Mẫu Công văn thông báo mới nhất 2024? Hướng dẫn cách viết Công văn thông báo mới nhất 2024?

Nội dung chính

• Mẫu Công văn thông báo mới nhất 2024? Hướng dẫn cách viết Công văn thông báo mới nhất 2024?
• Quy định soạn thảo văn bản hành chính như thế nào?
• Quy định về ký ban hành văn bản hành chính thế nào?

Mẫu Công văn thông báo mới nhất 2024? Hướng dẫn cách viết Công văn thông báo mới nhất 2024?

Căn cứ tại Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định Công văn là một loại văn bản hành chính dùng để thông báo, đề xuất, đề nghị,...

Mẫu Công văn thông báo là văn bản được sử dụng phổ biến với mục đích thông báo về một việc nào đó của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để chủ thể khác biết, từ đó có phương hướng thực hiện các công việc tiếp theo cho phù hợp.

Có thể tham khảo một số mẫu Công văn thông báo mới nhất 2024 dưới đây:

(1) Mẫu Công văn thông báo chung:

Tải về mẫu Công văn thông báo chung tại đây

(2) Mẫu Công văn thông báo giao hàng:

Tải về mẫu Công văn thông báo giao hàng tại đây

(3) Mẫu Công văn thông báo thay đổi địa chỉ công ty:

Tải về mẫu Công văn thông báo thay đổi địa chỉ công ty tại đây

(4) Mẫu Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ:

Tải về mẫu Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ tại đây

Hướng dẫn cách viết Công văn thông báo:

Tại Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về thể thức văn bản như sau:

Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính

a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

c) Số, ký hiệu của văn bản.

d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

e) Nội dung văn bản.

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

i) Nơi nhận.

Theo đó, khi soạn thảo công văn cần phải đáp ứng thể thức gồm các thành phần chính nếu trên.

Đồng thời cần phải lưu ý:

Khi soạn thảo công văn cần phải đảm bảo câu chữ ngắn gọn, súc tích, văn phong nghiêm túc, lịch sự và đảm bảo tính thuyết phục cao; mỗi công văn chứa một chủ đề duy nhất, rõ ràng, khoa học, đúng trọng tâm, tránh dài dòng và lan man.

Mẫu Công văn thông báo mới nhất 2024? Hướng dẫn cách viết Công văn thông báo mới nhất 2024? (Hình từ internet)

Quy định soạn thảo văn bản hành chính như thế nào?

Căn cứ tại Điều 10 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định soạn thảo văn bản hành chính như sau:

- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.

- Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.

Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.

- Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.

- Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

Quy định về ký ban hành văn bản hành chính thế nào?

Căn cứ tại Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định ký ban hành văn bản hành chính như sau:

- Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

- Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

- Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

- Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

- Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

- Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.