Chứng từ kế toán theo hình thức chứng từ điện tử có thể chuyển về theo hình thức chứng từ giấy hay không?

Nội dung chính

• Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước có được lập trên máy vi tính hay không?
• Chứng từ kế toán theo hình thức chứng từ điện tử có thể chuyển về theo hình thức chứng từ giấy hay không?
• Chứng từ kế toán được chuyển sang hình thức chứng từ giấy thì người có liên quan phải thực hiện ký lên chứng từ như thế nào?

Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước có được lập trên máy vi tính hay không?

Căn cứ Điều 18 Thông tư 77/2017/TT-BTC quy định về mẫu chứng từ kế toán như sau:

Mẫu chứng từ kế toán

Mẫu chứng từ kế toán này bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn.

1. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là mẫu chứng từ đặc biệt có giá trị như tiền, gồm: séc, biên lai thu tiền, vé thu phí, lệ phí, trái phiếu, tín phiếu, công trái và các mẫu chứng từ bắt buộc khác. Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính ủy quyền in và phát hành. Đơn vị kế toán phải thực hiện đúng mẫu và nội dung ghi chép trên chứng từ.

2. Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn là mẫu chứng từ kế toán do Bộ trưởng Bộ Tài chính (hoặc Tổng Giám đốc KBNN được Bộ trưởng Bộ Tài chính ủy quyền) quy định về biểu mẫu và nội dung ghi chép. Đơn vị kế toán được phép lập chứng từ kế toán trên máy vi tính nhưng phải đảm bảo đúng mẫu và đúng nội dung ghi chép trên chứng từ theo quy định.

Như vậy, chứng từ kế toán hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước được Bộ trưởng Bộ Tài chính ủy quyền được phép lập chứng từ kế toán trên máy vi tính nhưng phải đảm bảo đúng mẫu và đúng nội dung ghi chép trên chứng từ theo quy định.

Chứng từ kế toán theo hình thức chứng từ điện tử có thể chuyển về theo hình thức chứng từ giấy hay không?

Căn cứ khoản 1 Điều 20 Thông tư 77/2017/TT-BTC (sửa đổi bởi khoản 1 Điều 1 Thông tư 19/2020/TT-BTC) quy định về việc chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy như sau:

Chuyển đổi chứng từ điện tử, chứng từ giấy

1. Khi cần thiết, chứng từ điện tử có thể chuyển sang chứng từ giấy, nhưng phải đáp ứng đủ các điều kiện được quy định tại Khoản 3 Điều 7 Nghị định số 165/2018/NĐ-CP ngày 24/12/2018 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.

...

Dẫn chiếu khoản 3 Điều 7 Nghị định 165/2018/NĐ-CP quy định về việc chuyển đổi chứng từ điện tử sang chứng từ giấy như sau:

Chuyển từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy

...

3. Chứng từ giấy được chuyển đổi từ chứng từ điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:

a) Phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung của chứng từ điện tử;

b) Có thông tin thể hiện chứng từ đã được xử lý trên hệ thống thông tin và tên của hệ thống thông tin hoặc tên của chủ quản hệ thống thông tin;

c) Có mã định danh của chứng từ điện tử để phục vụ việc tra cứu, xác minh thông tin hoặc có họ tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi;

d) Có con dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện việc chuyển đổi trong trường hợp phải thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên giao dịch.

đ) Tra cứu được tại bất kỳ thời điểm nào trong thời gian hệ thống thông tin hoạt động bình thường.

...

Theo đó, chứng từ kế toán có thể chuyển từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy nhưng phải đáp ứng các điều kiện sau:

- Phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung của chứng từ điện tử;

- Có thông tin thể hiện chứng từ đã được xử lý trên hệ thống thông tin và tên của hệ thống thông tin hoặc tên của chủ quản hệ thống thông tin;

- Có mã định danh của chứng từ điện tử để phục vụ việc tra cứu, xác minh thông tin hoặc có họ tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi;

- Có con dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện việc chuyển đổi trong trường hợp phải thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên giao dịch.

- Tra cứu được tại bất kỳ thời điểm nào trong thời gian hệ thống thông tin hoạt động bình thường.

Chứng từ kế toán theo hình thức chứng từ điện tử có thể chuyển về theo hình thức chứng từ giấy hay không? (Hình từ Internet)

Chứng từ kế toán được chuyển sang hình thức chứng từ giấy thì người có liên quan phải thực hiện ký lên chứng từ như thế nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 23 Thông tư 77/2017/TT-BTC quy định về chữ ký đối với chứng từ kế toán như sau:

Quy định về ký chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

Chứng từ kế toán phải do Thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải ký theo từng liên.

Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

...

Theo quy định trên thì chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

Chứng từ kế toán phải do Thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải ký theo từng liên.