Ấn phẩm trắng lãnh sự là gì? Những cơ quan nào được sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự ở trong nước?

Nội dung chính

• Ấn phẩm trắng lãnh sự là gì?
• Những cơ quan nào được sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự ở trong nước?
• Định kỳ bao lâu thì Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh gửi ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng cho Cục Lãnh sự?

Ấn phẩm trắng lãnh sự là gì?

Theo khoản 1 Điều 2 Thông tư 03/2023/TT-BNG thì ấn phẩm trắng lãnh sự là các giấy tờ, vật phẩm, tài liệu được cơ quan có thẩm quyền sản xuất, in ấn dưới dạng phôi để sử dụng trong một phần hoặc toàn bộ các quy trình cấp giấy tờ lãnh sự như: hộ chiếu (ngoại giao, công vụ, phổ thông), và giấy tờ có giá trị xuất nhập cảnh khác theo quy định của pháp luật (kèm theo màng bảo vệ); thị thực (dán, rời); Giấy miễn thị thực (dán, rời); tem AB; bản chính Giấy khai sinh, bản sao Giấy khai sinh, bản chính Giấy chứng nhận kết hôn và các phôi khác theo quy định của pháp luật.

Những cơ quan nào được sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự ở trong nước?

Cơ quan được sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự ở trong nước được quy định tại Điều 13 Thông tư 03/2023/TT-BNG như sau:

Dự trù, cấp ấn phẩm trắng lãnh sự ở trong nước

1. Ấn phẩm trắng lãnh sự cấp cho các cơ quan trong nước gồm hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, thị thực (dán, rời), màng bảo vệ ảnh và giấy tờ khác theo quy định của pháp luật.

2. Các cơ quan sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự ở trong nước bao gồm Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.

3. Tháng 06 hàng năm, Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh căn cứ vào nhu cầu thực tế, số lượng đã sử dụng của các năm trước, dự trù số lượng các loại ấn phẩm trắng lãnh sự sử dụng cho năm sau. Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh thông báo dự trù nói trên bằng văn bản cho Cục Lãnh sự. Cục Lãnh sự tổng hợp dự trù, lên kế hoạch in và mua ấn phẩm trắng lãnh sự, bảo đảm cung cấp kịp thời để phục vụ công tác.

4. Khi có nhu cầu cấp ấn phẩm trắng lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh có văn bản gửi Cục Lãnh sự, trong đó ghi rõ số lượng ấn phẩm trắng lãnh sự đề nghị cấp và việc ủy quyền cho cán bộ của cơ quan hoặc cán bộ của cơ quan khác làm thủ tục nhận ấn phẩm trắng lãnh sự tại Cục Lãnh sự. Cán bộ được ủy quyền có trách nhiệm làm thủ tục tại Cục Lãnh sự và Cục Quản trị tài vụ để tiếp nhận ấn phẩm trắng lãnh sự.

Theo quy định trên, cơ quan sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự ở trong nước bao gồm Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.

Ấn phẩm trắng lãnh sự (Hình từ Internet)

Định kỳ bao lâu thì Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh gửi ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng cho Cục Lãnh sự?

Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh gửi ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng cho Cục Lãnh sự định kỳ quy định tại khoản 1 Điều 16 Thông tư 03/2023/TT-BNG như sau:

Xử lý ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng

1. Việc xử lý ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng khi cấp, sử dụng tại Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh:

a) Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh có trách nhiệm, đối chiếu với Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự, định kỳ hàng quý lập Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng theo mẫu số 10/2023/NG-LS. Sở Ngoại vụ định kỳ 06 tháng gửi các Biên bản kèm theo ấn phẩm trắng hỏng phát sinh trong kỳ cho Cục Lãnh sự.

b) Cục Lãnh sự tổng hợp số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng phát sinh tại đơn vị mình; tiếp nhận và kiểm tra số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng do Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh chuyển, đối chiếu với Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng và Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự cùng kỳ, lập biên bản xác nhận và tiến hành hủy số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng theo quy định.

2. Việc xử lý ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng khi cấp, sử dụng tại Cơ quan đại diện:

a) Cơ quan đại diện có trách nhiệm đối chiếu với Báo cáo tổng hợp tồn kho ấn phẩm trắng lãnh sự, định kỳ hàng quý lập Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng theo mẫu số 10/2023/NG-LS, niêm phong ấn phẩm trắng hỏng và định kỳ 06 tháng gửi các Biên bản kèm theo ấn phẩm trắng hỏng phát sinh trong kỳ cho Cục Lãnh sự.

b) Cục Lãnh sự tiếp nhận và kiểm tra số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng do Cơ quan đại diện gửi, đối chiếu với Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng và Báo cáo tổng hợp tồn kho ấn phẩm trắng lãnh sự cùng kỳ, lập biên bản xác nhận và tiến hành hủy số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng theo quy định.

3. Việc xử lý ấn phẩm trắng hỏng được thực hiện định kỳ hàng quý và chỉ xử lý đối với các ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng phát sinh trong kỳ Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự/Báo cáo tổng hợp tồn kho ấn phẩm trắng lãnh sự của quý đó.

4. Biên bản kiểm kê quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này được chuyển cho Cục Lãnh sự chậm nhất trước ngày 10 của tháng bắt đầu quý tiếp theo. Trường hợp thời hạn báo cáo thống kê nói trên trùng vào ngày nghỉ hàng tuần hoặc ngày nghỉ lễ theo quy định của pháp luật Việt Nam thì thời hạn nhận báo cáo thống kê định kỳ được tính vào ngày làm việc tiếp theo sau ngày nghỉ đó.

Như vậy, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh có trách nhiệm đối chiếu với Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự, định kỳ hàng quý lập Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng.

Và định kỳ 06 tháng, Sở Ngoại vụ gửi các Biên bản kèm theo ấn phẩm trắng hỏng phát sinh trong kỳ cho Cục Lãnh sự.