nghiệp vụ xử lý sai sót trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán trong hệ thống phần mềm kế toán của Ngân hàng Nhà nước được quy định tại khoản 1 Điều 11 Thông tư 25/2020/TT-NHNN như sau:

Xử lý sai sót trong quá trình luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu chứng từ

1. Tại bộ phận nghiệp vụ

Khi phát hiện có sai sót phát sinh từ tài liệu nghiệp vụ hoặc do việc thực hiện giao dịch tại các phân hệ nghiệp vụ, phần mềm, cán bộ nghiệp vụ báo cáo cán bộ kiểm soát, Trưởng phòng nghiệp vụ và phối hợp với các đơn vị liên quan xử lý sai sót tuân thủ cơ chế, quy trình nghiệp vụ.

2. Tại bộ phận kế toán

a) Khi phát hiện có sai sót phát sinh từ các chứng từ kế toán hoặc do thực hiện giao dịch tại các phân hệ nghiệp vụ, phần mềm, kế toán viên báo cáo cán bộ kiểm soát, Trưởng phòng Kế toán và phối hợp với các cán bộ, bộ phận liên quan xử lý sai sót tuân thủ cơ chế, quy trình nghiệp vụ, pháp luật kế toán và pháp luật có liên quan khác;

b) Trường hợp giao dịch sai sót có liên quan đến các bộ phận nghiệp vụ đặc biệt là các giao dịch chuyển tiền, giao dịch tiền mặt thì ngay lập tức kế toán viên phải báo cáo Trưởng phòng Kế toán và phải thông báo cho các bộ phận có liên quan để lập đề nghị điều chỉnh kịp thời có biện pháp khắc phục đảm bảo an toàn tài sản.

…

Như vậy, theo quy định trên thì khi phát hiện có sai sót phát sinh từ tài liệu nghiệp vụ hoặc do việc thực hiện giao dịch tại các phân hệ nghiệp vụ, phần mềm, cán bộ nghiệp vụ báo cáo cán bộ kiểm soát, Trưởng phòng nghiệp vụ và phối hợp với các đơn vị liên quan xử lý sai sót tuân thủ cơ chế, quy trình nghiệp vụ.

Cán bộ nghiệp vụ có trách nhiệm gì trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán trong hệ thống phần mềm kế toán của Ngân hàng Nhà nước?

Cán bộ nghiệp vụ có trách nhiệm gì trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán trong hệ thống phần mềm kế toán của Ngân hàng Nhà nước, thì theo quy định tại khoản 3 Điều 5 Thông tư 25/2020/TT-NHNN như sau:

Trách nhiệm các thành viên tham gia quy trình

...

3. Đối với cán bộ nghiệp vụ

a) Chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát, đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ, tài liệu sử dụng để nhập các dữ liệu liên quan trên hệ thống phần mềm kế toán;

b) Nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm kế toán chính xác với nội dung các tài liệu, hồ sơ, chứng từ được sử dụng theo quy định;

c) Phối hợp với kế toán viên kiểm tra, đối chiếu số liệu, bổ sung (nếu thiếu) hồ sơ chứng từ liên quan đến giao dịch thực hiện trên hệ thống phần mềm kế toán.

…

Theo đó, trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán trong hệ thống phần mềm kế toán của Ngân hàng Nhà nước thì cán bộ nghiệp vụ có các trách nhiệm sau;

- Chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát, đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ, tài liệu sử dụng để nhập các dữ liệu liên quan trên hệ thống phần mềm kế toán;

- Nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm kế toán chính xác với nội dung các tài liệu, hồ sơ, chứng từ được sử dụng theo quy định;

- Phối hợp với kế toán viên kiểm tra, đối chiếu số liệu, bổ sung (nếu thiếu) hồ sơ chứng từ liên quan đến giao dịch thực hiện trên hệ thống phần mềm kế toán.