Các cuộc họp của Hội đồng quản trị trong công ty cổ phần có cần ghi biên bản họp Hội đồng quản trị không?

Nội dung chính

• Cuộc họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần được tổ chức khi nào và bao nhiêu lần trong năm?
• Các cuộc họp của Hội đồng quản trị trong công ty cổ phần có cần ghi biên bản không?
• Công ty cổ phần có thể bầu ra thư ký công ty để đảm nhiệm việc ghi biên bản họp được không?

Cuộc họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần được tổ chức khi nào và bao nhiêu lần trong năm?

Căn cứ Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về cuộc họp Hội đồng quản trị như sau:

"Điều 157. Cuộc họp Hội đồng quản trị

...

2. Hội đồng quản trị họp ít nhất mỗi quý một lần và có thể họp bất thường.

3. Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị trong trường hợp sau đây:

a) Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị;

b) Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;

c) Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị;

d) Trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.

4. Đề nghị quy định tại khoản 3 Điều này phải được lập thành văn bản, trong đó nêu rõ mục đích, vấn đề cần thảo luận và quyết định thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.

5. Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị quy định tại khoản 3 Điều này. Trường hợp không triệu tập họp Hội đồng quản trị theo đề nghị thì Chủ tịch Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với công ty; người đề nghị có quyền thay thế Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị.

..."

Theo quy định trên thì cuộc họp Hội đồng quản trị được tổ chức ít nhất là một lần mỗi quý và cũng có thể họp bất thường. Như vậy, cuộc họp Hội đồng quản trị sẽ diễn ra ít nhất là 04 lần trong một năm.

Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị khi có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị; đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác; đề nghị của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị hoặc trường hợp khách do điều lệ công ty quy định.

Các cuộc họp của Hội đồng quản trị trong công ty cổ phần có cần ghi biên bản không?

Căn cứ Điều 158 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về biên bản họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần như sau:

"Điều 158. Biên bản họp Hội đồng quản trị

1. Các cuộc họp Hội đồng quản trị phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài, bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

b) Thời gian, địa điểm họp;

c) Mục đích, chương trình và nội dung họp;

d) Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;

đ) Vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;

e) Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;

g) Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;

h) Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;

i) Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

...

4. Biên bản họp Hội đồng quản trị và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

5. Biên bản lập bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng."

Theo đó, các cuộc họp của Hội đồng quản trị trong công ty cổ phần phải được ghi biên bản. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài nhưng phải đảm bảo đầy đủ những nội dung theo quy định.

Tải về mẫu biên bản cuộc họp mới nhất năm 2023: Tại Đây

Biên bản họp hội đồng quản trị

Công ty cổ phần có thể bầu ra thư ký công ty để đảm nhiệm việc ghi biên bản họp được không?

Căn cứ Điều 156 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về chủ tịch Hội đồng quản trị như sau:

"Điều 156. Chủ tịch Hội đồng quản trị

...

5. Khi xét thấy cần thiết, Hội đồng quản trị quyết định bổ nhiệm thư ký công ty. Thư ký công ty có quyền và nghĩa vụ sau đây:

a) Hỗ trợ tổ chức triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; ghi chép các biên bản họp;

b) Hỗ trợ thành viên Hội đồng quản trị trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao;

c) Hỗ trợ Hội đồng quản trị trong áp dụng và thực hiện nguyên tắc quản trị công ty;

d) Hỗ trợ công ty trong xây dựng quan hệ cổ đông và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cổ đông; việc tuân thủ nghĩa vụ cung cấp thông tin, công khai hóa thông tin và thủ tục hành chính;

đ) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định tại Điều lệ công ty."

Như vậy, nếu xét thấy cần thiết thì Hội đồng quản trị quyết định bổ nhiệm thư ký công ty hỗ trợ tổ chức triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; ghi chép các biên bản họp.