Doanh nghiệp có được thuê tổ chức khác lưu trữ tài liệu kế toán của đơn vị mình không? Những tài liệu kế toán nào phải được lưu trữ vĩnh viễn?

Nội dung chính

• Doanh nghiệp có được thuê tổ chức khác lưu trữ tài liệu kế toán của đơn vị mình không?
• Tài liệu kế toán của doanh nghiệp liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định phải lưu trữ tối thiểu bao nhiêu năm?
• Những tài liệu kế toán nào của doanh nghiệp phải được lưu trữ vĩnh viễn?

Doanh nghiệp có được thuê tổ chức khác lưu trữ tài liệu kế toán của đơn vị mình không?

Việc lưu trữ tài liệu kế toán của doanh nghiệp được quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

Nơi lưu trữ tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho của đơn vị đó. Đơn vị kế toán phải đảm bảo có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Trường hợp đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì có thể thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Tài liệu kế toán của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện đã được cấp phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán ở Việt Nam hoặc thuê tổ chức lưu trữ tại Việt Nam thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán. Khi kết thúc hoạt động tại việt Nam, người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định nơi lưu trữ tài liệu kế toán trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

...

Theo quy định, doanh nghiệp có thể thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán của đơn vị mình nếu doanh nghiệp không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị.

Doanh nghiệp có được thuê tổ chức khác lưu trữ tài liệu kế toán của đơn vị mình không? (Hình từ Internet)

Tài liệu kế toán của doanh nghiệp liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định phải lưu trữ tối thiểu bao nhiêu năm?

Tài liệu kế toán của doanh nghiệp liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định được quy định tại khoản 2 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

1. Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

2. Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.

3. Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.

4. Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

5. Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.

...

Như vậy, theo quy định, tài liệu kế toán của doanh nghiệp liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định phải lưu trữ tối thiểu là 10 năm.

Những tài liệu kế toán nào của doanh nghiệp phải được lưu trữ vĩnh viễn?

Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn được quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

...

Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

2. Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

3. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

Như vậy, theo quy định, đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán của doanh nghiệp phải lưu trữ vĩnh viễn gồm: các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.