Sổ quản lý lao động là gì? Có được lập sổ quản lý lao động bằng bản giấy không? Không lập sổ quản lý lao động được không?

Nội dung chính

• Sổ quản lý lao động là gì?
• Có được lập sổ quản lý lao động bằng bản giấy không?
• Không lập sổ quản lý lao động được không?

Sổ quản lý lao động là gì?

Hiện nay không có văn bản nào định nghĩa khái niệm "Sổ quản lý lao động" là gì, tuy nhiên có thể hiểu, sổ quản lý lao động là một tài liệu quan trọng ghi chép và theo dõi thông tin về người lao động trong doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Căn cứ theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, các nội dung cơ bản cần phải có trong sổ quản lý lao động bao gồm:

- Họ tên;

- Giới tính;

- Ngày tháng năm sinh;

- Quốc tịch;

- Nơi cư trú;

- Số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;

- Trình độ chuyên môn kỹ thuật;

- Bậc trình độ kỹ năng nghề;

- Vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động;

- Thời điểm bắt đầu làm việc;

- Tham gia bảo hiểm xã hội;

- Tiền lương;

- Nâng bậc, nâng lương;

- Số ngày nghỉ trong năm;

- Số giờ làm thêm;

- Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề;

- Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất;

- Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;

- Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

Có thể thấy, các nội dung trong sổ quản lý lao động gần như là toàn bộ thông tin cần thiết để theo dõi và quản lý hiệu quả nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Những thông tin này không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình nhân sự mà còn là cơ sở để thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, sổ quản lý lao động còn có giá trị trong việc giải quyết các tranh chấp lao động. Khi xảy ra bất kỳ vấn đề nào liên quan đến hợp đồng lao động, kỷ luật lao động hay quyền lợi của người lao động, sổ này sẽ là tài liệu chứng minh quan trọng để xác minh thông tin và làm rõ các vấn đề phát sinh.

Sổ quản lý lao động là gì? Có được lập sổ quản lý lao động bằng bản giấy không? Không lập sổ quản lý lao động được không?

Có được lập sổ quản lý lao động bằng bản giấy không?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định:

Sổ quản lý lao động

Việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động tại khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

...

2. Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

...

Chiếu theo quy định trên pháp luật cho phép người sử dụng lao động linh hoạt trong việc lập sổ quản lý lao động.

Cụ thể, người sử dụng lao động được lập sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử, chỉ với điều kiện là phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động như đã đề cập ở trên.

Do đó, sổ quản lý lao động hoàn toàn có thể được lập bằng bản giấy.

Không lập sổ quản lý lao động được không?

Căn cứ theo Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động

1. Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

2. Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

3. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Bên cạnh đó, khoản 3 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP cũng có quy định:

Sổ quản lý lao động

Việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động tại khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

...

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin quy định tại khoản 2 Điều này kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, điểm d khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP còn quy định:

Vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động

...

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

...

d) Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật.

...

Căn cứ theo các quy định nêu trên, việc lập sổ quản lý lao động là trách nhiệm và nghĩa vụ của người sử dụng lao động. Theo đó, người sử dụng lao động phải lập trong vòng 30 ngày kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc.

Nếu người sử dụng lao động không lập sổ quản lý lao động, họ không chỉ vi phạm quy định pháp luật mà còn có thể bị phạt tiền từ 5 triệu - 10 triệu đồng cho hành vi không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn.

Ngoài ra, khi lập sổ quản lý lao động, người sử dụng lao động cũng phải lưu ý đến việc đảm bảo có đầy đủ các thông tin, nội dung cơ bản trong sổ, nếu thiếu, người sử lao động cũng sẽ bị phạt tiền từ 5 -10 triệu đồng.

Lưu ý: Đây chỉ là mức phạt đối với người sử dụng lao động là cá nhân, đối với tổ chức thuộc quy định tại khoản 3 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP thì mức phạt sẽ gấp 02.