Sale admin làm những công việc gì? Cần kinh nghiệm gì để làm Sale Admin hiệu quả?

Nội dung chính

• Sale admin làm những công việc gì?
• Cần kinh nghiệm gì để làm Sale Admin hiệu quả?

Sale admin làm những công việc gì?

Nhận và xử lý đơn hàng

Sale admin xử lý các đơn đặt hàng đến công ty qua điện thoại, thư từ, e-mail hoặc trang web. Họ cũng xử lý các đơn đặt hàng do nhân viên bán hàng mang về. Họ kiểm tra đơn đặt hàng để đảm bảo rằng khách hàng đã nhập chính xác các thông tin chi tiết, chẳng hạn như giá cả, chiết khấu hoặc số lượng sản phẩm. Họ liên hệ với khách hàng để giải quyết bất kỳ thắc mắc nào hoặc lấy bất kỳ thông tin nào còn thiếu, chẳng hạn như kích thước hoặc màu sắc.

Tạo và bảo quản các hợp đồng và thỏa thuận mua bán

Không giống như hợp đồng miệng, chỉ có hiệu lực trong những trường hợp cụ thể, hợp đồng mua bán quy định rõ ràng các nghĩa vụ và quyền của hợp đồng cũng như các hậu quả kinh tế liên quan đến một thỏa thuận. Nói một cách đơn giản, tài liệu này giúp đảm bảo rằng giao dịch sẽ diễn ra theo cách mà cả hai bên chấp nhận được dựa trên các điều khoản đã thỏa thuận, cho phép hai bên bảo vệ lợi ích của mình.

Nhập đơn hàng

Sale admin nhập chi tiết của đơn đặt hàng vào hệ thống máy tính và chuyển đơn đặt hàng đến bộ phận sản xuất hoặc điều phối, yêu cầu xác nhận tình trạng còn hàng hoặc ngày giao hàng. Trước khi chuyển đơn đặt hàng sang sản xuất hoặc gửi đi, họ có thể phải kiểm tra tình trạng thanh toán hoặc tín dụng của khách hàng hoặc xin xác nhận của người quản lý. Khi đơn đặt hàng hoàn tất, họ liên hệ bộ phận kế toán để chuẩn bị hóa đơn.

Tạo hồ sơ khách hàng mới

Sale admin tạo hồ sơ cho khách hàng mới, bao gồm chi tiết liên hệ và tên của người đại diện. Họ cập nhật hồ sơ với các chi tiết của đơn đặt hàng và hóa đơn. Những hồ sơ này cung cấp dữ liệu hữu ích cho các báo cáo bán hàng và lập kế hoạch cho các chiến dịch tiếp thị và bán hàng trong tương lai.

Hỗ trợ nhân viên bán hàng

Sale admin hỗ trợ cho nhân viên bán hàng khi họ vắng mặt tại văn phòng. Họ nhận cuộc gọi hoặc e-mail từ khách hàng và thông báo cho nhân viên bán hàng về bất kỳ vấn đề khẩn cấp nào. Họ cũng có thể chuyển bất kỳ câu hỏi kỹ thuật nào từ nhân viên bán hàng hoặc khách hàng đến các bộ phận thích hợp. Họ sẽ cập nhật về tình trạng đơn đặt hàng hoặc giao hàng cho nhân viên bán hàng. Sự hỗ trợ này giúp nhóm bán hàng làm việc hiệu quả hơn và tập trung vào việc giao dịch với khách hàng.

Theo dõi doanh số

Sale admin ghi nhận doanh số bán hàng và so sánh chúng với các chỉ tiêu để giúp người quản lý bán hàng theo dõi tiến độ của nhóm. Họ cũng ghi lại và xử lý các chi phí của nhân viên bán hàng, chẳng hạn như nhiên liệu hoặc chỗ ở khách sạn và chuẩn bị các giấy tờ làm việc với kế toán.

Sale admin làm những công việc gì? Cần kinh nghiệm gì để làm Sale Admin hiệu quả?

Cần kinh nghiệm gì để làm Sale Admin hiệu quả?

Tìm hiểu đối tác trước khi gặp mặt: Việc liên tục gọi điện cho khách hàng trong khi bản thân không hiểu rõ họ cần gì, muốn gì là một cách làm phiền và khiến công ty bị mất người khách hàng đó nhanh nhất.

Sale Admin cần tự chuẩn bị một hồ sơ bao gồm các thông tin cơ bản về khách hàng, đồng thời thu thập thêm các thông tin khác như tính cách, nhu cầu, xu hướng mua sắm,... Tìm hiểu kỹ khách hàng trước khi gặp mặt họ là một công tác vô cùng cần thiết để tăng cơ hội trở thành nhà cung cấp tiềm năng trong mắt khách hàng. Đồng thời, khi nắm rõ nhu cầu của khách hàng, bạn cũng sẽ trở nên tự tin, chủ động hơn trong cuộc đàm phán.

Cẩn trọng khi làm việc với giấy tờ: Sale Admin luôn cần tuyệt đối cẩn trọng, tỉ mỉ và đảm bảo đã đối soát, có chứng minh khi làm việc với các loại giấy tờ. Một sai sót nhỏ, một thông tin bị thiếu hay nhầm lẫn giấy tờ đều gây ra những rắc rối không nhỏ, nhẹ là phải làm lại giấy tờ, nặng là sai sót dẫn tới thâm hụt.

Bởi vậy, Sale Admin cần kiểm tra thật kỹ càng, đảm bảo ít sai sót nhất có thể khi làm việc với giấy tờ.

Luôn lên kế hoạch cho công việc: Công việc sẽ trở nên dễ thở hơn, khoa học và rõ ràng hơn khi được lên kế hoạch chi tiết, phân loại theo mức độ quan trọng và cần thiết. Khi có một kế hoạch làm việc rõ ràng, hợp lý, bạn sẽ chủ động chọn hoàn thành công việc nào trước, kiểm soát được tiến độ làm việc bản thân một cách hiệu quả.

Đặc biệt, việc lên kế hoạch sẽ giúp bạn tránh được việc bị quên lịch hẹn hay trễ giờ, đảm bảo tác phong chuyên nghiệp, xây dựng thương hiệu cá nhân đáng tin cậy trong mắt khách hàng. Không chỉ vậy, điều này còn giúp Sale Admin tiết kiệm thời gian một cách đáng kể.

Tập trung vào một công việc nhất định: Làm nhiều công việc cùng một lúc tưởng như giúp tiết kiệm thời gian, nhưng thực sự điều này sẽ khiến bạn bị tốn thời gian vào nhiều hoạt động không cần thiết, đôi khi chúng còn khiến bạn bị rối, không biết bản thân đang làm gì. Cách tốt nhất là lập kế hoạch, chọn một đầu công việc cần gấp nhất và tập trung hoàn toàn để xử lý nó triệt để. Việc tập trung vào một công việc nhất định giúp Sale Admin không bị phân tâm, nâng cao hiệu suất công việc và tránh bị ngợp, kiệt sức vì công việc. Hãy giải quyết nhiệm vụ từng bước, tập trung để hoàn thành chúng ngay khi nhận được.