Các quy định cần lưu ý khi lập mẫu 04/SS-HĐĐT theo Nghị định 123/2023/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC?

Nội dung chính

• Mẫu 04/SS-HĐĐT là mẫu gì?
• Trường hợp nào bắt buộc phải lập mẫu 04/SS-HĐĐT và không phải lập mẫu 04/SS-HĐĐT?
• Hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT là ngày nào?
• Chậm nộp mẫu 04/SS-HĐĐT bị phạt bao nhiêu tiền?
• Sau khi gửi mẫu 04/SS-HĐĐT thì phải làm gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC và khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có đề cập đến mẫu 04/SS-HĐĐT. Dưới đây là những vấn đề cần lưu ý về mẫu 04/SS-HĐĐT.

Mẫu 04/SS-HĐĐT là mẫu gì?

Mẫu 04/SS-HĐĐT có tên đầy đủ là mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Mẫu này sẽ giúp cơ quan thuế nhận biết được đơn vị đã xử lý hóa đơn nào bị sai sót và cập nhật trên hệ thống cơ quan thuế.

Trường hợp nào bắt buộc phải lập mẫu 04/SS-HĐĐT và không phải lập mẫu 04/SS-HĐĐT?

Căn cứ tại Công văn 1647/TCT-CS năm 2023, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, bắt buộc phải lập mẫu 04/SS-HĐĐT và không phải lập mẫu 04/SS-HĐĐT trong trường hợp sau:

(1) Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã chưa gửi cho người mua có sai sót => người bán gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế, lập hóa đơn mới, ký số gửi cơ quan thuế cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn có sai sót gửi cho người mua.

(2) Trường hợp hóa đơn có mã/không có mã đã gửi cho người mua, người mua/người bán phát hiện có sai sót:

- Có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác: Người bán thông báo cho người mua, gửi mẫu 04/SS-HĐĐT và không phải lập lại hóa đơn.

- Có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn 01 trong 02 cách sau:

+ Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

+ Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót

Như vậy:

- Khi lập hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế thì không phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT.

- Khi huỷ hóa đơn đã gửi cơ quan thuế cấp mã, chưa gửi người mua hoặc hóa đơn sai tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác (trừ trường hợp hóa đơn không mã chưa gửi cơ quan thuế) thì phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT.

Trường hợp hủy/giải trình hóa đơn điện tử sẽ phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT.

Các quy định cần lưu ý khi lập mẫu 04/SS-HĐĐT theo Nghị định 123/2023/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC?

Hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT là ngày nào?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Ví dụ: Ngày 01/6/2023 doanh nghiệp A lập hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp mã, đến 20/6/2023 phát hiện có sai sót thuộc trường hợp phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT, hạn chót gửi mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế là ngày 30/6/2023 (bao gồm cả trường hợp kê khai theo tháng và theo quý) - ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng tháng 6 và quý II.

Lưu ý: Một năm có 12 kỳ kê khai theo tháng, 04 kỳ kê khai theo quý.

Chậm nộp mẫu 04/SS-HĐĐT bị phạt bao nhiêu tiền?

Căn cứ tại Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được đính chính bởi khoản 2 Công văn 29/CP-KTTH năm 2021) quy định mức phạt khi chậm nộp mẫu 04/SS-HĐĐT như sau:

Lưu ý: Các hành vi vi phạm về lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn đã được quy định tại Điều 23, 25 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì không áp dụng Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP khi xử phạt vi phạm hành chính

Mức phạt tiền nêu trên áp dụng đối với tổ chức. Trường hợp cá nhân vi phạm thì mức phạt tiền bằng 1/2 tổ chức.

Sau khi gửi mẫu 04/SS-HĐĐT thì phải làm gì?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và điểm 1 Phụ lục đính kèm theo Công văn 5113/TCT-CS năm 2021 của Tổng cục Thuế như sau:

- Sau khi cơ quan thuế tiếp nhận Mẫu số 04/SS-HĐĐT do người bán gửi đến, cơ quan thuế thực hiện cấp mã cho hóa đơn điện tử mới do người bán lập gửi đến cơ quan thuế theo quy định, hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế

- Sau đó cơ quan thuế ban hành thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để gửi người bán.

Mặt khác, trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót, đối với trường hợp người bán thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì sau khi tiếp nhận Mẫu số 04/SS-HĐĐT do người bán gửi đến, cơ quan thuế ban hành ngay thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để gửi người bán.