Doanh nghiệp thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán nhưng không thành lập Hội đồng tiêu hủy thì có bị xử phạt hay không?

Nội dung chính

• Doanh nghiệp khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán có bắt buộc phải thành lập Hội đồng tiêu hay không?
• Doanh nghiệp thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán nhưng không thành lập Hội đồng tiêu hủy thì có bị xử phạt hay không?
• Những tài liệu kế toán nào phải lưu trữ vĩnh viễn?

Doanh nghiệp khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán có bắt buộc phải thành lập Hội đồng tiêu hay không?

Căn cứ theo Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:

Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán

1. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập "Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ". Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.

2. Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy" và "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ".

3. "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.

Như vậy, theo quy định nêu trên, bước đầu tiên để thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán là phải thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ. Thành phần Hội đồng tiêu hủy sẽ gồm có:

- Lãnh đạo doanh nghiệp;

- Kế toán trưởng;

- Đại diện của bộ phận lưu trữ;

- Các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chỉ định.

Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ (Hình từ Internet)

Doanh nghiệp thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán nhưng không thành lập Hội đồng tiêu hủy thì có bị xử phạt hay không?

Căn cứ theo điểm b khoản 3 Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định về việc xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau:

a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định;

b) Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;

b) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;

c) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;

d) Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.

3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

b) Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.

Lưu ý: Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP) thì mức mức phạt tiền quy định trên đây được áp dụng đối với cá nhân vi phạm. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Theo đó, nếu doanh nghiệp khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán mà không thành lập Hội đồng tiêu hủy thì có thể sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng.

Những tài liệu kế toán nào phải lưu trữ vĩnh viễn?

Theo Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì những tài liệu kế toán sau đây sẽ thuộc trường hợp phải lưu trữ vĩnh viễn:

(1) Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước:

- Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn;

- Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn;

- Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia;

- Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Lưu ý: Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

(2) Đối với hoạt động kinh doanh:

- Các tài liệu kế toán có tính sử liệu;

- Tài liệu kế toán có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Lưu ý: Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.