Công chức ngoài Bộ Khoa học và Công nghệ có được phép sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ không?

Nội dung chính

• Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ thông qua bằng hình thức nào?
• Công chức ngoài Bộ Khoa học và Công nghệ có được phép sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ không?
• Người sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ có được tự ý sao tài liệu lưu trữ không?

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ thông qua bằng hình thức nào?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 41 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành kèm theo Quyết định 2696/QĐ-BKHCN năm 2022, có quy định về các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:

Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm:

a) Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị;

b) Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử;

c) Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ;

d) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

2. Việc sao, chụp tài liệu lưu trữ do Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị thực hiện.

Như vậy, theo quy định trên thì tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ thông qua bằng các hình thức sau:

- Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị;

- Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử;

- Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ;

- Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

Công chức ngoài Bộ Khoa học và Công nghệ có được phép sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ không? (Hình từ Internet)

Công chức ngoài Bộ Khoa học và Công nghệ có được phép sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ không?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 40 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành kèm theo Quyết định 2696/QĐ-BKHCN năm 2022, có quy định về đối tượng, thẩm quyền và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu như sau:

Đối tượng, thẩm quyền và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu

1. Cá nhân trong và ngoài Bộ đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.

Trưởng Phòng Hành chính - Lưu trữ Văn phòng Bộ, Lãnh đạo phụ trách bộ phận văn thư, lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Bộ được phép giải quyết các nhu cầu về sử dụng tài liệu lưu trữ thông thường của cán bộ, công chức trong và ngoài Bộ.

2. Cán bộ, công chức ngoài Bộ nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Chánh Văn phòng Bộ hoặc Chánh Văn phòng đơn vị trực thuộc Bộ đồng ý.

3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được Chánh Văn phòng Bộ hoặc Chánh Văn phòng đơn vị trực thuộc Bộ đồng ý.

4. Người nước ngoài có yêu cầu khai thác tài liệu phải có hộ chiếu hợp lệ, văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác, học tập hoặc tổ chức quản lý có thẩm quyền và phải được Chánh Văn phòng Bộ hoặc Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ đồng ý.

5. Cán bộ, công chức được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được Chánh Văn phòng Bộ, Chánh Văn phòng đơn vị trực thuộc Bộ cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó đúng quy định và thời gian cho phép.

6. Việc khai thác, sử dụng tài liệu mật thực hiện theo Quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước của Bộ và pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Như vậy, theo quy định trên thì công chức ngoài Bộ Khoa học và Công nghệ vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Chánh Văn phòng Bộ hoặc Chánh Văn phòng đơn vị trực thuộc Bộ đồng ý mới được phép sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Người sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ có được tự ý sao tài liệu lưu trữ không?

Căn cứ tại khoản 4 Điều 42 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành kèm theo Quyết định 2696/QĐ-BKHCN năm 2022, có quy định về quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:

Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị phải có Nội quy khai thác tài liệu lưu trữ do Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ ban hành.

2. Nội quy khai thác tài liệu lưu trữ bao gồm các nội dung sau:

a) Thời gian phục vụ khai thác tài liệu.

b) Các giấy tờ cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu.

c) Vật dụng được và không được mang vào phòng đọc.

d) Trách nhiệm của độc giả tuân thủ hướng dẫn của cán bộ lưu trữ và chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về sử dụng tài liệu, ra vào cơ quan, phòng chống cháy nổ.

3. Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị phải lập các Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và Sổ đăng ký khai thác tài liệu để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.

4. Người khai thác, sử dụng tài liệu của Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị phải chấp hành nghiêm chỉnh Nội quy khai thác tài liệu lưu trữ; không tự ý sao, chụp tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép; không được viết, tẩy xóa, làm thất lạc, rách nát, hư hỏng hay xáo trộn trật tự tài liệu trong hồ sơ.

Như vậy, theo quy định trên thì người sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ phải chấp hành nghiêm chỉnh Nội quy khai thác tài liệu lưu trữ, không được tự ý sao tài liệu khi chưa được phép.