Quy trình chi Ngân sách nhà nước, chi từ tài khoản tiền gửi

Theo quy định tại Điều 6 Quy trình nghiệp vụ thống nhất đầu mối kiểm soát khoản chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước ban hành kèm Quyết định 4377/QĐ-KBNN năm 2017 thì nội dung này được quy định như sau: 

Thời hạn giải quyết hồ sơ:

Thời hạn giải quyết hồ sơ tính từ thời điểm KBNN nhận đủ hồ sơ, chứng từ của khách hàng đến khi xử lý thanh toán xong cho khách hàng.

- Đối với chi thường xuyên:

+ Đối với các khoản tạm ứng và thanh toán trực tiếp: thời hạn xử lý tối đa 02 ngày làm việc, trong đó thời hạn xử lý tại phòng/bộ phận KSC 01 ngày, tại phòng/bộ phận KT 01 ngày.

+ Đối với các khoản thanh toán tạm ứng: thời hạn xử lý tối đa là 03 ngày làm việc, trong đó thời hạn xử lý tại phòng/bộ phận KSC 02 ngày, tại phòng/bộ phận KT 01 ngày.

- Đối với chi đầu tư: thời hạn xử lý tối đa là 03 ngày làm việc, trong đó thời hạn xử lý tại phòng/bộ phận KSC 02 ngày, tại phòng/bộ phận KT 01 ngày.

- Đối với các khoản thanh toán khác không phải thực hiện kiểm soát chi: thời hạn xử lý tối đa 02 ngày làm việc, trong đó thời hạn xử lý tại phòng/bộ phận KSC 01 ngày, tại phòng/bộ phận KT 01 ngày.

1. Quy trình tại KBNN cấp tỉnh, KBNN quận, huyện có tổ chức phòng (bao gồm cả chi chuyển giao NS huyện cho NS xã)

1.1. Đối với hồ sơ mang trực tiếp đến KBNN giao dịch

Các bước thực hiện như sau:

- Chuyên viên KSC tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, chứng từ giấy và kiểm soát số dư tài khoản trên hệ thống TABMIS.

- Chuyên viên KSC trình hồ sơ, chứng từ giấy lên PT KSC.

- PT KSC kiểm tra hồ sơ, ký chứng từ giấy, trình Giám đốc đơn vị KBNN.

- Giám đốc đơn vị KBNN ký duyệt chứng từ giấy.

- Chuyên viên KSC chuyển bút toán trên hệ thống TABMIS sang KTV kiểm soát và bàn giao chứng từ giấy cho KTV.

- KTV thực hiện kiểm soát, đối chiếu chứng từ giấy và bút toán trên hệ thống; ký chứng từ giấy và trình KTT phê duyệt.

- KTT kiểm soát, đối chiếu chứng từ giấy và bút toán trên hệ thống; ký chứng từ giấy và phê duyệt bút toántrên hệ thống.

- KTV áp thanh toán theo quy định hiện hành.

- Cuối ngày, KTV đóng dấu “KẾ TOÁN” lên các liên chứng từ và bàn giao chứng từ cho chuyên viên KSC.

Riêng đối với Sở Giao dịch KBNN, việc đóng dấu “SỞ GIAO DỊCH KBNN” trên chứng từ kế toán do Giám đốc Sở Giao dịch KBNN phân công theo đúng quy định về quản lý con dấu.

Lưu ý:

- KTV chỉ thực hiện kiểm soát chứng từ trên hệ thống khi nhận được chứng từ giấy từ chuyên viên KSC.

- Tùy vào tình hình thực tế, đơn vị KBNN có thể thực hiện theo quy trình nêu trên hoặc thực hiện phê duyệt hồ sơ, chứng từ giấy trước, nhập vào hệ thống sau.

1.1.1. Trường hợp thanh toán cho đơn vị hưởng có tài khoản tại ngân hàng, rút tiền mặt hoặc các khoản chi có CKC

- Bước 1: Tiếp nhận chứng từ, kiểm soát hồ sơ, chứng từ

Chuyên viên KSC tiếp nhận hồ sơ, chứng từ đề nghị thanh toán, chi trả do ĐVSDNS gửi đến và kiểm soát hồ sơ, chứng từ theo quy định.

- Bước 2: Chuyên viên KSC kiểm soát dự toán (nhập chứng từ trên TABMIS)

* Trường hợp khoản chi thanh toán toàn bộ cho đơn vị hưởng

Căn cứ chứng từ chi, chuyên viên KSC kiểm soát dự toán (nhập YCTT trên AP).

* Trường hợp khoản chi thanh toán một phần cho đơn vị hưởng và một phần nộp NSNN (nộp thuế 2%), trích 5% chi phí bảo hành

- Nếu có CKC: Thực hiện trên AP:

+ Thanh toán 1 phần cho đơn vị hưởng: chuyên viên KSC kiểm soát dự toán (nhập YCTT) và đối chiếu với CKC với số tiền thanh toán cho đơn vị thụ hưởng.

+ Thanh toán nộp thuế/chuyển tiền vào tài khoản bảo hành: chuyên viên KSC kiểm soát dự toán (nhập YCTT) và đối chiếu với CKC với số tiền nộp 2% cho NSNN/chuyển tiền bảo hành.

- Nếu không có CKC:

+ Trên AP: chuyên viên KSC kiểm soát dự toán (nhập YCTT) với số tiền thanh toán cho đơn vị thụ hưởng.

+ Trên GL: Chuyên viên KSC kiểm soát dự toán (nhập chứng từ) chuyển 2% số tiền nộp NSNN/chuyển tiền bảo hành .

Sau khi kiểm soát chứng từ giấy và nhập chứng từ trên TABMIS, chuyên viên KSC trình PT KSC ký chứng từ giấy.

- Bước 3: PT KSC thực hiện kiểm soát chứng từ trên giấy

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện thanh toán, trả lại hồ sơ, chứng từ cho chuyên viên KSC.

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ đủ điều kiện thanh toán, PT KSC ký chứng từ giấy và chuyển hồ sơ, chứng từ giấy cho chuyên viên KSC trình Giám đốc đơn vị KBNN ký chứng từ giấy.

- Bước 4: Giám đốc đơn vị KBNN kiểm soát hồ sơ chứng từ và ký chứng từ giấy

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện thanh toán, trả lại hồ sơ, chứng từ cho chuyên viên KSC.

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ đủ điều kiện thanh toán, Giám đốc đơn vị KBNN ký chứng từ giấy và chuyển chứng từ giấy cho chuyên viên KSC để chuyển cho KTV.

- Bước 5: Chuyên viên KSC chuyển bút toán trên hệ thống TABMIS sang KTV kiểm soát và bàn giao chứng từ giấy cho KTV.

- Bước 6: KTV tiếp nhận chứng từ giấy, thực hiện kiểm tra, đối chiếu các thông tin số tiền bằng số, bằng chữ; đối chiếu thông tin giữa chứng từ giấy và YCTT hoặc bút toán trên TABMIS về: tài khoản, mục lục NSNN, nếu:

+ Các thông tin trên chứng từ có sự sai lệch hoặc sai lệch giữa chứng từ giấy và YCTT hoặc bút toán trên TABMIS: Trả lại chuyên viên KSC để kiểm tra.

+ Các thông tin trên chứng từ đã khớp đúng và khớp đúng với YCTT hoặc bút toán trên TABMIS: Thực hiện định khoản và ký trên chứng từ giấy, đệ trình YCTT hoặc bút toán trên TABMIS tới KTT.

Lưu ý: Trường hợp khoản chi NSNN hoặc thanh toán để nộp NSNN, khi nhận chứng từ, KTV căn cứ vào giấy rút vốn đầu tư, UNC, giấy rút dự toán hạch toán thu NSNN qua TCS và giao diện vào TABMIS.

- Bước 7: KTT kiểm soát, phê duyệt YCTT hoặc bút toán, nếu:

+ Thông tin trên chứng từ có sự sai lệch hoặc sai lệch giữa chứng từ giấy và YCTT hoặc bút toán trên TABMIS: Trả lại KTV, KTV trả lại chuyên viên KSC kiểm tra, xử lý.

+ Thông tin trên chứng từ đã khớp đúng và khớp đúng với YCTT hoặc bút toán trên TABMIS: Ký trên chứng từ giấy, phê duyệt trên TABMIS và chuyển lại chứng từ giấy cho KTV để thực hiện áp thanh toán/ hoặc chuyển cho Thủ quỹ để chi tiền.

- Bước 8: KTV thực hiện áp thanh toán cho khách hàng/ hoặc Thủ quỹ chi tiền cho khách hàng theo đúng quy trình.

- Bước 9: TTV thực hiện chạy giao diện sang chương trình thanh toán và hoàn thiện các thông tin thanh toán, trình chứng từ lên KTT để KTT kiểm tra, nếu các thông tin thanh toán khớp đúng với chứng từ, KTT phê duyệt, đệ trình Giám đốc ký số để truyền đi, nếu sai trả lại KTT, TTV hoàn thiện theo đúng quy trình.

- Bước 10: KTV đóng dấu “KẾ TOÁN” lên các liên chứng từ và trả các liên chứng từ cho chuyên viên KSC.

Riêng đối với Sở Giao dịch KBNN, việc đóng dấu “SỞ GIAO DỊCH KBNN” trên chứng từ kế toán do Giám đốc Sở Giao dịch KBNN phân công theo đúng quy định về quản lý con dấu.

- Bước 11: Chuyên viên KSC tiếp nhận chứng từ, lưu 01 liên cùng hồ sơ thanh toán, trả 01 liên cho đơn vị giao dịch.

1.1.2. Trường hợp thanh toán cho đơn vị hưởng có tài khoản tại KBNN không có CKC (bao gồm cả rút dự toán chi chuyển giao của NS xã)

- Bước 1: Chuyên viên KSC tiếp nhận hồ sơ, chứng từ đề nghị thanh toán, chi trả do ĐVSDNS gửi đến vàkiểm soát hồ sơ, chứng từ theo quy định.

- Bước 2: Chuyên viên KSC kiểm soát dự toán (nhập chứng từ trên GL), trường hợp khoản thanh toán cho đơn vị thụ hưởng tại KBNN khác, nhập thêm thông tin liên kho bạc, trình PT KSC ký chứng từ giấy.

- Bước 3, Bước 4, Bước 5: Thực hiện theo quy trình tại tiết 1.1.1 Khoản 1 Điều 6 Chương II Quy trình này.

- Bước 6: KTV tiếp nhận chứng từ giấy, thực hiện kiểm tra, đối chiếu các thông tin số tiền bằng số, bằng chữ; đối chiếu thông tin giữa chứng từ giấy và bút toán đã nhập trên TABMIS về: tài khoản, mục lục NSNN, nếu:

+ Các thông tin trên chứng từ có sự sai lệch hoặc sai lệch giữa chứng từ giấy và bút toán trên TABMIS: Trả lại chuyên viên KSC kiểm tra.

+ Các thông tin trên chứng từ đã khớp đúng và khớp đúng với bút toán trên TABMIS: Thực hiện định khoản và ký trên chứng từ giấy, đệ trình bút toán trên TABMIS tới KTT.

- Bước 7: KTT kiểm soát, phê duyệt bút toán, nếu:

+ Thông tin trên chứng từ có sự sai lệch hoặc sai lệch giữa chứng từ giấy và bút toán trên TABMIS: Trả lại KTV, KTV trả lại chuyên viên KSC kiểm tra, xử lý.

+ Thông tin trên chứng từ đã khớp đúng với bút toán đã nhập trên TABMIS: Ký trên giấy và Phê duyệt bút toán.

- Bước 8: KTV đóng dấu “KẾ TOÁN” lên các liên chứng từ và trả các liên chứng từ cho chuyên viên KSC.

Riêng đối với Sở Giao dịch KBNN, việc đóng dấu “SỞ GIAO DỊCH KBNN” trên chứng từ kế toán do Giám đốc Sở Giao dịch KBNN phân công theo đúng quy định về quản lý con dấu.

- Bước 9: Chuyên viên KSC tiếp nhận chứng từ, lưu 01 liên cùng hồ sơ thanh toán, trả 01 liên cho đơn vị giao dịch.

1.1.3. Quy trình thanh toán tạm ứng

- Bước 1: Chuyên viên KSC tiếp nhận hồ sơ, chứng từ đề nghị thanh toán cho khoản đã tạm ứng chi NSNN do ĐVSDNS gửi đến.

- Bước 2: Chuyên viên KSC thực hiện kiểm soát hồ sơ thanh toán tạm ứng chi NSNN:

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện thanh toán, trả lại chứng từ cho khách hàng kèm thông báo nguyên nhân trả lại.

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ đủ điều kiện thanh toán, chuyên viên KSC duyệt số tiền thanh toán tạm ứng cho khách hàng, ký chứng từ giấy và nhập chứng từ trên GL.

- Bước 3: Chuyên viên KSC nhập chứng từ trên GL:

Sau khi nhập chứng từ trên TABMIS, Chuyên viên KSC trình PT KSC ký chứng từ giấy.

- Bước 4: PT KSC thực hiện kiểm soát chứng từ trên giấy

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện thanh toán, trả lại chứng từ cho chuyên viên KSC.

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ đủ điều kiện thanh toán, PT KSC ký chứng từ giấy và chuyển chứng từ giấy cho chuyên viên KSC trình Giám đốc đơn vị KBNN ký chứng từ giấy.

- Bước 5: Giám đốc đơn vị KBNN kiểm soát và ký chứng từ giấy

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện thanh toán, trả lại chứng từ cho chuyên viên KSC.

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ hợp lệ, Giám đốc KBNN ký chứng từ giấy và chuyển chứng từ giấy cho chuyên viên KSC để chuyển cho KTV.

- Bước 6: Chuyên viên KSC chuyển bút toán trên hệ thống TABMIS sang KTV kiểm soát và bàn giao chứng từ giấy cho KTV.

- Bước 7: KTV tiếp nhận chứng từ giấy, thực hiện kiểm tra, đối chiếu các thông tin số tiền bằng số, bằng chữ; đối chiếu thông tin giữa chứng từ giấy và bút toán đã nhập trên TABMIS về: tài khoản, mục lục NSNN, nếu:

+ Các thông tin trên chứng từ có sự sai lệch hoặc sai lệch giữa chứng từ giấy và bút toán trên TABMIS: Trả lại chuyên viên KSC kiểm tra.

+ Các thông tin trên chứng từ đã khớp đúng và khớp đúng với bút toán trên TABMIS: Thực hiện định khoản và ký trên chứng từ giấy, đệ trình bút toán trên TABMIS tới KTT.

- Bước 8: KTT kiểm soát, ký chứng từ giấy và phê duyệt trên TABMIS

Trường hợp thông tin nhập trên TABMIS sai so với chứng từ giấy, KTT trả lại KTV để trả lại chuyên viên KSC.

- Bước 9: KTV đóng dấu “KẾ TOÁN” lên các liên chứng từ và trả lại các liên chứng từ thanh toán tạm ứng cho chuyên viên KSC.

Riêng đối với Sở Giao dịch KBNN, việc đóng dấu “SỞ GIAO DỊCH KBNN” trên chứng từ kế toán do Giám đốc Sở Giao dịch KBNN phân công theo đúng quy định về quản lý con dấu.

- Bước 10: Chuyên viên KSC thực hiện lưu 01 liên cùng hồ sơ chứng từ, tách 01 liên trả chứng từ cho đơn vị giao dịch.

1.1.4. Quy trình chuyển tiền vào tài khoản (tiền mặt, chuyển khoản)

Đối với các chứng từ chuyển tiền vào tài khoản của đơn vị, Phòng KT chịu trách nhiệm kiểm soát chứng từ trước khi hạch toán vào tài khoản liên quan.

Trường hợp khách hàng nộp bằng tiền mặt, Phòng KT kiểm soát chứng từ, thu tiền, hạch toán, hoàn thiện chứng từ và trả lại khách hàng nộp tiền 01 liên chứng từ.

Trường hợp chứng từ thiếu thông tin hạch toán (liên quan đến tài khoản nhận là tài khoản thực chi/tạm ứng chi/ứng trước chi NSNN), Phòng KT phối hợp với Phòng KSC để xác định thông tin hạch toán về mục lục NSNN, ghi giảm chi NSNN hoặc ghi thu NSNN.

Sau khi hạch toán, Phòng KT đóng dấu “KẾ TOÁN”/“SỞ GIAO DỊCH KBNN” lên chứng từ và trả 01 liên chứng từ cho Phòng KSC để trả khách hàng (báo Có). Việc giao nhận chứng từ báo Có giữa hai phòng thực hiện theo Bảng kê các lệnh thanh toán đến báo Có cho đơn vị.

Trường hợp thanh toán trong nội bộ một đơn vị kho bạc, việc giao nhận chứng từ báo Có giữa hai phòng thực hiện theo Bảng kê giao nhận chứng từ báo Có cho đơn vị (mẫu số 01/GNCT kèm theo Quy trình này).

Phòng KT, KSC cử cán bộ đại diện để bàn giao các chứng từ từ hệ thống thanh toán.

1.1.5. Quy trình ghi thu, ghi chi

a) Đối với quy trình ghi thu, ghi chi vốn trong nước: hồ sơ, chứng từ GTGC do Phòng KT tiếp nhận từ cơ quan tài chính, xử lý và hạch toán GTGC theo quy định hiện hành.

b) Đối với quy trình GTGC vốn ngoài nước:

- Bước 1: Chuyên viên KSC thực hiện tiếp nhận hồ sơ chứng từ đề nghị ghi thu, ghi chi NSNN do ĐVSDNS gửi đến và kiểm soát hồ sơ, chứng từ theo quy định.

- Bước 2: Chuyên viên KSC thực hiện kiểm soát dự toán (nhập chứng từ ghi chi NSNN) trên GL, sau đó trình PT KSC ký chứng từ giấy.

- Bước 3: PT KSC thực hiện kiểm soát hồ sơ, ký chứng từ trên giấy

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện ghi thu, ghi chi, trả lại chứng từ cho chuyên viên KSC.

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ đủ điều kiện ghi thu, ghi chi, PT KSC ký chứng từ giấy và chuyển chứng từ giấy cho chuyên viên KSC trình Giám đốc KBNN ký chứng từ giấy.

- Bước 4: Giám đốc KBNN kiểm soát và ký chứng từ giấy

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện ghi thu, ghi chi, trả lại chứng từ cho chuyên viên KSC.

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ đủ điều kiện ghi thu, ghi chi, Giám đốc KBNN ký chứng từ giấy và chuyển chứng từ giấy cho chuyên viên KSC để chuyển KTV.

- Bước 5: Chuyên viên KSC chuyển bút toán trên hệ thống TABMIS sang KTV kiểm soát và bàn giao chứng từ giấy cho KTV.

- Bước 6: KTV tiếp nhận chứng từ giấy, thực hiện kiểm tra, đối chiếu các thông tin số tiền bằng số, bằng chữ; đối chiếu thông tin giữa chứng từ giấy và bút toán đã nhập trên TABMIS về: tài khoản, mục lục NSNN; KTV thực hiện định khoản kế toán bút toán ghi chi NSNN (KTV hoàn thiện, KTT phê duyệt bút toán ghi chi NSNN).

+ KTV thực hiện nhập bút toán ghi thu NSNN và các bút toán đồng thời (nếu có).

+ Ký chứng từ giấy và chuyển chứng từ giấy cho KTT.

- Bước 7: KTT kiểm soát, ký chứng từ giấy và phê duyệt các bút toán liên quan trên TABMIS

- Bước 8: KTV đóng dấu “KẾ TOÁN” lên các liên chứng từ và trả lại các liên chứng từ cho chuyên viên KSC.

Riêng đối với Sở Giao dịch KBNN, việc đóng dấu “SỞ GIAO DỊCH KBNN” trên chứng từ kế toán do Giám đốc Sở Giao dịch KBNN phân công theo đúng quy định về quản lý con dấu.

- Bước 9: Chuyên viên KSC thực hiện lưu 01 liên cùng hồ sơ chứng từ, tách 01 liên trả chứng từ cho đơn vị giao dịch.

Lưu ý: Việc GTGC NSNN giữa 2 phòng KTNN và KSC phải được thực hiện ngay trong ngày, đảm bảo tài khoản GTGC cuối ngày hết số dư.

1.1.6. Quy trình xử lý sai lầm chuyển trả trong thanh toán

a) Trường hợp sai lầm liên quan đến chứng từ của đơn vị do bộ phận KSC tiếp nhận hồ sơ

- Căn cứ chứng từ chuyển về, TTV tiếp nhận chứng từ trên hệ thống thanh toán, hạch toán vào tài khoản chờ xử lý trong thanh toán.

- TTV in chứng từ phục hồi, đóng dấu “KẾ TOÁN”/“SỞ GIAO DỊCH KBNN” lên các liên chứng từ và bàn giao chứng từ cho chuyên viên KSC, đồng thời xác nhận trên màn hình giao nhận chứng từ điện tử của chuyên viên KSC.

- Phòng KT phối hợp với Phòng KSC xác định sai lầm do đơn vị giao dịch hay sai lầm do kho bạc.

+ Trường hợp sai lầm do đơn vị giao dịch, Phòng KSC lập Phiếu điều chỉnh (mẫu số C6-09/KB ban hành kèm theo Thông tư số 77/2017/TT-BTC) gửi Phòng KT chuyển trả về tài khoản của đơn vị.

+ Trường hợp sai lầm do KBNN nơi giao dịch, Phòng KSC lập Phiếu điều chỉnh (mẫu số C6-09/KB ban hành kèm theo Thông tư số 77/2017/TT-BTC), gửi Phòng KT để thực hiện điều chỉnh.

b) Trường hợp sai lầm liên quan đến chứng từ của bộ phận kế toán tiếp nhận

Thực hiện theo quy định hiện hành.

Lưu ý: Với chứng từ chi đầu tư, ngoài việc thực hiện quy trình luân chuyển chứng từ như quy trình trên, Phòng KSC thực hiện theo dõi, quản lý trên chương trình ĐTKB_LAN.

1.2. Đối với hồ sơ gửi qua dịch vụ công “Giao nhận và trả kết quả đối với hồ sơ kiểm soát chi, kê khai yêu cầu thanh toán”

Quy trình thực hiện tham chiếu theo Quy trình giao dịch điện tử trên dịch vụ công trong hệ thống Kho bạc Nhà nước.

2. Quy trình chi NSNN, chi từ tài khoản tiền gửi đối với KBNN quận, huyện không tổ chức phòng, Phòng Giao dịch (bao gồm cả chi chuyển giao NS huyện cho NS xã)

2.1. Đối với hồ sơ mang trực tiếp đến KBNN giao dịch

Các bước thực hiện như sau:

- Chuyên viên KSC tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, chứng từ giấy và kiểm soát số dư tài khoản trên hệ thống TABMIS.

- Chuyên viên KSC trình hồ sơ, chứng từ giấy lên Giám đốc đơn vị KBNN.

- Giám đốc đơn vị KBNN kiểm tra, ký chứng từ giấy.

- Chuyên viên KSC chuyển bút toán trên hệ thống TABMIS sang KTV kiểm soát và chuyển chứng từ giấy sang KTV.

- KTV thực hiện kiểm soát, đối chiếu chứng từ giấy và bút toán trên hệ thống; ký chứng từ giấy và trình KTT phê duyệt.

- KTT kiểm soát, đối chiếu chứng từ giấy và bút toán trên hệ thống; ký chứng từ giấy và phê duyệt bút toán.

- KTV áp thanh toán theo quy định hiện hành.

Lưu ý:

- KTV chỉ thực hiện áp thanh toán khi nhận được chứng từ giấy từ chuyên viên KSC.

- Trường hợp chi chuyển giao NS huyện cho NS xã, chứng từ sử dụng là Giấy rút dự toán bổ sung từ ngân sách cấp huyện (mẫu số C2-11b/NS ban hành kèm theo Thông tư số 77/2017/TT-BTC).

- Tùy vào tình hình thực tế, đơn vị KBNN có thể thực hiện theo quy trình nêu trên hoặc tiến hành phê duyệt hồ sơ, chứng từ giấy trước, nhập vào hệ thống sau.

2.1.1. Trường hợp thanh toán cho đơn vị hưởng có tài khoản tại ngân hàng, rút tiền mặt hoặc các khoản chi có CKC

- Bước 1: Tiếp nhận chứng từ, kiểm soát hồ sơ, chứng từ

Chuyên viên KSC thực hiện tiếp nhận hồ sơ chứng từ đề nghị thanh toán chi NSNN do ĐVSDNS gửi đến và kiểm soát hồ sơ, chứng từ theo quy định.

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện thanh toán, trả lại chứng từ cho khách hàng kèm thông báo nguyên nhân trả lại.

+Trường hợp hồ sơ, chứng từ hợp lệ, chuyên viên KSC ký chứng từ giấy và nhập chứng từ trên TABMIS.

- Bước 2: Chuyên viên KSC thực hiện kiểm soát dự toán (nhập chứng từ trên TABMIS)

* Trường hợp khoản chi thanh toán toàn bộ cho đơn vị hưởng

Căn cứ chứng từ chi, chuyên viên KSC nhập YCTT trên AP.

* Trường hợp khoản chi thanh toán một phần cho đơn vị hưởng và một phần nộp NSNN (nộp thuế 2%), trích 5% chi phí bảo hành

- Nếu có CKC: Thực hiện trên AP:

+ Thanh toán 1 phần cho đơn vị hưởng: chuyên viên KSC nhập YCTT và đối chiếu với CKC với số tiền thanh toán cho đơn vị thụ hưởng.

+ Thanh toán nộp thuế/Chuyển tiền vào tài khoản bảo hành: chuyên viên KSC nhập YCTT và đối chiếu với CKC với số tiền nộp 2% cho NSNN/chuyển tiền bảo hành.

- Nếu không có CKC:

+ Trên AP: chuyên viên KSC nhập YCTT với số tiền thanh toán cho đơn vị thụ hưởng.

+ Trên GL: Chuyên viên KSC nhập bút toán chuyển 2% số tiền nộp NSNN/chuyển tiền bảo hành .

Sau khi kiểm soát chứng từ giấy và nhập chứng từ trên TABMIS, chuyên viên KSC trình Giám đốc đơn vị KBNN.

- Bước 3: Giám đốc đơn vị KBNN kiểm soát hồ sơ chứng từ và ký chứng từ giấy

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện thanh toán, trả lại chứng từ cho chuyên viên KSC.

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ đủ điều kiện thanh toán, Giám đốc đơn vị KBNN ký chứng từ giấy và chuyển chứng từ giấy cho chuyên viên KSC để chuyển cho KTV.

- Bước 4: Chuyên viên KSC chuyển bút toán trên hệ thống TABMIS sang KTV kiểm soát chuyển chứng từ giấy sang KTV.

- Bước 5: KTV tiếp nhận chứng từ giấy, thực hiện kiểm tra, đối chiếu các thông tin số tiền bằng số, bằng chữ; đối chiếu thông tin giữa chứng từ giấy và YCTT hoặc bút toán trên TABMIS về: tài khoản, mục lục NSNN, nếu:

+ Các thông tin trên chứng từ có sự sai lệch hoặc sai lệch giữa chứng từ giấy và YCTT hoặc bút toán trên TABMIS: Trả lại chuyên viên KSC để kiểm tra.

+ Các thông tin trên chứng từ đã khớp đúng và khớp đúng với YCTT hoặc bút toán trên TABMIS: Thực hiện định khoản và ký trên chứng từ giấy, đệ trình YCTT hoặc bút toán trên TABMIS tới KTT.

Lưu ý: Khi nhận chứng từ, KTV căn cứ vào giấy rút vốn đầu tư, UNC, giấy rút dự toán hạch toán thu NSNN qua TCS và giao diện vào TABMIS.

- Bước 6: KTT kiểm soát, phê duyệt YCTT hoặc bút toán, nếu:

+ Thông tin trên chứng từ có sự sai lệch hoặc sai lệch giữa chứng từ giấy và YCTT hoặc bút toán trên TABMIS: Trả lại KTV, KTV trả lại chuyên viên KSC kiểm tra, xử lý.

+ Thông tin trên chứng từ đã khớp đúng và khớp đúng với YCTT hoặc bút toán trên TABMIS: Ký trên chứng từ giấy, phê duyệt trên TABMIS và chuyển lại chứng từ giấy cho KTV để thực hiện áp thanh toán/ hoặc chuyển cho Thủ quỹ để chi tiền.

- Bước 7: KTV thực hiện áp thanh toán cho khách hàng/hoặc Thủ quỹ chi tiền cho khách hàng theo đúng quy trình.

- Bước 8: TTV thực hiện chạy giao diện sang chương trình thanh toán và hoàn thiện các thông tin, trình chứng từ lên KTT để KTT kiểm tra, nếu các thông tin thanh toán khớp đúng với chứng từ, đệ trình Giám đốc để truyền đi, nếu sai trả lại TTV để hoàn thiện, đồng thời hủy áp trên TABMIS.

- Bước 9: KTV đóng dấu “KẾ TOÁN”/“PHÒNG GIAO DỊCH” lên các liên chứng từ và trả các liên chứng từ cho chuyên viên KSC.

- Bước 10: Chuyên viên KSC tiếp nhận chứng từ, lưu 01 liên cùng hồ sơ thanh toán, trả 01 liên cho đơn vị giao dịch.

2.1.2. Trường hợp thanh toán cho đơn vị hưởng có tài khoản tại KBNN không có CKC (bao gồm cả chi chuyển giao NS huyện cho NS xã)

- Bước 1: Tiếp nhận chứng từ, kiểm soát hồ sơ, chứng từ

Chuyên viên KSC thực hiện tiếp nhận hồ sơ chứng từ đề nghị thanh toán chi NSNN do ĐVSDNS gửi đến và kiểm soát hồ sơ, chứng từ theo quy định.

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện thanh toán, trả lại chứng từ cho khách hàng kèm thông báo nguyên nhân trả lại.

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ hợp lệ, chuyên viên KSC ký chứng từ giấy và nhập chứng từ trên TABMIS.

- Bước 2: Chuyên viên KSC thực hiện kiểm soát dự toán (nhập chứng từ trên GL), trường hợp khoản thanh toán cho đơn vị thụ hưởng tại KBNN khác, nhập thêm thông tin liên kho bạc.

Sau khi kiểm soát chứng từ giấy và nhập chứng từ trên TABMIS, chuyên viên KSC trình Giám đốc đơn vị KBNN ký chứng từ giấy.

- Bước 3, Bước 4: Thực hiện theo quy trình tại tiết 2.1.1 Điều này.

- Bước 5: KTV tiếp nhận chứng từ giấy, thực hiện kiểm tra, đối chiếu các thông tin số tiền bằng số, bằng chữ; đối chiếu thông tin giữa chứng từ giấy và bút toán đã nhập trên TABMIS về: tài khoản, mục lục NSNN, nếu:

+ Các thông tin trên chứng từ có sự sai lệch hoặc sai lệch giữa chứng từ giấy và bút toán trên TABMIS: Trả lại chuyên viên KSC kiểm tra.

+ Các thông tin trên chứng từ đã khớp đúng với bút toán trên TABMIS: Thực hiện định khoản và ký KTV trên chứng từ giấy, đệ trình bút toán trên TABMIS tới KTT.

- Bước 6: KTT kiểm soát, phê duyệt bút toán, nếu:

+ Thông tin trên chứng từ có sự sai lệch hoặc sai lệch giữa chứng từ giấy và bút toán trên TABMIS: Trả lại KTV, KTV trả lại chuyên viên KSC kiểm tra, xử lý.

+ Thông tin trên chứng từ đã khớp đúng và khớp đúng với bút toán đã nhập trên TABMIS: Ký trên giấy và Phê duyệt bút toán.

- Bước 7: KTV đóng dấu “KẾ TOÁN”/“PHÒNG GIAO DỊCH” lên các liên chứng từ và trả các liên chứng từ cho chuyên viên KSC.

- Bước 8: Chuyên viên KSC tiếp nhận chứng từ, lưu 01 liên cùng hồ sơ thanh toán, trả 01 liên cho đơn vị giao dịch.

2.1.3. Quy trình thanh toán tạm ứng

- Bước 1: Chuyên viên KSC thực hiện tiếp nhận hồ sơ chứng từ đề nghị thanh toán cho khoản đã tạm ứng chi NSNN do ĐVSDNS gửi đến.

- Bước 2: Chuyên viên KSC thực hiện kiểm soát hồ sơ thanh toán tạm ứng chi NSNN:

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện thanh toán, trả lại chứng từ cho khách hàng kèm thông báo nguyên nhân trả lại.

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ đủ điều kiện thanh toán, chuyên viên KSC duyệt số tiền thanh toán tạm ứng cho khách hàng, ký chứng từ giấy.

- Bước 3: Chuyên viên KSC nhập chứng từ trên GL:

Sau khi nhập chứng từ trên TABMIS, Chuyên viên KSC trình Giám đốc đơn vị KBNN ký chứng từ giấy.

- Bước 4: Giám đốc đơn vị KBNN kiểm soát và ký chứng từ giấy

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện thanh toán, trả lại chứng từ cho chuyên viên KSC.

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ hợp lệ, Giám đốc KBNN ký chứng từ giấy và chuyển chứng từ giấy cho chuyên viên KSC để chuyển cho KTV.

- Bước 5: Chuyên viên KSC chuyển bút toán trên hệ thống TABMIS sang KTV kiểm soát và chuyển chứng từ giấy sang KTV.

- Bước 6: KTV tiếp nhận chứng từ giấy, thực hiện kiểm tra, đối chiếu các thông tin số tiền bằng số, bằng chữ; đối chiếu thông tin giữa chứng từ giấy và bút toán đã nhập trên TABMIS về: tài khoản, mục lục NSNN, nếu:

+ Các thông tin trên chứng từ có sự sai lệch hoặc sai lệch giữa chứng từ giấy và bút toán trên TABMIS: Trả lại chuyên viên KSC kiểm tra.

+ Các thông tin trên chứng từ đã khớp đúng và khớp đúng với bút toán trên TABMIS: Thực hiện định khoản và ký KTV trên chứng từ giấy, đệ trình bút toán trên TABMIS tới KTT.

- Bước 7: KTT kiểm soát, ký chứng từ giấy và phê duyệt trên TABMIS

Trường hợp thông tin nhập trên TABMIS sai so với chứng từ giấy, KTT trả lại KTV để trả lại chuyên viên KSC.

- Bước 8: KTV đóng dấu “KẾ TOÁN”/“PHÒNG GIAO DỊCH” lên các liên chứng từ và trả lại các liên chứng từ thanh toán tạm ứng cho chuyên viên KSC.

- Bước 9: Chuyên viên KSC thực hiện lưu 01 liên cùng hồ sơ thanh toán, trả 01 liên cho đơn vị giao dịch.

2.1.4. Quy trình chuyển tiền vào tài khoản (tiền mặt, chuyển khoản)

Thực hiện theo tiết 1.1.4 Khoản 1 Điều 6 Chương II nhưng không thực hiện bàn giao chứng từ báo Có giữa hai bộ phận.

2.1.5. Quy trình ghi thu, ghi chi

a) Đối với quy trình ghi thu, ghi chi vốn trong nước: hồ sơ, chứng từ GTGC do Bộ phận KT tiếp nhận từ cơ quan tài chính, xử lý và hạch toán GTGC theo quy định hiện hành.

b) Đối với quy trình GTGC vốn ngoài nước:

- Bước 1: Chuyên viên KSC thực hiện tiếp nhận hồ sơ chứng từ đề nghị ghi thu, ghi chi NSNN do ĐVSDNS gửi đến.

- Bước 2: Chuyên viên KSC thực hiện kiểm soát dự toán (nhập bút toán ghi chi NSNN) trên GL, sau đó trình Giám đốc đơn vị KBNN ký chứng từ giấy.

- Bước 3: Giám đốc KBNN kiểm soát và ký chứng từ giấy.

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện ghi thu, ghi chi, trả lại chứng từ cho chuyên viên KSC.

+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ đủ điều kiện ghi thu, ghi chi, Giám đốc KBNN ký chứng từ giấy và chuyển chứng từ giấy cho chuyên viên KSC để chuyển KTV.

- Bước 4: Chuyên viên KSC chuyển bút toán trên hệ thống TABMIS sang KTV kiểm soát chuyển chứng từ giấy sang KTV.

- Bước 5: KTV tiếp nhận chứng từ giấy, thực hiện kiểm tra, đối chiếu các thông tin số tiền bằng số, bằng chữ; đối chiếu thông tin giữa chứng từ giấy và bút toán đã nhập trên TABMIS về: tài khoản, mục lục NSNN; KTV thực hiện định khoản kế toán bút toán ghi chi NSNN (KTV hoàn thiện, KTT phê duyệt bút toán ghi chi NSNN).

+ KTV thực hiện nhập bút toán ghi thu NSNN và các bút toán đồng thời (nếu có).

+ Ký chứng từ giấy và chuyển chứng từ giấy cho KTT.

- Bước 6: KTT kiểm soát, ký chứng từ giấy và phê duyệt các bút toán liên quan trên TABMIS

- Bước 7: KTV đóng dấu “KẾ TOÁN”/“PHÒNG GIAO DỊCH” lên các liên chứng từ và trả lại các liên chứng từ cho chuyên viên KSC.

- Bước 8: Chuyên viên KSC thực hiện lưu 01 liên cùng hồ sơ chứng từ, tách 01 liên trả chứng từ cho đơn vị giao dịch.

Lưu ý: Việc GTGC NSNN giữa 2 bộ phận KTNN và KSC phải được thực hiện ngay trong ngày, đảm bảo tài khoản GTGC cuối ngày hết số dư.

2.1.6. Quy trình xử lý sai lầm chuyển trả trong thanh toán

Thực hiện theo tiết 1.1.6 Điều này.

2.2. Đối với hồ sơ gửi qua dịch vụ công “Giao nhận và trả kết quả đối với hồ sơ kiểm soát chi, kê khai yêu cầu thanh toán”

Quy trình thực hiện tham chiếu theo Quy trình giao dịch điện tử trên dịch vụ công trong hệ thống Kho bạc Nhà nước.

Trên đây là nội dung tư vấn về quy trình chi NSNN, chi từ tài khoản tiền gửi. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này vui lòng tham khảo thêm tại Quyết định 4377/QĐ-KBNN năm 2017.

Trân trọng!