Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử để được chuyển sang chứng từ giấy phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện gì?

Nội dung chính

• Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử để được chuyển sang chứng từ giấy phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện gì?
• Thời gian nộp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử là khi nào?
• Việc lưu trữ chứng từ Bảo hiểm xã hội điện tử được quy định ra sao?

Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử để được chuyển sang chứng từ giấy phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 9 Nghị định 166/2016/NĐ-CP quy định về yêu cầu đối với chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử như sau:

Yêu cầu đối với chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử

1. Các chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử theo quy định tại Điều 8 Nghị định này phải có đủ chữ ký số của những người có trách nhiệm ký chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử theo quy định của pháp luật.

Trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử chỉ có chữ ký của người có thẩm quyền thì hệ thống thông tin phải có khả năng nhận biết và xác nhận việc đã xử lý của những người có trách nhiệm theo quy định của pháp luật trong quá trình luân chuyển chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đến người ký cuối cùng.

2. Trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử có thành phần kèm theo ở dạng giấy thì cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội phải chuyển đổi sang dạng điện tử theo quy định của Luật giao dịch điện tử. Việc chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ giấy;

b) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử;

c) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử.

3. Khi cần thiết, chứng từ điện tử có thể chuyển sang chứng từ giấy, nhưng phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ điện tử;

b) Người thực hiện chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy phải ký và ghi rõ họ tên trên chứng từ giấy; phải đóng thêm dấu đối với những loại chứng từ có quy định phải đóng dấu.

c) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy.

Như vậy, căn cứ theo quy định nêu trên thì chứng từ điện tử có thể chuyển sang chứng từ giấy khi cần thiết nhưng phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện như sau:

- Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ điện tử;

- Người thực hiện chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy phải ký và ghi rõ họ tên trên chứng từ giấy; phải đóng thêm dấu đối với những loại chứng từ có quy định phải đóng dấu.

- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy.

Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử để được chuyển sang chứng từ giấy phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện gì? (Hình từ internet)

Thời gian nộp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử là khi nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 10 Nghị định 166/2016/NĐ-CP quy định như sau:

Thời gian nộp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được thực hiện các giao dịch điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc Tổ chức I-VAN 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần.

2. Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Tổ chức I-VAN gửi thông báo xác nhận đã nhận được chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đến địa chỉ thư điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân chậm nhất 15 phút sau khi nhận được chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp gửi đến.

Như vậy, căn cứ theo quy định nêu trên thì cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc Tổ chức I-VAN 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần.

Việc lưu trữ chứng từ Bảo hiểm xã hội điện tử được quy định ra sao?

Căn cứ tại Điều 11 Nghị định 166/2016/NĐ-CP như sau:

Lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử

Thời hạn lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống thông tin và các chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đang lưu hành, thì tiếp tục được lưu trữ cho đến khi việc hủy chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử không làm ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác.

Đồng thời, tại Điều 5 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 838/QĐ-BHXH năm 2017 quy định như sau:

Hệ thống quản lý thông tin

...

3. Lưu trữ chứng từ BHXH điện tử

Hệ thống quản lý thông tin tự động thực hiện việc lưu trữ đầy đủ, nguyên trạng dữ liệu chứng từ BHXH điện tử tại cơ sở dữ liệu BHXH điện tử của BHXH Việt Nam. Có giải pháp kỹ thuật để thực hiện việc sao lưu dữ liệu dự phòng và khôi phục hỏng hóc khi Hệ thống quản lý thông tin gặp sự cố.

Như vậy theo như nội dung nêu trên, thời hạn lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Hệ thống quản lý thông tin tự động thực hiện việc lưu trữ đầy đủ, nguyên trạng dữ liệu chứng từ BHXH điện tử tại cơ sở dữ liệu BHXH điện tử của BHXH Việt Nam.

Đồng thời có giải pháp kỹ thuật để thực hiện việc sao lưu dữ liệu dự phòng và khôi phục hỏng hóc khi Hệ thống quản lý thông tin gặp sự cố.