Công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử về tài nguyên và môi trường được pháp luật quy định như thế nào?

Nội dung chính

• Tài liệu lưu trữ điện tử về tài nguyên và môi trường bao gồm những tài liệu nào?
• Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường cần đáp ứng những yêu cầu nào?
• Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm những chức năng gì?
• Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như thế nào?

Tài liệu lưu trữ điện tử về tài nguyên và môi trường bao gồm những tài liệu nào?

Tài liệu lưu trữ điện tử về tài nguyên và môi trường (Hình từ Internet)

Theo Điều 20 Thông tư 03/2022/TT-BTNMT, tài liệu lưu trữ điện tử về tài nguyên và môi trường bao gồm:

- Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức;

- Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa thông tin, tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

Các tài liệu lưu trữ điện tử về tài nguyên và môi trường phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào theo quy định tại Điều 21 Thông tư 03/2022/TT-BTNMT;

Bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập;

Được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường.

Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường cần đáp ứng những yêu cầu nào?

Theo khoản 1 Điều 22 Thông tư 03/2022/TT-BTNMT, hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường cần đáp ứng những yêu cầu chung sau đây:

- Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quy trình nghiệp vụ thu nhận, lưu trữ, cập nhật, bảo quản, cung cấp, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử về tài nguyên và môi trường. Bảo đảm tạo lập, quản lý, lưu trữ tập trung, thống nhất, đồng bộ cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường và các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập;

- Tuân thủ Kiến trúc Chính phủ điện tử, Kiến trúc Chính quyền điện tử; Kiến trúc điện tử ngành Tài nguyên và Môi trường phù hợp với các quy định pháp luật, tiêu chuẩn, quy chuẩn về quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử;

- Bảo đảm kết nối, liên thông, tích hợp, chia sẻ thông tin tài liệu điện tử về tài nguyên và môi trường với Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước, Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của các địa phương, bộ ngành liên quan và với các Hệ thống thông tin nội bộ, chuyên ngành thông qua nền tảng chia sẻ, tích hợp dữ liệu quốc gia (NDXP), của Bộ, ngành, địa phương (LGSP);

- Bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng trong hoạt động vận hành, kết nối; khả năng quản lý tài khoản và xác thực tập trung.

Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm những chức năng gì?

Theo khoản 2 Điều 22 Thông tư 03/2022/TT-BTNMT quy định về chức năng, dịch vụ cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử như sau:

Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường

....

2. Các nhóm chức năng, dịch vụ cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử gồm:

a) Thu thập, cập nhật tài liệu lưu trữ;

b) Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;

c) Quản lý, lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ;

d) Xử lý tài liệu lưu trữ hết giá trị;

đ) Cung cấp, khai thác tài liệu lưu trữ;

e) Thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ;

g) Kết nối, liên thông, tích hợp, chia sẻ thông tin, dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Vây các nhóm chức năng, dịch vụ cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử được cập nhật bao gồm:

- Thu thập, cập nhật tài liệu lưu trữ;

- Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;

- Quản lý, lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ;

- Xử lý tài liệu lưu trữ hết giá trị;

- Cung cấp, khai thác tài liệu lưu trữ;

- Thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ;

- Kết nối, liên thông, tích hợp, chia sẻ thông tin, dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như thế nào?

Theo Điều 25 Thông tư 03/2022/TT-BTNMT, bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm một số nội dung như sau:

- Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được xem xét chuyển đổi định dạng lưu trữ theo công nghệ phù hợp 05 năm/1 lần. Trường hợp chuyển đổi định dạng lưu trữ phải lưu giữ lại tài liệu bản gốc để đảm bảo tính lịch sử của tài liệu lưu trữ. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá.

- Cơ quan, tổ chức lưu trữ phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.

- Phương tiện lưu trữ tài liệu điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin dữ liệu theo quy định của pháp luật.

- Hồ sơ, tài liệu điện tử được tổ chức quản lý, lưu trữ trên Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường của cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ lưu trữ, bảo quản tài liệu.