Khi nào phải thực hiện báo tăng lao động? Thủ tục báo tăng lao động được thực hiện như thế nào?

Nội dung chính

• Khi nào phải thực hiện báo tăng lao động?
• Hồ sơ báo tăng lao động bao gồm những giấy tờ gì?
• Thủ tục báo tăng lao động được thực hiện như thế nào?
• Thời hạn báo tăng lao động là bao lâu?

Khi nào phải thực hiện báo tăng lao động?

Tại Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 có quy định:

Điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội

1. Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.

2. Hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bao gồm:

a) Tờ khai điều chỉnh thông tin cá nhân;

b) Sổ bảo hiểm xã hội;

c) Bản sao giấy tờ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến việc điều chỉnh thông tin cá nhân theo quy định của pháp luật.

Theo đó, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.

Theo nội dung hướng dẫn về quy trình báo tăng lao động được quy định tại Thủ tục 1.3 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, doanh nghiệp phải báo tăng lao động đối với các trường hợp tăng mới lao động, có thể kể đến những trường hợp sau đây:

- Doanh nghiệp giao kết hợp đồng lao động với người lao động;

- Người lao động đi làm sau khi nghỉ thai sản, nghỉ ốm đi làm lại;

- Người lao động hết thời hạn được tạm ngừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất;

- Người lao động xin nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên đi làm trở lại;

- Người lao động hết thời gian tạm hoãn thực hiện hợp đồng đi làm trở lại, .v.v..

Báo tăng lao động

Hồ sơ báo tăng lao động bao gồm những giấy tờ gì?

Theo nội dung hướng dẫn về quy trình báo tăng lao động đối với các trường hợp tăng mới lao động được quy định tại Thủ tục 1.3 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, doanh nghiệp, người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ báo tăng lao động bao gồm những giấy tờ sau:

(1) Đối với người lao động:

Người lao động chưa có mã số bảo hiểm xã hội (hoặc tra cứu không thấy mã số bảo hiểm xã hội): Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS).

(2) Đối với đơn vị sử dụng lao động:

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-LT);

- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Thủ tục báo tăng lao động được thực hiện như thế nào?

Theo nội dung hướng dẫn về quy trình báo tăng lao động đối với các trường hợp tăng mới lao động được quy định tại Thủ tục 1.3 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, doanh nghiệp thực hiện báo tăng lao động theo thủ tục như sau:

Bước 1. Nộp hồ sơ

Thành phần hồ sơ:

(1) Đối với người lao động:

- Trường hợp đã có mã số bảo hiểm xã hội thì cung cấp mã số bảo hiểm xã hội cho đơn vị;

- Trường hợp chưa có mã số bảo hiểm xã hội: lập Tờ khai TK1-TS.

(2) Đối với đơn vị sử dụng lao động:

Đơn vị sử dụng lao động lập, nộp hồ sơ gửi cơ quan bảo hiểm xã hội:

- Lập Mẫu D02-LT;

- Lập Mẫu D01-TS.

Đơn vị sử dụng lao động lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong các hình thức sau:

- Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia;

- Qua Bưu chính;

- Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan bảo hiểm xã hội cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp.

Bước 2. Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ

Bước 3. Đơn vị nhận kết quả đã giải quyết, gồm:

- Sổ bảo hiểm xã hội

- Thẻ bảo hiểm y tế

Thời hạn giải quyết: Không quá 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Thời hạn báo tăng lao động là bao lâu?

Tại Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 có quy định như sau:

Giải quyết đăng ký tham gia và cấp sổ bảo hiểm xã hội

1. Việc giải quyết đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu như sau:

a) Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều 97 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội;

...

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản và tiến hành báo tăng lao động cơ quan bảo hiểm xã hội.

Đối với các đối tượng là người lao động đi làm lại sau thời gian nghỉ thai sản, nghỉ ốm, nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên, tạm hoãn thực hiện hợp đồng .v.v..thì tại Mục 10.1 Công văn 1734/BHXH-QLT năm 2017 có quy định như sau:

Thời hạn khai báo hồ sơ

10.1. Đơn vị có thể lập hồ sơ phát sinh tăng, giảm, điều chỉnh lao động, tiền lương của tháng vào tất cả các ngày trong tháng qua hệ thống giao dịch điện tử. Tuy nhiên, để thuận lợi cho công tác theo dõi quản lý hồ sơ trường hợp giảm hoặc điều chỉnh đơn vị có thể thực hiện mỗi tháng một lần.

Ví dụ: Hồ sơ tháng 8/2017 thì lập hồ sơ phát sinh từ ngày 01/08 đến ngày 31/08/2017.

...

Theo đó, trong những trường hợp nêu trên, đơn vị sử dụng có thể thực hiện báo tăng lao động vào tất cả các ngày trong tháng kể từ ngày phát sinh. Tuy nhiên hiện tại điều khoản này đã bị bãi bỏ, luật chỉ yêu cầu đơn vị sử dụng cần phải báo tăng lao động một cách kịp thời.

Do đó, để đảm bảo về việc quản lý nhân sự của công ty và quyền lợi của người lao động về các chế độ bảo hiểm, người sử dụng lao động nên kịp thời báo tăng lao động ngay trong tháng mà người lao động quay trở lại làm việc.

Trường hợp doanh nghiệp chậm báo tăng lao động dẫn đến việc chậm đóng, đóng thiếu bảo hiểm cho người lao động là vi phạm quy định về đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp và sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại khoản 5 và khoản 10 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, cụ thể như sau:

Vi phạm quy định về đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp

...

5. Phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp;

b) Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp không đúng mức quy định mà không phải là trốn đóng;

c) Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp không đủ số người thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp mà không phải là trốn đóng;

d) Chiếm dụng tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp của người lao động.

...

10. Biện pháp khắc phục hậu quả

a) Buộc người sử dụng lao động đóng đủ số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp phải đóng cho cơ quan bảo hiểm xã hội đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 5, 6, 7 Điều này;

b) Buộc người sử dụng lao động nộp khoản tiền lãi bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ bảo hiểm xã hội bình quân của năm trước liền kề tính trên số tiền, thời gian chậm đóng, không đóng, trốn đóng, chiếm dụng tiền đóng; nếu không thực hiện thì theo yêu cầu của người có thẩm quyền, ngân hàng, tổ chức tín dụng khác, kho bạc nhà nước có trách nhiệm trích từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp số tiền chưa đóng, chậm đóng và khoản tiền lãi của số tiền này tính theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt vào tài khoản của cơ quan bảo hiểm xã hội đối với những hành vi vi phạm quy định tại các khoản 5, 6, 7 Điều này từ 30 ngày trở lên.

Lưu ý: Theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức xử phạt hành chính nêu trên chỉ áp dụng đối với cá nhân, trường hợp tổ chức vi phạm thì sẽ bị xử phạt hành chính gấp đôi so với cá nhân.