Doanh nghiệp có bắt buộc phải lưu giữ điều lệ công ty tại trụ sở hay không? Nếu không lưu giữ điều lệ công ty thì doanh nghiệp bị xử phạt như thế nào?

Nội dung chính

• Những loại hình doanh nghiệp nào khi đăng ký cần phải có điều lệ công ty?
• Doanh nghiệp có bắt buộc phải lưu giữ điều lệ công ty tại trụ sở hay không?
• Doanh nghiệp không lưu giữ điều lệ công ty theo quy định thì bị xử phạt như thế nào?

Những loại hình doanh nghiệp nào khi đăng ký cần phải có điều lệ công ty?

Căn cứ quy định tại các Điều 20, Điều 21 và Điều 22 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định như sau:

"Điều 20. Hồ sơ đăng ký công ty hợp danh

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

2. Điều lệ công ty.

3. Danh sách thành viên.

4. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên.

5. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư."

"Điều 21. Hồ sơ đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

2. Điều lệ công ty.

3. Danh sách thành viên.

4. Bản sao các giấy tờ sau đây:

a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;

b) Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức.

Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư."

"Điều 22. Hồ sơ đăng ký công ty cổ phần

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

2. Điều lệ công ty.

3. Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài.

4. Bản sao các giấy tờ sau đây:

a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;

b) Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.

Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư."

Như vậy, đối với công ty cổ phần, công ty hợp danh và công ty trách nhiệm hữu hạn (một thành viên, hai thành viên trở lên) khi đăng ký đều phải cần có điều lệ công ty trong thành phần hồ sơ.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải lưu giữ điều lệ công ty tại trụ sở hay không?

Doanh nghiệp có bắt buộc phải lưu giữ điều lệ công ty tại trụ sở hay không? (Hình từ Internet)

Căn cứ Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định về chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp như sau:

"Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp

1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

2. Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật."

Theo đó, một trong những tài liệu mà doanh nghiệp phải lưu giữ theo quy định đó là điều lệ công ty.

Địa điểm tiến hành lưu giữ là tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; đồng thời thời gian lưu giữ điều lệ công ty cũng như các tài liệu cần thiết khác cũng được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Do đó, trường hợp trong điều lệ công ty có quy định địa điểm lưu giữ điều lệ công ty là một nơi khác không phải là trụ sở công ty thì doanh nghiệp bạn hoàn toàn có thể lưu giữ điều lệ công ty tại đó.

Doanh nghiệp không lưu giữ điều lệ công ty theo quy định thì bị xử phạt như thế nào?

Căn cứ khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP có quy định về hình thức xử phạt đối với những hành vi liên quan đến doanh nghiệp như sau:

"Điều 52. Vi phạm khác liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp

[...]

2. Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Không cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty;

b) Không lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông phát hành cổ phiếu;

c) Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, không viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;

d) Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty."

Như vậy, trong trường hợp không lưu giữ điều lệ công ty tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong điều lệ công ty, doanh nghiệp bạn có thể bị xử phạt từ 30 triệu đến 50 triệu đồng.