Lập và sử dụng sổ quản lý lao động như thế nào là đúng quy định?

Nội dung chính

• Lập và sử dụng sổ quản lý lao động như thế nào là đúng quy định?
• Vi phạm về sổ quản lý lao động bị xử phạt như thế nào?
• Mẫu sổ quản lý lao động hiện nay như thế nào?

Lập và sử dụng sổ quản lý lao động như thế nào là đúng quy định?

Để đảm bảo cho công tác tổ chức cũng như quản lý người lao động thì mỗi doanh nghiệp cần có những nội quy riêng. Ngoài những nội quy, quy định nội bộ thì người sử dụng lao động cần phải lập sổ lao động để quản lý người lao động.

Sổ quản lý lao động là một loại sổ theo dõi quá trình làm việc của người lao động tại doanh nghiệp. Sổ này được lập bởi người sử dụng lao động và phải được cập nhật đầy đủ, chính xác.

Như vậy, khi lập và sử dụng sổ quản lý lao động, cần lưu ý những thông tin sau:

* Thời điểm lập sổ quản lý lao động

Căn cứ khoản 1 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP có quy định về sổ quản lý lao động như sau:

Sổ quản lý lao động

Việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động tại khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

1. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

....

Theo đó, doanh nghiệp phải lập sổ quản lý lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.

Người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp.

* Hình thức lập sổ quản lý lao động

Căn cứ khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử.

Việc lập sổ quản lý lao động bằng hình thức nào đi chăng nữa vẫn phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

* Cập nhật sổ quản lý lao động

Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin cơ bản về người lao động kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc khi có sự thay đổi.

* Xuất trình sổ quản lý lao động

Cũng tại khoản 3 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP người sử dụng lao động phải xuất trình sổ quản lý lao động trong 02 trường hợp sau đây:

- Khi cơ quan quản lý nhà nước về lao động yêu cầu.

- Khi cơ quan liên quan có yêu cầu.

Việc không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu thì doanh nghiệp sẽ bị phạt hành chính.

Nếu không xuất trình được sổ quản lý lao động khi được yêu cầu, người sử dụng lao động sẽ bị phạt hành chính về lỗi không lập sổ quản lý lao động.

Trường hợp có sổ quản lý lao động nhưng không xuất trình khi có yêu cầu, người sử dụng lao động sẽ bị phạt hành chính về lỗi không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Lập và sử dụng sổ quản lý lao động như thế nào là đúng quy định? (Hình từ Internet)

Vi phạm về sổ quản lý lao động bị xử phạt như thế nào?

Căn cứ Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP thì người sử dụng lao động vi phạm trong việc lập, sử dụng sổ quản lý lao động sẽ bị xử phạt hành chính, cụ thể:

- Phạt tiền từ 1 - 3 triệu đồng đối với các hành vi:

+ Không thể hiện, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc.

+ Không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

- Phạt tiền từ 5 - 10 triệu đồng đối với hành vi: Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định.

Mức phạt tiền quy định đối với các hành vi vi phạm tại Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP là mức phạt đối với cá nhân. Nếu người sử dụng lao động là tổ chức thì mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

(Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP)

Mẫu sổ quản lý lao động hiện nay như thế nào?

Hiện nay, pháp luật chưa có quy định cụ thể về mẫu sổ quản lý lao động. Tuy nhiên sổ quản lý lao động cần phải đảm bảo có đầy đủ nội dung theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

Có thể tham khảo mẫu sổ quản lý lao động dưới đây:

Tải mẫu sổ quản lý lao động: Tại đây