Hướng dẫn cách nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo Thông tư 13/2023/TT-BNV?

Nội dung chính

• Hướng dẫn cách nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo Thông tư 13/2023/TT-BNV?
• Việc sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử tại Lưu trữ cơ quan được quy định như thế nào?
• Trách nhiệm của người làm lưu trữ trong việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử là gì?

Hướng dẫn cách nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo Thông tư 13/2023/TT-BNV?

Việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 5 Thông tư 13/2023/TT-BNV.

Theo đó, việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện như sau:

- Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đúng thành phần, cấu trúc, định dạng theo quy định tại Thông tư 13/2023/TT-BNV và Điều 7 Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ 2011.

- Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

- Mã hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu được giữ nguyên theo quy định tại khoản 4 Điều 4 Thông tư 13/2023/TT-BNV và bảo đảm tính duy nhất trong Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Lưu trữ cơ quan.

- Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trên cơ sở kết nối giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Hướng dẫn cách nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo Thông tư 13/2023/TT-BNV? (Hình từ Internet)

Việc sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử tại Lưu trữ cơ quan được quy định như thế nào?

Tại Điều 8 Thông tư 13/2023/TT-BNV quy định về việc sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử tại Lưu trữ cơ quan như sau:

- Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được sử dụng để giải quyết thủ tục hành chính và phục vụ các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

- Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử đã nộp lưu phải được sử dụng trực tuyến thông qua Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh.

- Lưu trữ cơ quan phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử đã nộp lưu theo quy định của Luật Lưu trữ 2011 và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

- Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại Lưu trữ cơ quan phải bảo đảm tính năng cho phép trích xuất dữ liệu từ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử dưới dạng văn bản điện tử theo định dạng quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 13/2023/TT-BNV hoặc in ra văn bản giấy để phục vụ giải quyết thủ tục hành chính.

Trách nhiệm của người làm lưu trữ trong việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử là gì?

Tại Điều 9 Thông tư 13/2023/TT-BNV quy định về trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc lập hồ sơ, thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

2. Người giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định.

3. Người làm lưu trữ có trách nhiệm:

a) Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

b) Thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

c) Giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

d) Tổ chức hủy hồ sơ thủ tục hành chính điện tử hết giá trị theo quy định của pháp luật và theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Theo đó, người làm lưu trữ có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử như sau:

- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

- Thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

- Giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

- Tổ chức hủy hồ sơ thủ tục hành chính điện tử hết giá trị theo quy định của pháp luật và theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Bên cạnh đó, người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc lập hồ sơ, thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

Người giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định.

Thông tư 13/2023/TT-BNV sẽ có hiệu lực từ ngày 15/10/2023