Ký nháy là gì? Có mấy loại ký nháy? Vị trí của chữ ký nháy trong văn bản? Người ký nháy có trách nhiệm thế nào?

Nội dung chính

• Ký nháy là gì? Vị trí của chữ ký nháy trong văn bản?
• Có mấy loại ký nháy? Người ký nháy có trách nhiệm thế nào?
• Quy định cách ký tên, đóng dấu chuẩn theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP như thế nào?

Ký nháy là gì? Vị trí của chữ ký nháy trong văn bản?

"Ký nháy là gì?" là câu hỏi thường gặp khi tìm hiểu về các thủ tục và quy định trong soạn thảo văn bản hành chính, hợp đồng. Vậy, ký nháy là gì mà nhiều người lại cho rằng đây là bước quan trọng để đảm bảo tính xác thực của tài liệu? Không ít người còn đặt câu hỏi "ký nháy là gì" khi tham gia vào quá trình duyệt và phê duyệt văn bản nội bộ. Tìm hiểu ký nháy là gì giúp người sử dụng văn bản có thêm thông tin để kiểm soát độ chính xác trước khi văn bản được ban hành.

Hiện nay, chưa có quy định pháp luật cụ thể nào giải thích về thế nào là ký nháy. Tuy nhiên, trên thực tế, việc ký nháy có thể hiểu như sau:

- Vị trí thường thấy của chữ ký nháy trong văn bản:

+ Cuối dòng hoặc cuối đoạn văn bản: Để xác nhận nội dung của dòng hoặc đoạn đó đã được xem xét.

+ Cuối mỗi trang của văn bản: Nhằm tránh tình trạng các trang bị chỉnh sửa hoặc thay đổi nội dung sau khi đã ký nháy.

+ Cuối toàn bộ văn bản: Là chữ ký nháy cuối cùng để xác nhận nội dung của toàn bộ tài liệu.

+ Bên cạnh phần “Nơi nhận”: Thường xuất hiện trong các văn bản hành chính để xác nhận phần đơn vị, bộ phận nhận văn bản đã được kiểm tra về tính chính xác.

*Lưu ý: Thông tin trên chỉ mang tính chất tham khảo!

Ký nháy là gì? Có mấy loại ký nháy? Vị trí của chữ ký nháy trong văn bản? Người ký nháy có trách nhiệm thế nào? (Hình ảnh Internet)

Có mấy loại ký nháy? Người ký nháy có trách nhiệm thế nào?

(1) Các loại ký nháy

Ký nháy thường có ba loại phổ biến như sau:

- Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản

Chữ ký nháy này xác nhận tính liền mạch của văn bản, người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình kiểm tra, rà soát nội dung. Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như đóng dấu giáp lai.

Việc ký nháy vào từng trang của văn bản đối với những văn bản có nhiều trang thể hiện tính liền mạch của văn bản. Người soạn thảo hoặc người rà soát có thể tránh việc bị đối tượng xấu đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.

- Chữ ký chốt nội dung ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản

Chữ ký nháy này là của người soạn thảo văn bản. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo.

- Chữ ký tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận

Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

(2) Trách nhiệm của người ký nháy

Người ký nháy có trách nhiệm chính như sau:

- Xác nhận nội dung: Đảm bảo rằng các thông tin, số liệu trong tài liệu là chính xác và đã được kiểm tra kỹ trước khi trình ký chính thức.

- Chịu trách nhiệm về nội dung ký nháy: Nếu có sai sót hoặc thiếu sót trong tài liệu, người ký nháy có thể phải chịu trách nhiệm do không đảm bảo tính chính xác của thông tin.

- Duyệt và phê duyệt nội bộ: Đảm bảo tài liệu được xem xét bởi các cấp quản lý trước khi trình ký chính thức. Việc ký nháy thể hiện sự đồng ý với nội dung của tài liệu từ phía người ký.

*Lưu ý: Thông tin trên chỉ mang tính chất tham khảo!

Quy định cách ký tên, đóng dấu chuẩn theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP như thế nào?

Chữ ký chính thức là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn văn bản, ký ở bên dưới vị trí ghi chức danh hoặc định danh người ký văn bản. Chữ ký này trong văn bản phải tự tay ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu tên, chức danh, dấu đơn vị.

Cụ thể, cách ký tên và đóng dấu văn bản được quy định tại Mục 7 Phần II Phụ lục I kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư như sau:

Về cách ký tên

Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu.

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.

- Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

Về cách đóng dấu

- Đóng dấu của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, trùm lên 1/3 chữ ký.

- Đóng dấu treo: Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

- Đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.