Cấp số, thời gian ban hành văn bản đi mới nhất? Việc lưu văn bản đi được pháp luật quy định thế nào?

Nội dung chính

• Cấp số, thời gian ban hành văn bản đi được pháp luật quy định như thế nào?
• Việc lưu văn bản đi được quy định thế nào?
• Trình tự quản lý văn bản đi được quy định như thế nào?
• Đăng ký văn bản đi được thực hiện bằng những hình thức nào?

Cấp số, thời gian ban hành văn bản đi được pháp luật quy định như thế nào?

Cấp số, thời gian ban hành văn bản theo Điều 15 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định như sau:

- Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm).

Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

+ Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng.

+ Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

+ Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

- Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.

- Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Cấp số, thời gian ban hành văn bản đi mới nhất? Việc lưu văn bản đi được pháp luật quy định thế nào? (Hình từ Internet)

Việc lưu văn bản đi được quy định thế nào?

Căn cứ Điều 19 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về lưu văn bản đi như sau:

Lưu văn bản đi

1. Lưu văn bản giấy

a) Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

b) Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.

2. Lưu văn bản điện tử

a) Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

b) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.

c) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định này để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.

Như vậy, tùy thuộc vào lưu văn bản đi là lưu văn bản giấy hay lưu văn bản điện tử mà việc lưu văn bản đi có sự khác nhau và được quy định cụ thể tại Điều 19 nêu trên.

Trình tự quản lý văn bản đi được quy định như thế nào?

Trình tự quản lý văn bản đi theo Điều 14 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định như sau:

- Cấp số, thời gian ban hành văn bản.

- Đăng ký văn bản đi.

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).

- Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

- Lưu văn bản đi.

Đăng ký văn bản đi được thực hiện bằng những hình thức nào?

Đăng ký văn bản đi được thực hiện bằng những hình thức nào thì theo Điều 16 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về đăng ký văn bản đi như sau:

Đăng ký văn bản đi

1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.

2. Đăng ký văn bản

Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

a) Đăng ký văn bản bằng sổ

Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định này.

b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống

Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.

3. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Theo đó, đăng ký văn bản đi được thực hiện bằng sổ hoặc bằng Hệ thống, cụ thể:

Trường hợp đăng ký văn bản bằng sổ thì Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi.

Trường hợp đăng ký văn bản bằng Hệ thống thì văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.

Lưu ý:

Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.

Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.