Có bắt buộc phải nhân bản văn bản đi đối với các văn bản giấy hay không? Trình tự quản lý văn bản đi được quy định như thế nào?

Nội dung chính

• Có bắt buộc phải nhân bản văn bản đi đối với các văn bản giấy hay không?
• Trình tự quản lý văn bản đi được quy định như thế nào?
• Văn bản đi sau khi phát hành có cần lưu lại hay không?

Có bắt buộc phải nhân bản văn bản đi đối với các văn bản giấy hay không?

Theo quy định tại Điều 17 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có quy định như sau:

"Điều 17. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn

1. Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy

a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản.

b) Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

2. Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử

Ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này."

Căn cứ quy định trên, có thể thấy trường hợp văn bản đi có ghi rõ số lượng cần nhân bản ở phần nơi nhận của văn bản thì cơ quan có thẩm quyền mới tiến hành nhân bản theo đúng số lượng được yêu cầu. Do đó, việc nhân bản đối với văn bản đi là văn bản giấy không phải là hoạt động bắt buộc mà được tiến hành theo yêu cầu nhân bản của cơ quan ban hành văn bản đi.

Trình tự quản lý văn bản đi được quy định như thế nào?

Tại Điều 14 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định trình tự quản lý văn bản đi cụ thể gồm các bước:

(1) Cấp số, thời gian ban hành văn bản.

(2) Đăng ký văn bản đi.

(3) Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).

(4) Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

(5) Lưu văn bản đi.

Quản lý văn bản đi

Văn bản đi sau khi phát hành có cần lưu lại hay không?

Hoạt động lưu văn bản đi theo quy định tại Điều 19 Nghị định 30/2020/NĐ-CP cụ thể như sau:

"1. Lưu văn bản giấy

a) Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

b) Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.

2. Lưu văn bản điện tử

a) Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

b) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.

c) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định này để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc."

Như vậy, đối với văn bản sau khi phát hành, dù là văn bản giấy hay văn bản điện tử cũng sẽ đều được lưu lại, cụ thể:

- Văn bản giấy được lưu bản gốc tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký; bản chính văn bản được lưu tại hồ sơ công việc

- Văn bản điện tử được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Bên cạnh đó, Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng có quy định chi tiết đối với các bước còn lại trong trình tự quản lý văn bản đi, cụ thể như sau:

(1) Cấp số, thời gian ban hành văn bản: quy định tại Điều 15 Nghị định 30/2020/NĐ-CP

- Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

+ Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng.

+ Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

+ Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

- Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.

- Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

(2) Đăng ký văn bản đi: quy định tại Điều 16 Nghị định 30/2020/NĐ-CP

- Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.

- Đăng ký văn bản

Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

+ Đăng ký văn bản bằng sổ

Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định này.

+ Đăng ký văn bản bằng Hệ thống

Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.

- Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

(3) Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: quy định tại Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP

- Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

- Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.

- Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

- Thu hồi văn bản

+ Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.

+ Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.

- Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

- Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định này.