Hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính là gì? Hướng dẫn chuẩn bị và nộp hồ sơ điện tử khi thực hiện thủ tục hành chính?

Nội dung chính

• Hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính là gì?
• Hướng dẫn chuẩn bị và nộp hồ sơ điện tử khi thực hiện thủ tục hành chính ra sao?
• Trường hợp nào cá nhân sẽ sửa đổi, bổ sung hồ sơ điện tử khi thực hiện thủ tục hành chính?

Hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính là gì?

Hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính được giải thích tại Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Môi trường điện tử: là môi trường trong đó thông tin được tạo lập, cung cấp, trao đổi, thu thập, xử lý, lưu trữ thông qua mạng Internet, mạng máy tính, các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu.

2. Thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử: là việc cơ quan, tổ chức, cá nhân tiến hành toàn bộ hoặc một số bước thực hiện thủ tục hành chính, thủ tục giải quyết công việc bằng phương tiện điện tử thông qua các dịch vụ công trực tuyến.

3. Hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính: là những loại giấy tờ, tài liệu ở dạng điện tử được tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính nộp, bổ sung cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định hoặc giấy tờ, tài liệu ở dạng điện tử được luân chuyển giữa các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính.

...

Theo đó, hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính được hiểu là những loại giấy tờ, tài liệu ở dạng điện tử được tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính nộp, bổ sung cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định hoặc giấy tờ, tài liệu ở dạng điện tử được luân chuyển giữa các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính.

Hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính là gì? Hướng dẫn chuẩn bị và nộp hồ sơ điện tử khi thực hiện thủ tục hành chính? (Hình từ internet)

Hướng dẫn chuẩn bị và nộp hồ sơ điện tử khi thực hiện thủ tục hành chính ra sao?

Việc chuẩn bị và nộp hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính được thực hiện như quy định tại Điều 9 Nghị định 45/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:

Chuẩn bị và nộp hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính

1. Tổ chức, cá nhân chuẩn bị hồ sơ điện tử, kê khai mẫu đơn, tờ khai điện tử theo yêu cầu của hệ thống cung cấp dịch vụ công trực tuyến như sau:

a) Khai mẫu đơn, tờ khai trên các biểu mẫu điện tử được cung cấp sẵn;

b) Đăng tải các giấy tờ, tài liệu điện tử hợp lệ hoặc dẫn nguồn tài liệu từ Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân;

c) Ký chữ ký số vào mẫu đơn, tờ khai, giấy tờ, tài liệu điện tử nếu có yêu cầu. Việc yêu cầu ký số được công khai trước khi tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ điện tử. Thành phần hồ sơ được ký chữ ký số có giá trị pháp lý như văn bản giấy được ký hợp lệ.

2. Sau khi hoàn thành chuẩn bị hồ sơ, mẫu đơn, tờ khai điện tử, tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận. Các thông tin, dữ liệu sau khi được ghi nhận nếu được tổ chức, cá nhân đồng ý sẽ được hệ thống thông tin lưu giữ và điền tự động trong các biểu mẫu điện tử, hồ sơ điện tử khi thực hiện các thủ tục hành chính lần sau theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân.

Như vậy, việc chuẩn bị và nộp hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính được thực hiện theo trình tự sau:

Bước 01: Khai mẫu đơn, tờ khai trên các biểu mẫu điện tử được cung cấp sẵn.

Bước 02: Đăng tải các giấy tờ, tài liệu điện tử hợp lệ hoặc dẫn nguồn tài liệu từ Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân.

Bước 03: Ký chữ ký số vào mẫu đơn, tờ khai, giấy tờ, tài liệu điện tử nếu có yêu cầu.

Lưu ý: Việc yêu cầu ký số được công khai trước khi tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ điện tử. Thành phần hồ sơ được ký chữ ký số có giá trị pháp lý như văn bản giấy được ký hợp lệ.

Trường hợp nào cá nhân sẽ sửa đổi, bổ sung hồ sơ điện tử khi thực hiện thủ tục hành chính?

Việc sửa đổi, bổ sung thông tin hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính được quy định tại Điều 12 Nghị định 45/2020/NĐ-CP như sau:

Sửa đổi, bổ sung thông tin hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính

1. Tổ chức, cá nhân thực hiện sửa đổi, bổ sung thành phần hồ sơ trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

2. Hình thức sửa đổi, bổ sung hồ sơ điện tử bao gồm:

a) Tạo lập thông tin sửa đổi, bổ sung theo tiêu chí, định dạng theo hướng dẫn và gửi đến Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh;

b) Khai báo trực tiếp trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh.

c) Việc sửa đổi, bổ sung thông tin, hồ sơ điện tử được lưu lại lịch sử sửa đổi và không làm thay đổi mã hồ sơ thủ tục hành chính.

Theo quy định này thì khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, tổ chức, cá nhân sẽ thực hiện sửa đổi, bổ sung thành phần hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính.