Thông tư 03/2023/TT-BNG hướng dẫn quy trình cấp các giấy tờ lãnh sự thế nào? Ai có quyền duyệt, ký giấy tờ lãnh sự ở trong nước?

Nội dung chính

• Thông tư 03/2023/TT-BNG hướng dẫn quy trình cấp các giấy tờ lãnh sự như thế nào?
• Công tác lãnh sự thực hiện theo nguyên tắc như thế nào?
• Ai có quyền duyệt, ký giấy tờ lãnh sự ở trong nước?

Thông tư 03/2023/TT-BNG hướng dẫn quy trình cấp các giấy tờ lãnh sự như thế nào?

Ngày 27/7/2023, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Thông tư 03/2023/TT-BNG về việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự.

Theo đó, Điều 6 Thông tư 03/2023/TT-BNG hướng dẫn quy trình cấp các giấy tờ lãnh sự như sau:

Việc cấp các giấy tờ lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện được thực hiện theo quy trình gồm các bước tiếp nhận hồ sơ, xử lý hồ sơ, trả kết quả và lưu trữ.

(1) Tiếp nhận hồ sơ, gồm các khâu:

- Kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ;

- Cấp giấy biên nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả;

- Cấp giấy biên nhận dự thu (có thể gộp với giấy biên nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả);

- Hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ đối với trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác theo quy định;

- Từ chối tiếp nhận hồ sơ đối với trường hợp không đủ điều kiện giải quyết; chuyển hồ sơ đủ điều kiện giải quyết cho bộ phận xử lý.

(2) Xử lý hồ sơ gồm các khâu:

- Đề xuất hướng giải quyết;

- Duyệt ý kiến đề xuất;

- Kiểm tra, xác minh trong trường hợp cần thiết;

- Nhập liệu, viết, in ấn, đóng dấu nghiệp vụ (nếu có);

- Duyệt, ký; đóng dấu quốc huy (nếu có);

- Chuyển hồ sơ đã xử lý cho bộ phận trả kết quả.

(3) Trả kết quả gồm các khâu:

- Kiểm tra lần cuối hồ sơ đã xử lý (thông tin xử lý, phí/lệ phí);

- Trả giấy tờ, yêu cầu người nhận kết quả ký nhận hoặc trả lại phiếu biên nhận;

- Chuyển hồ sơ cho bộ phận lưu trữ hồ sơ.

Riêng đối với hồ sơ đăng ký hộ tịch (khai sinh, kết hôn...), việc trả kết quả được thực hiện theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật liên quan.

(4) Lưu trữ gồm các khâu:

- Sắp xếp, vào sổ hoặc in danh sách từ phần mềm nghiệp vụ lãnh sự, lưu trữ hồ sơ đã giải quyết theo loại công việc, thủ tục và thứ tự thời gian giải quyết.

(5) Thu phí, lệ phí theo quy định pháp luật.

Thông tư 03/2023/TT-BNG hướng dẫn quy trình cấp các giấy tờ lãnh sự thế nào? Ai có quyền duyệt, ký giấy tờ lãnh sự ở trong nước?

Công tác lãnh sự thực hiện theo nguyên tắc như thế nào?

Căn cứ tại Điều 7 Thông tư 03/2023/BNG quy định nguyên tắc công tác lãnh sự như sau:

Thứ nhất, mỗi cán bộ xử lý chịu trách nhiệm một hoặc một số khâu của quy trình cấp giấy tờ lãnh sự.

Ở những nơi số lượng công việc lãnh sự không nhiều hoặc không đủ cán bộ để phụ trách từng khâu thì một người có thể thực hiện nhiều khâu thuộc các bước của quy trình cấp giấy tờ lãnh sự nhưng phải đảm bảo một người không giải quyết toàn bộ công việc như một quy trình khép kín.

Người nhận hồ sơ hoặc người đề xuất xử lý hồ sơ không đồng thời là người duyệt, ký giấy tờ lãnh sự; người duyệt, ký không đồng thời là người giữ và đóng dấu quốc huy; người duyệt, ký không đồng thời là người quản lý ấn phẩm trắng lãnh sự.

Thứ hai, các khâu đề xuất hướng giải quyết, duyệt ý kiến đề xuất, kiểm tra, xác minh, trình duyệt, ký, ký cấp của bước xử lý hồ sơ quy định tại điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư 03/2023/TT-BNG phải do công chức Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện thực hiện. Việc đề xuất hướng giải quyết, duyệt ý kiến đề xuất phải được lập thành văn bản hoặc được ghi trực tiếp vào hồ sơ.

Thứ ba, người được ký các giấy tờ lãnh sự không ký giấy tờ lãnh sự có liên quan trực tiếp đến bản thân hoặc người thân theo quy định đối với thủ tục cấp phát giấy tờ đó.

Thứ tư, trách nhiệm của người đứng đầu và cán bộ cơ quan đại diện trong công tác lãnh sự:

- Người đứng đầu Cơ quan đại diện trực tiếp chỉ đạo tổ chức thực hiện, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát công tác lãnh sự tại Cơ quan đại diện, bao gồm:

+ Ban hành các quy trình giải quyết công tác lãnh sự tại Cơ quan đại diện, trong đó xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm của tập thể và từng cá nhân tham gia quy trình giải quyết công tác lãnh sự.

+ Phân công cán bộ đủ điều kiện, phẩm chất, đạo đức và năng lực tham gia giải quyết công tác lãnh sự; ban hành văn bản phân công công việc của từng cá nhân tham gia giải quyết công tác lãnh sự (người nhận hồ sơ; người đề xuất giải quyết hồ sơ; người trả hồ sơ; người giữ, đóng dấu quốc huy; người ký giấy tờ lãnh sự; người quản lý ấn phẩm trắng lãnh sự...).

+ Cán bộ được phân công xử lý, đề xuất giải quyết hồ sơ phải có Giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng về nghiệp vụ lãnh sự còn giá trị (tại thời điểm được phân công hoặc tại thời điểm được Bộ Ngoại giao duyệt đi công tác nhiệm kỳ tại Cơ quan đại diện) do Cục Lãnh sự cấp, trừ trường hợp được miễn Giấy này.

+ Các quy trình giải quyết công tác lãnh sự và bảng phân công cán bộ giải quyết công tác lãnh sự phải được thông báo bằng văn bản cho Cục Lãnh sự và Vụ Tổ chức cán bộ.

- Người đứng đầu Cơ quan đại diện có thể ủy quyền cho người thứ hai hoặc 01 viên chức ngoại giao/lãnh sự quản lý, tổ chức thực hiện công tác lãnh sự tại Cơ quan đại diện (sau đây gọi là người phụ trách công tác lãnh sự).

- Người đứng đầu Cơ quan đại diện chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Ngoại giao và trước pháp luật về công tác lãnh sự tại Cơ quan đại diện. Người phụ trách công tác lãnh sự chịu trách nhiệm trước Người đứng đầu Cơ quan đại diện, trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ, công việc lãnh sự được ủy quyền.

Cá nhân tham gia giải quyết công tác lãnh sự chịu trách nhiệm trước Người đứng đầu và người phụ trách công tác lãnh sự, trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ, công việc lãnh sự mà người này tham gia giải quyết.

Ai có quyền duyệt, ký giấy tờ lãnh sự ở trong nước?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 03/2023/TT-BNG quy định như sau:

Thẩm quyền duyệt, ký giấy tờ lãnh sự ở trong nước

1. Cục trưởng Cục Lãnh sự có thẩm quyền duyệt, ký các loại giấy tờ, văn bản sau:

a) Các loại hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ;

b) Công hàm gửi Cơ quan đại diện nước ngoài đề nghị cấp thị thực;

c) Thị thực, gia hạn tạm trú cho người nước ngoài thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao;

d) Hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Bộ Ngoại giao;

đ) Văn bản thông báo hoặc hướng dẫn thủ tục hành chính lãnh sự cho cơ quan ngoại vụ địa phương và Cơ quan đại diện;

e) Phép hạ cánh và cất cánh cho chuyên cơ nước ngoài chở khách mời của Đảng, Nhà nước và chuyến bay làm nhiệm vụ hộ tống hoặc tiền trạm cho chuyến bay chuyên cơ đó thực hiện hoạt động bay dân dụng tại Việt Nam;

g) Bản sao Giấy khai sinh và bản sao trích lục hộ tịch đối với sự kiện hộ tịch đã được đăng ký tại Cơ quan đại diện và các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật.

Như vậy, người có quyền duyệt, ký giấy tờ lãnh sự ở trong nước là Cục trưởng Cục Lãnh sự.

Ngoài ra, Cục trưởng Cục Lãnh sự có thể phân công, Ủy quyền cho Phó Cục trưởng Cục Lãnh sự ký thay các giấy tờ nêu trên.

Cục trưởng Cục Lãnh sự cũng có thể ủy quyền cho Trưởng phòng các Phòng chức năng thuộc Cục Lãnh sự duyệt, ký các giấy tờ, văn bản nêu tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 03/2023/TT-BNG, trừ việc duyệt, ký cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, các văn bản gửi người đứng đầu Cơ quan đại diện hoặc gửi tất cả các Cơ quan đại diện.