Hướng dẫn của cơ quan thuế về xử lý trường hợp lập hóa đơn điện tử nhưng có sai sót về số tiền trong hóa đơn?

Nội dung chính

• Mẫu điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót được quy định như thế nào?
• Mẫu số 04/SS-HĐT sử dụng trong trường hợp nào?
• Hóa đơn điện tử sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn thì có sử dụng mẫu số 04/SS-HĐĐT không?

Mẫu điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót được quy định như thế nào?

Mẫu điều chỉnh hóa đơn điện tử được quy định theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có dạng như sau:

Tải mẫu điều chỉnh hóa đơn điện tử: tại đây.

Hướng dẫn của cơ quan thuế về xử lý trường hợp lập hóa đơn điện tử nhưng có sai sót về số tiền trong hóa đơn?

Mẫu số 04/SS-HĐT sử dụng trong trường hợp nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Xử lý hóa đơn có sai sót

1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

...

3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót.

Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

Như vậy, mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sử dụng trong trường hợp:

- Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót

- Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót về về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót

- Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót sẽ gửi thông báo đến người bán và người bán gửi văn bản điều chỉnh theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn thì có sử dụng mẫu số 04/SS-HĐĐT không?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc xử lý hóa đơn có sai sót như sau:

Xử lý hóa đơn có sai sót

...

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

...

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

...

Theo quy định trên thì khi điều chỉnh hóa đơn sai sót về số tiền ghi trong hóa đơn điện tử thì bên lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Đồng thời hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Tại Công văn 3136/CTHN-TTHT năm 2023 của Tổng cục Thuế hướng dẫn trường hợp tương tự đối với Ngân hàng KEB Hana - Chi nhánh Hà Nội như sau:

Trường hợp Ngân hàng thực hiện lập hóa đơn điện tử, đã gửi cho người mua, sau đó phát hiện có sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn và lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm” theo hướng dẫn tại điểm b1 Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và không phải gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đến cơ quan thuế.

Như vậy, đối với hóa đơn điện tử có sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn thì bên lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót theo hướng dẫn trên và không phải gửi mẫu số 04/SS-HĐĐT (Mẫu điều chỉnh hóa đơn điện tử).