Quy trình xử lý văn bản đến và văn bản đi của cá nhân, tổ chức thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn ra sao?

Nội dung chính

• Quy trình xử lý văn bản đến của cá nhân, tổ chức thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn ra sao?
• Quy trình xử lý văn bản đi của cá nhân, tổ chức thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn ra sao?
• Cách thức thực hiện thủ tục xử lý văn bản đến và văn bản đi của cá nhân, tổ chức thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn là gì?

Quy trình xử lý văn bản đến của cá nhân, tổ chức thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn ra sao?

Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 1 Mục 4 Phần 2 Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 2202/QĐ-BNN-VP năm 2023 quy định quy trình xử lý văn bản đến của cá nhân, tổ chức thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn như sau:

- Bước 1. Tiếp nhận văn bản và chuyển Chánh Văn phòng xử lý

Văn thư Bộ thực hiện tiếp nhận bao gồm cả bản giấy và bản điện tử. Đối với văn bản giấy: Văn thư Bộ thực hiện số hóa văn bản đến để tạo thành văn bản điện tử và đăng ký văn bản đến.

Chuyển xử lý tới Chánh Văn phòng (trường hợp văn bản chuyển Chánh Văn phòng), hoặc chuyển xử lý tới các đơn vị (trường hợp công văn chuyển cho các đơn vị xử lý).

Gửi bản giấy đến đơn vị xử lý chính sau khi có ý kiến của Chánh Văn phòng hoặc chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ.

Đối với những bản giấy có bút phê của Lãnh đạo Bộ/Chánh Văn phòng chuyển trực tiếp, Văn thư tạo văn bản điện tử và chuyển xử lý đến đơn vị xử lý và nhập ý kiến của Lãnh đạo Bộ/Chánh Văn phòng.

- Bước 2. Phân loại văn bản và chuyển xử lý

Chánh Văn phòng phân loại văn bản A, B, C và cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin: mức độ khẩn; đơn vị hoặc người nhận; ý kiến phân phối, chỉ đạo; thời hạn giải quyết; phân loại văn bản.

Chuyển xử lý tới Lãnh đạo Bộ (trường hợp văn bản trình Lãnh đạo Bộ); hoặc chuyển xử lý tới các đơn vị xử lý.

Chuyển đơn vị xử lý. Trường hợp có gửi Lãnh đạo Bộ để biết thì Thư ký/chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Bộ có trách nhiệm báo cáo với Lãnh đạo Bộ.

- Bước 3. Lãnh đạo Bộ xử lý văn bản đến

Trực tiếp Lãnh đạo Bộ nhập ý kiến chỉ đạo và chuyển xử lý tới đơn vị xử lý. Trường hợp Lãnh đạo Bộ giao thì Thư ký/chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Bộ nhập ý kiến chỉ đạo và chuyển xử lý công văn theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ.

- Bước 4. Văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản và gửi xin ý kiến.

- Bước 5. Xử lý văn bản đến tại các đơn vị

Lãnh đạo đơn vị trực tiếp nhập ý kiến chỉ đạo và chuyển xử lý văn bản cho cấp phó/phòng chuyên môn/chuyên viên được phân công.

Cấp lãnh đạo phòng nhập ý kiến chỉ đạo, xử lý và chuyển xử lý công văn cho phó phòng/chuyên viên được phân công.

Lãnh đạo cấp phòng chuyển chuyên viên xử lý và kết thúc văn bản (nếu đã xử lý xong).

Quy trình xử lý văn bản đến và văn bản đi của cá nhân, tổ chức thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn ra sao? (Hình từ Internet)

Quy trình xử lý văn bản đi của cá nhân, tổ chức thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn ra sao?

Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 2 Mục 4 Phần 2 Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 2202/QĐ-BNN-VP năm 2023 quy định quy trình xử lý văn bản đi của cá nhân, tổ chức thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn như sau:

(1) Trình ký phát hành văn bản của Bộ do Lãnh đạo Bộ ký

- Bước 1. Trình ký lãnh đạo đơn vị

Công chức, chuyên viên soạn thảo văn bản đi và Phiếu trình theo đúng yêu cầu nội dung, thời hạn, thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản;

Chuyên viên soạn thảo văn bản ký và ghi rõ họ tên vào phần cuối “nơi nhận” để trình lãnh đạo đơn vị.

- Bước 2. Ký trình văn bản

Lãnh đạo phòng: Kiểm tra nội dung, thể thức và trình Lãnh đạo đơn vị.

Lãnh đạo đơn vị: Thực hiện duyệt hồ sơ và ký trình, ký số vào Phiếu trình

- Bước 3. Văn thư đơn vị tiếp nhận hồ sơ và trình Văn thư Bộ.

- Bước 4. Tiếp nhận hồ sơ đơn vị trình

Văn thư Bộ tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, chính tả, ngữ pháp; kiểm tra sự đồng nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

Chuyển trả lại đơn vị trình các hồ sơ văn bản trình ký sau khi được lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ chuyển lại để phát hành hoặc chỉnh sửa theo yêu cầu.

- Bước 5. Kiểm tra hồ sơ, ký phiếu trình

Lãnh đạo Văn phòng kiểm tra hồ sơ, trình tự, thẩm quyền; rà soát sự phù hợp của nội dung văn bản; ký trình Phiếu trình văn bản trên Hệ thống chuyển Lãnh đạo Bộ/ký trình vào lề trái trang đầu của “bản dự thảo” chuyển Văn thư Bộ.

- Bước 6. Xử lý văn bản

Giúp việc Lãnh đạo Bộ là người chịu trách nhiệm cuối cùng về nội dung văn bản phát hành, có trách nhiệm: Hoàn thiện thể thức, nội dung văn bản và trình Lãnh đạo Bộ.

Lãnh đạo Bộ đồng ý sẽ ký bản giấy và ký số văn bản chuyển Văn thư Bộ để ban hành.

Trường hợp Lãnh đạo Bộ giao thì Thư ký/chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Bộ sẽ giúp Lãnh đạo Bộ ký số và chịu trách nhiệm về tính đồng nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. Trường hợp không đồng ý ký thì trả lại các bước trước đó.

- Bước 7. Cấp số, gửi văn bản

Văn thư Bộ cấp số, đóng dấu văn bản; sau đó gửi văn bản trên trục liên thông nội bộ, quốc gia và gửi văn bản giấy (đối với những nơi chưa liên thông).

- Bước 8. Quản lý, lưu văn bản

Văn thư Bộ, công chức được giao xử lý sắp xếp, nộp lưu văn bản.

Trình ký ban hành Giấy mời của Chánh Văn phòng ký thừa lệnh

- Bước 1. Công chức, viên chức chuyên môn dự thảo giấy mời, hoàn thiện nội dung, gửi file word tới công chức phòng Tổng hợp để trình ký.

- Bước 2. Phòng Tổng hợp hoàn thiện giấy mời và trình Chánh Văn phòng ký.

- Bước 3. Chánh Văn phòng kiểm tra, ký văn bản.

- Bước 4. Văn thư Bộ ký số, đóng dấu, gửi liên thông, lưu văn bản.

Trình ký ban hành Thông báo kết luận cuộc họp của Lãnh đạo Bộ (Chánh Văn phòng ký thừa lệnh)

- Bước 1. Công chức, viên chức chuyên môn dự thảo Thông báo kết luận, hoàn thiện nội dung, trình Lãnh đạo đơn vị.

- Bước 2. Lãnh đạo đơn vị xin ý kiến Văn phòng Bộ, đơn vị có liên quan; hoàn thiện Dự thảo và xin ý kiến Lãnh đạo Bộ.

- Bước 3. Phòng Tổng hợp kiểm tra bản có ý kiến đồng ý của Lãnh đạo Bộ và hoàn thiện Thông báo kết luận và trình Chánh Văn phòng ký.

- Bước 4. Chánh Văn phòng kiểm tra, ký văn bản; chuyển Văn thư Bộ phát hành.

- Bước 5. Văn thư Bộ thực hiện ký số, đóng dấu, gửi liên thông, lưu văn bản theo quy định.

Trình ký văn bản thừa lệnh, thừa ủy quyền

- Bước 1. Công chức, viên chức chuyên môn dự thảo văn bản và trình lãnh đạo đơn vị.

- Bước 2. Lãnh đạo đơn vị kiểm tra nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, ký văn bản. Yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có)

- Bước 3. Văn thư Bộ kiểm tra văn bản giao ký thừa ủy quyền và ký số, cấp số, đóng dấu văn bản; in 02 bản lưu giấy và phát hành văn bản giấy đến nơi nhận chưa có liên thông.

Cách thức thực hiện thủ tục xử lý văn bản đến và văn bản đi của cá nhân, tổ chức thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn là gì?

Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 1, 2 Mục 4 Phần 2 Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 2202/QĐ-BNN-VP năm 2023 quy định cách thức thực hiện thủ tục xử lý văn bản đến và văn bản đi của cá nhân, tổ chức thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn theo hai cách:

Trực tiếp hoặc điện tử.