Kế toán phải lập chứng từ kế toán như thế nào để phù hợp với quy định của pháp luật? Doanh nghiệp có thể thực hiện thanh toán thông qua bên thứ ba hay không?

Nội dung chính

• Nhiệm vụ và yêu cầu đối với một người kế toán như thế nào?
• Kế toán phải lập chứng từ kế toán như thế nào để phù hợp với quy định của pháp luật?
• Doanh nghiệp có thể thực hiện thanh toán thông qua bên thứ ba hay không?

Nhiệm vụ và yêu cầu đối với một người kế toán như thế nào?

Căn cứ Điều 4 và Điều 5 Luật Kế toán 2015 quy định về nhiệu vụ và yêu cầu đối với vị trí kế toán như sau:

"Điều 4. Nhiệm vụ kế toán

1. Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán.

2. Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.

3. Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.

4. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.

Điều 5. Yêu cầu kế toán

1. Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính.

2. Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán.

3. Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán.

4. Phản ánh trung thực, khách quan hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

5. Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán; số liệu kế toán kỳ này phải kế tiếp số liệu kế toán của kỳ trước.

6. Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh, kiểm chứng được."

Kế toán phải lập chứng từ kế toán như thế nào để phù hợp với quy định của pháp luật?

Theo Điều 18 Luật Kế toán 2015 quy định về lập chứng từ kế toán như sau:

"Điều 18. Lập và lưu trữ chứng từ kế toán

1. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

2. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này.

3. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

4. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

5. Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

6. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều này. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật này. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ."

Theo đó, căn cứ theo quy định trên thì chứng từ kế toán phải phản ánh đúng giao dịch thực tế, việc bên chị cung cấp chứng từ không đúng có thể dẫn đến việc khách hàng ở nước ngoài sẽ kê khai sai, nộp thuế thiếu cho ngân sách nước ngoài. Do đó, nếu có sự cố xảy ra bên chị phải liên đới chịu trách nhiệm về vấn đề này theo pháp luật của nước ngoài. Cụ thể bị gì thì phải xem pháp luật nước ngoài quy định như thế nào.

Lập chứng từ kế toán

Doanh nghiệp có thể thực hiện thanh toán thông qua bên thứ ba hay không?

Còn về vấn đề thanh toán, theo khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 15 (đã được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 và Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 của Bộ Tài chính) quy định về điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào như sau:

"Điều 15. Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào

...

4. Các trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt khác để khấu trừ thuế GTGT đầu vào gồm:

...

c) Trường hợp hàng hoá, dịch vụ mua vào được thanh toán uỷ quyền qua bên thứ ba thanh toán qua ngân hàng (bao gồm cả trường hợp bên bán yêu cầu bên mua thanh toán tiền qua ngân hàng cho bên thứ ba do bên bán chỉ định) thì việc thanh toán theo uỷ quyền hoặc thanh toán cho bên thứ ba theo chỉ định của bên bán phải được quy định cụ thể trong hợp đồng dưới hình thức văn bản và bên thứ ba là một pháp nhân hoặc thể nhân đang hoạt động theo quy định của pháp luật.

Trường hợp sau khi thực hiện các hình thức thanh toán nêu trên mà phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

..."

Như vậy, với việc thanh toán thông qua bên thứ ba thì phải được quy định cụ thể trong hợp đồng dưới hình thức văn bản và bên thứ ba là một pháp nhân hoặc thể nhân đang hoạt động theo quy định của pháp luật. Nếu là hóa đơn đầu vào thì phải thỏa thuận trong hợp đồng về việc ủy quyền cho bên thứ ba thanh toán. Còn bên chị bán hàng thì không có bắt buộc này, nó chỉ ảnh hưởng đến bên mua hàng thôi. Tuy nhiên, bên chị phải ghi nhận 30.000 USD này vào doanh thu và kê khai thuế đúng quy định. Để có thông tin và những dự đoán chuẩn xác nhất thì mình nên liên hệ thêm với bên tư vấn về tài chính.