Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN được thực hiện thế nào? Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có những nội dung gì?

Nội dung chính

• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có những nội dung gì?
• Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định như thế nào?
• Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN được thực hiện thế nào?
• Nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng thế nào?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có những nội dung gì?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN được thực hiện thế nào? Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có những nội dung gì?

Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định như thế nào?

Căn cứ theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Thời điểm lập chứng từ

Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

Theo đó, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập tại thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN chính là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.

Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN được thực hiện thế nào?

Theo Công văn 2455/TCT-DNNCN năm 2022, cơ quan thuế không tiếp tục bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế đặt in; những trường hợp đang còn tồn chứng từ khấu trừ mua của cơ quan thuế thì vẫn tiếp tục sử dụng.

Do đó, ở thời điểm hiện tại, doanh nghiệp, tổ chức không thể làm thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại cơ quan thuế.

Theo tại khoản 5 điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, cũng kể từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức cá nhân đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN dạng diện tử.

Với chứng từ dạng điện tử, khoản 2 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức khấu trừ thuế TNCN được tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử.

Hiện nay, trên thị có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo một số đơn vị uy tín như VNPT (phần mềm INVOICE VNPT), BKAV (phần mềm eChungtu), SOFTDREAM (phần mềm EASYPIT),…

Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử của mỗi đơn vị cung cấp sẽ có những khác biệt nhất định. Tuy nhiên nhìn chung, doanh nghiệp sẽ cần tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp tham khảo và lựa chọn mua gói chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình

Bước 2: Cung cấp hồ sơ đăng ký dịch vụ và nhân viên kinh doanh của đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử tiến hành làm hợp đồng cung cấp dịch vụ chứng từ điện tử cho khách hàng.

Thông thường hồ sơ đăng ký dịch vụ sẽ cần các giấy tờ sau đây:

- 01 bản scan Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp

- 01 bản scan Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.

- Trường hợp người ký được ủy quyền: Cung cấp thêm giấy ủy quyền và Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền.

Bước 3: Nhân viên đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ điện tử hướng dẫn khách hàng cách sử dụng.

Bước 4: Sau khi khách hàng dùng thử xong, đơn vị cung cấp sẽ chính thức bàn giao phần mềm cho khách hàng sử dụng.

Lưu ý: Công văn 2455/TCT-DNNCN năm 2022 của Tổng cục thuế cũng nêu rõ, tổ chức khấu trừ khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến CQT, tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định.

Nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng thế nào?

Việc báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ áp dụng đối với loại chứng từ tự tin trên máy tính theo quy định tại Thông tư 37/2010/TT-BTC. Tuy nhiên, Thông tư 37/2010/TT-BTC đã bị bãi bỏ hiệu lực bởi Quyết định 79/QĐ-BTC năm 2023, có hiệu lực từ ngày 31/01/2023.

Mặt khác, ở thời điểm hiện tại, tất cả các doanh nghiệp đã chuyển sang cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Bên cạnh đó, Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng không có quy định về việc phải nộp báo cáo chứng trừ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

Chính vì vậy, ở thời điểm hiện tại, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, các doanh nghiệp chi trả thu nhập không cần phải thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế với cơ quan thuế.

Trước đây, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN do doanh nghiệp tự in thì doanh nghiệp có thể thực hiện báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng. Giờ đây, khi không còn sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in, doanh nghiệp không cần báo cáo tình hình sử dụng chứng từ thế TNCN qua mạng nữa.