Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động mới nhất ra sao?

Nội dung chính

• Nghỉ việc bao lâu thì mới được chốt sổ bảo hiểm xã hội?
• Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động mới nhất ra sao?
• Công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì có thể bị xử lý như thế nào?

Nghỉ việc bao lâu thì mới được chốt sổ bảo hiểm xã hội?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 có quy định như sau:

Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

1. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

a) Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;

b) Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

c) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

d) Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

2. Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Theo đó, pháp luật lao động quy định người sử dụng lao động phải có trách nhiệm chốt thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động khi hai bên chấm dứt hợp đồng lao động.

Tuy nhiên không quy định về thời gian thực hiện cụ thể, thông thường các công ty, doanh nghiệp thường chốt sổ bảo hiểm cho người lao động trong khoảng thời gian 1 tháng sau khi nghỉ việc.

Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động mới nhất ra sao?

Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động mới nhất ra sao?

Hiện nay pháp luật chưa có quy định cụ thể về thủ tục chốt sổ BHXH, tuy nhiên người sử dụng lao động có thể tham khảo thủ tục sau đây để chốt BHXH cho người lao động chấm dứt hợp đồng lao động:

Bước 1: Báo giảm lao động

Đơn vị sử dụng lao động cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH đó.

Hồ sơ chuẩn bị cần có để báo giảm lao động:

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT

(mẫu D02-TS - Tải về)

- Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hợp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có);

- Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người);

- Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động;

- Đơn vị sử dụng lao động hoàn thiện các hồ sơ trên rồi gửi cho cơ quan BHXH quản lý

Bước 2: Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 bao gồm những giấy tờ sau:

- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS - tải về ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

- Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS - tải về.

- Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ)

- Các tờ rơi của sổ bảo hiểm xã hội thuộc bản chính của sổ bảo hiểm xã hội.

- 01 công văn chốt sổ của đơn vị - mẫu D01b-TS - tải về

Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có).

Doanh nghiệp hoàn tất các bộ hồ sơ theo quy định rồi gửi cho cơ quan BHXH quản lý.

Hình thức gửi đối với hồ sơ giấy, doanh nghiệp thông báo cho cơ quan BHXH hoặc tổ chức dịch vụ bưu chính đến nhận hồ sơ trực tiếp tại đơn vị.​

Còn đối với hồ sơ điện tử doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH qua mạng internet trên phần mềm bảo hiểm xã hội cung cấp bởi tổ chức I-VAN.

Công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì có thể bị xử lý như thế nào?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP có quy định như sau:

Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động

...

2. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: ... không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật; ... theo một trong các mức sau đây:

a) Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

b) Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

c) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

d) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

đ) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

...

4. Biện pháp khắc phục hậu quả

...

b) Buộc người sử dụng lao động hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động cho người lao động đối với hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật quy định tại khoản 2 Điều này;

Lưu ý: theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt quy định trên đây là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Theo đó, trường hợp công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì có thể bị phạt hành chính với mức phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng tuỳ theo số lượng người vi phạm.

Đồng thời, buộc người sử dụng lao động phải hoàn tất thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội với người lao động.