Hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai, cách ghi số chứng thực đối với bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính?

Nội dung chính

• Có bắt buộc phải đóng dấu giáp lai đối với văn bản điện tử khi chứng thực bản sao điện tử từ bản chính hay không?
• Hệ thống số chứng thực của bản sao giấy và bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có phải là cùng một hệ thống số không?
• Lệ phí trong việc cấp bản sao từ bản chính được quy định như thế nào?
• Bộ Tư pháp có trách nhiệm gì trong việc thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính?

Có bắt buộc phải đóng dấu giáp lai đối với văn bản điện tử khi chứng thực bản sao điện tử từ bản chính hay không?

Cục hộ tịch, Quốc tịch, chứng thực ban hành Công văn 614/HTQTCT-CT năm 2021 nhằm hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực. Trong đó, có hướng dẫn nội dung về đóng dấu giáp lai đối với văn bản điện tử khi chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.

* Về đóng dấu giáp lai:

Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính là văn bản điện tử thống nhất, định dạng .pdf. Pháp luật không quy định về việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản điện tử. Vì vậy, khi chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo quy định tại khoản 3 Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP, cơ quan thực hiện chứng thực không thực hiện đóng dấu giáp lai.

Theo đó, việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được quy định tại khoản 3 Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP như sau:

Yêu cầu cấp bản sao điện tử có giá trị pháp lý

...

3.Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, thẩm quyền, địa điểm, giấy tờ, văn bản làm cơ sở để thực hiện, trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, thời hạn thực hiện và việc gia hạn thời hạn, lệ phí và các chi phí khác, chế độ lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực bản sao từ bản chính. Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:

a) Tổ chức, cá nhân xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu làm cơ sở để chứng thực bản sao.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

b) Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số của người thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực.

Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Theo đó, khi chứng thực bản sao điện tử từ bản chính từ quy định trên, cơ quan thực hiện chứng thực không thực hiện đóng dấu giáp lai.

Hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai, cách ghi số chứng thực đối với bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính? (Hình từ Internet)

Hệ thống số chứng thực của bản sao giấy và bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có phải là cùng một hệ thống số không?

Công văn 614/HTQTCT-CT năm 2021 hướng dẫn về cách ghi số chứng thực như sau:

Bản sao giấy được chứng thực từ bản chính và bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính được thực hiện theo các quy định tại các văn bản khác nhau nên mang hệ thống số khác nhau. Khi người dân có yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan thực hiện chứng thực ghi số chứng thực theo quy định tại Điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2020/TT-BTP. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền chứng thực thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo yêu cầu của người dân thì phải thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP và lấy số theo quy trình cấp bản sao điện tử.

Yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan thực hiện chứng thực ghi số chứng thực theo quy định tại Điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2020/TT-BTP:

Trường hợp cơ quan có thẩm quyền chứng thực thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo yêu cầu của người dân thì phải thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP và lấy số theo quy trình cấp bản sao điện tử:

Lệ phí trong việc cấp bản sao từ bản chính được quy định như thế nào?

Đối với lệ phí cấp bản sao từ bản chính được hướng dẫn trong Công văn 614/HTQTCT-CT năm 2021 như sau:

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thì bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện khi có yêu cầu của người dân, không quy định phải cấp đồng thời khi cấp bản sao từ bản chính theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Vì vậy, cơ quan thực hiện chứng thực chỉ thu phí bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao điện tử chứng thực từ bản chính khi người dân có yêu cầu chứng thực một trong hai thủ tục này.

Trường hợp người dân có yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, đồng thời yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính thì cơ quan thực hiện chứng thực thực hiện thu phí cả hai thủ tục.

Bộ Tư pháp có trách nhiệm gì trong việc thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính?

Theo hướng dẫn tại Công văn 614/HTQTCT-CT năm 2021 về các cơ quan quản lý nhà nước như sau:

Theo quy định tại Điều 43 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Điều 32 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thì Bộ Tư pháp giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi cả nước.

Tuy nhiên, Bộ Tư pháp chỉ là cơ quan phối hợp,Văn phòng Chính phủ là cơ quan chủ trì triển khai, hướng dẫn quy trình chuyên môn kỹ thuật chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.